Неформальна організація - це спонтанно утворена група людей, які вступають в регулярну взаємодію для досягнення певної мети. У великій організації існує безліч неформальних груп. У неформальних організацій, так само як і у формальних, є ієрархія, лідери, завдання, норми поведінки.
Основними причинами виникнення неформальних груп є:
2) потреба у взаємодопомозі;
3) потреба у взаємозахист;
4) тісне спілкування і симпатія;
5) подібний образ мислення.
Взаємодопомога. Допомога, підтримку, консультації, поради працівники повинні отримувати від своїх безпосередніх начальників. Але це не завжди відбувається, бо керівник не завжди вміє створити атмосферу відкритості та довіри, коли виконавці хочуть ділитися з ним своїми проблемами. Тому часто люди вважають за краще вдаватися до допомоги своїх колег. Така взаємодія приносить подвійну користь. Той, хто її надав, здобуває репутацію експерта, престиж, самоповагу. Хто отримав - необхідне керівництво до дії, приналежність до неформальній організації.
Взаимозащита. Члени неформальних організацій захищають свої інтереси і один одного від начальства, інших формальних і неформальних груп. Наприклад, захищають один одного від несправедливих рішень, що завдають шкоди правил, погані умови праці, вторгнення в свою зону впливу інших підрозділів, зниження зарплати, звільнення.
Тісне спілкування. Завдяки формальної організації та її завданням одні і ті ж люди збираються кожен день разом, іноді протягом багатьох років. Вони змушені часто спілкуватися і взаємодіяти, так як вирішують одні завдання. Люди хочуть знати, що відбувається навколо них, особливо це стосується їх роботи. Але часом керівники навмисно приховують від підлеглих інформацію. Підлеглі змушені вдаватися до неформального каналу комунікацій - чутками. Це задовольняє потреби в захищеності, приналежності. Крім того, люди хочуть бути ближче до тих, кому симпатизують, з ким мають багато спільного, з ким можна обговорити не тільки робочі, а й особисті справи. Такі відносини найчастіше виникають з тими, хто знаходиться поруч з робочого простору.
Необхідно знати основні характеристики неформальних груп, які мають вплив на ефективність формальної організації і які необхідно враховувати в управлінні. Такими характеристиками є:
2) опір змінам;
3) поява неформального лідера;
4) поширення чуток.
Керівництво повинно послабити опір змінам, використовуючи різні методи, в тому числі і партисипативне управління.
Неформальні лідери. Неформальні організації, так само як і формальні, мають своїх лідерів. Для здійснення впливу на членів групи вони застосовують по відношенню до них ті ж методи, що і формальні лідери. Цих двох лідерів відрізняє лише те, що лідер формальної організації має підтримку у вигляді делегованих йому офіційних повноважень і зазвичай діє у відведеній йому конкретної функціональної області. Опора неформального лідера - визнання його групою. У своїх діях він робить ставку на людей і їх взаємини. Сфера впливу неформального лідера може виходити за адміністративні межі формальної організації.
Основними факторами, що визначають можливість стати лідером неформальної організації, є: вік, посадові повноваження, професійна компетентність, розташування робочого місця, свобода пересування по робочій зоні, моральні якості (чуйність, порядність та ін.). Точні характеристики визначаються прийнятої в групі системою цінностей.
Неформальні організації взаємодіють з формальними. Ця взаємодія можна представити у вигляді моделі Хо-манса. Модель демонструє, як з процесу взаємодії людей, що виконують певні завдання, виникає неформальна група.
В організації люди виконують поставлені перед ними завдання, в процесі виконання цих завдань люди вступають у взаємодію, яке в свою чергу сприяє появі емоцій - позитивних і негативних щодо один одного і начальства. Ці емоції впливають на те, як люди будуть здійснювати свою діяльність і взаємодіяти в майбутньому. Емоції, сприятливі або несприятливі, можуть приводити або до підвищення, або зниження ефективності, прогулів, плинності кадрів, скарг та інших явищ, які важливі для оцінки діяльності організації. Тому, навіть якщо неформальна організація створена не з волі керівництва і не перебуває під його повним контролем, нею необхідно управляти, щоб вона могла досягти поставлених цілей.
Щоб забезпечити ефективну взаємодію між формальною та неформальною групами, можна використовувати такі методи:
1) визнати існування неформальної організації, відмовитися від її знищення, усвідомити необхідність роботи з нею;
2) виявити лідерів у кожній неформальній групі, залучати до процесу прийняття рішень і враховувати їх думки, заохочувати тих, хто бере участь у вирішенні виробничих проблем;
3) перевіряти всі управлінські дії на їх можливий негативний вплив на неформальну групу;
4) для ослаблення опору змінам залучати членів групи до прийняття управлінських рішень;
5) швидко забезпечувати точну інформацію, щоб перешкоджати поширенню неправдивих чуток.
На ефективність роботи груп, крім загальорганізаційних чинників, впливають і специфічні фактори. Їх можна розділити на дві групи:
1) характеристики групи;
2) групові процеси.