Неправильний лікарняний. Ревізори з фсс помилок не прощають
Якщо компанія виплатила допомогу по лікарняним, в якому є помилки, фахівці ФСС РФ при перевірці їх неодмінно знайдуть. А цей витрата вони вважатимуть нецільовим і до заліку не приймуть.
Тому не варто приймати принесений співробітником лікарняний лист не дивлячись. Його слід уважно вивчити і постаратися виявити всі, до чого можуть причепитися ревізори з ФСС РФ. І не приймати до оплати документ з помилками до тих пір, поки вони не будуть виправлені.
Якщо помилку виявлять перевіряючі, виправити її, звичайно, буде можна, але ось зарахувати виплачена допомога можна буде тільки з дозволу суду.
Примітка. Якщо бухгалтер бачить, що листок непрацездатності оформлений неправильно, його не слід приймати до оплати до тих пір, поки не будуть внесені необхідні виправлення. Адже через помилки ФСС РФ не зарахує виплачені працівникові суми.
Бланк лікарняного листа, як відомо, має дві сторони - лицьову і оборотну. Лицьову заповнює видала його лікувальний заклад, оборотну - страхувальник-роботодавець. Помилки можуть бути допущені при заповненні як тієї, так і іншої сторони.
Перевіряємо лицьову сторону
Очевидно, що знати загальні правила заповнення реквізитів лицьової сторони листка корисно і кадровику, і бухгалтеру. Це дасть їм можливість, виявивши помилки в лікарняному, відправити працівника в лікувальний заклад виправляти їх. Так, лікар може помилитися при написанні особистих даних людини - переплутати букви прізвища або написати ініціали замість імені і по батькові. Те ж і в найменуванні організації. Якщо лікар помилився хоч в одній букві, перевіряючі вважатимуть, що лікарняний лист виписаний на іншу організацію. Не можна приймати листок непрацездатності, виписаний не за призначенням. Наприклад, від сумісника, який пред'являє листок непрацездатності, виписаний на його основним місцем роботи (або навпаки).
Дуже серйозною помилкою є те, що лікар, наприклад, відразу видав лікарняний більш ніж на 10 днів (до наступного огляду пацієнта). Або продовжив його одноосібно на строк більше, ніж 30 днів (без позначки про рішення клініко-експертної комісії (п. 12 Порядку)). Подібні помилки лікарів вважають вже порушенням не на порядок оформлення документа, а порядку його видачі. А це може бути пов'язано з необгрунтованістю видачі самого лікарняного. Тобто може бути поставлений під сумнів сам факт страхового випадку. Зауважимо, що виявлені ревізорами з ФСС РФ порушення порядку видачі листків непрацездатності нерідко провокують перевірки лікувальних установ, які видали такі документи. У потрібних місцях листка непрацездатності (в правому верхньому і правому нижньому кутах лицьового боку документа) повинні стояти друку видав його лікувального закладу. Якщо їх немає, співробітнику треба підійти в реєстратуру і попросити адміністратора поставити їх.
Не важко буде також прочеркнуть незаповнені рядки таблиці звільнення від роботи.
Діагноз тепер не пишуть. Але вказати причину непрацездатності потрібно обов'язково: захворювання, травму, нещасний випадок на виробництві, догляд за хворим членом сім'ї та ін. Потрібне лікар повинен підкреслити, а то, що підкреслено, він повинен вписати рядком нижче.
Без вказівки цих причин можна помилитися як при призначенні допомоги, так і при встановленні його тривалості. Наприклад, якщо ця допомога "по догляду" або у разі нещасного випадку на виробництві.
Вважаємо дні догляду
Загальну тривалість лікарняних по догляду за конкретним членом родини співробітника протягом календарного року організація повинна контролювати. Зокрема, якщо на лікарняний по догляду за дитиною йде батько, у якого кілька дітей, потрібно відстежувати періоди його відходу за кожною дитиною. Адже протягом року можна отримати таку допомогу за обмежену кількість днів - в залежності від віку дитини. Тому після вказівки такої причини непрацездатності, як догляд за хворим членом сім'ї, у вільному рядку лікар повинен вказати його прізвище, ім'я, вік.
Примітка. При оплаті лікарняних по догляду організація повинна протягом календарного року контролювати загальну тривалість таких лікарняних щодо конкретних членів сімей конкретних працівників.
Якщо цих даних в лікарняному немає, вести такий персональний облік неможливо. А якщо його не вести, то допомога по догляду можна переплатити.
Пояснимо на прикладі.
Все просто, якщо хворіє одна дитина і в лікарняному лікар проставив його вік.
Але якщо спочатку захворює одна дитина, а потім в період хвороби першого - другий, третій і т.д. лікар видає один лікарняний, який продовжує до одужання всіх дітей (п. 40 Порядку). Як вести контроль тривалості посібників в цій ситуації?
Це буде неможливо, якщо лікар в листку непрацездатності не пропише ще і терміни початку і закінчення хвороби кожної дитини. На це теж потрібно звернути увагу при візуальному контролі документа - "претендента" на оплату. І якщо таких записів немає, доведеться відправити батьків у поліклініку.
Увага: нещасний випадок
Що гріха таїти, є компанії, які маскують нещасні випадки на виробництві під побутові травми. Домовляються з працівниками - щоб не заперечували, з лікувальними установами - щоб написали в листку непрацездатності бажану причину (буває, що і пишуть!).
І все для того, щоб не возитися з розслідуванням нещасного випадку на виробництві і не збирати велику кількість документів для ФСС РФ. Тим більше, вважають вони, від такої заміни його бюджет не постраждає, а може навіть виграти.
Примітка. Посібники від загального захворювання та виробничого травматизму оплачуються з різних бюджетів Фонду.
Заповнюємо оборотну сторону
На зворотному боці листка непрацездатності заповнює роботодавець. Зокрема, розд. 1 бланка заповнює структурний підрозділ, 2 - кадрова служба, 3 - бухгалтерія.
У розд. 2 зазначають тривалість страхового стажу (рік, місяць, дні). Відомо, що стаж для розрахунку допомоги потрібно вважати тільки за періодами роботи, записи про які є в трудовій книжці працівника, і за документами, що підтверджує інші періоди роботи, що включаються до страхового стажу (ст. 16 Закону). При цьому важливо уникнути такої пастки. Якщо кілька періодів, які зараховуються до страхового стажу, збігаються за часом, важливо не скласти їх, а врахувати тільки один з них. Працівник повинен сам зробити вибір і написати заяву.
Ну а в розд. 3 можуть бути помилки бухгалтера, котра здійснює розрахунок суми допомоги до виплати.
Виправляємо, щоб не втратити
Отже, потрібно постаратися виправити всі помилки і описки, які вдалося виявити до того, як листок непрацездатності піде на оплату. Адже під час перевірки Фондом це зробити буде не можна.
Те, що закреслено або виправлено, лікар повинен запевнити записом "виправленому вірити", поставити свій підпис і печатку медичної організації.
Зверніть увагу, це важливо: приймати листок, в якому більше двох виправлень на лицьовій стороні, не можна. Такий документ вважається зіпсованим. Тому працівник повинен попросити, а медзаклад має видати йому новий (п. 58 Порядку).
Примітка. Це важливо: приймати листок, в якому більше двох виправлень, не можна - такий документ вважається зіпсованим. Тому працівник повинен попросити, а медзаклад зобов'язане видати йому новий листок непрацездатності.
Помилку на зворотному боці лікарняного, допущену співробітником компанії-роботодавця (наприклад, бухгалтер неправильно розрахував середній заробіток), до перевірки Фондом теж можна виправити. Виправлення запевняють підписами директора і головного бухгалтера.
Чи варто сперечатися?
Припустимо, ревізори закінчили перевірку. Кілька лікарняних забракували, а суми, виплачені за ним, визнали непідтвердженими. Що буде далі?
Якщо перевірена компанія працює на загальному режимі і платить ЄСП, своє рішення перевіряючі відправлять до податкової інспекції. Вона і буде донараховувати компанії ЄСП і пені (п. 8.4 Інструкції).
Якщо винний - "спецрежімнікі" (або фізособа), то Фонд може запропонувати йому заплатити недоїмку добровільно. Якщо отримає відмову, то буде стягувати збитки в судовому порядку (п. 8.7 Інструкції).
Рішення Фонду за результатами перевірок обов'язкові для виконання страхувальниками. Але з ними можна не погодитися і спробувати оскаржити в суді (п. П. 8.8, 8.9 Інструкції).
За рішенням суду Фонд, як правило, визнає витратами допомоги, виплачені за лікарняними, в яких були технічні помилки і описки, після їх виправлення. А ось помилки, пов'язані з порушенням порядку видачі листка непрацездатності, виявлені під час перевірки, суд може визнати невиправними, а витрати за таким лікарняним - невозмещаемие.
Арбітражна практика досить багата. Що ж робити з незарахована посібниками? Оплачувати їх компанії доведеться за рахунок власних коштів.
Надія Божаново, заступник начальника юридичного відділу департаменту податкового і юридичного консалтингу ЗАТ "BKR-Інтерком-Аудит"
Тут сказано, що виписувати лікарняні листи вправі лікарі медичних організацій, спеціалізованих (протитуберкульозних) санаторіїв та лікарі-приватники незалежно від форми власності - державної, муніципальної чи приватної.
Важливо лише, щоб у медичного закладу була ліцензія на медичну діяльність, включаючи роботи (послуги) з експертизи тимчасової непрацездатності.
Зауважте: ФСС РФ видає бланки лікарняних листів тільки тим організаціям, у яких є така ліцензія.
- на швидкої допомоги;
- в пунктах переливання крові;
- в приймальних відділеннях лікарень;
- у лікарсько-фізкультурних диспансерах;
- в бальнеологічних лікарнях і грязелікарнях;
- в центрах медичної профілактики, медицини катастроф, бюро судово-медичної експертизи;
- з нагляду в сфері захисту прав споживачів і благополуччя людини.
Тому якщо приватна клініка має ліцензію на такий вид медичної діяльності, як експертиза тимчасової непрацездатності, то вона має право видати лікарняний лист.
Підписано до друку