Збірки з журналів бухгалтеру
Діяльність будь-якої організації, в якій присутні автомобілі та інші транспортні засоби, завжди пов'язана з витратами, пов'язаними з експлуатацією автомобілів, зокрема, витратами на придбання пально-мастильних матеріалів (ПММ).
З ростом вартості ПММ в нашій країні, керівники компаній все частіше шукають відповіді на ряд важливих питань Які існують інструменти, які допомагають контролювати витрату палива? Як знизити витрати на ПММ, але зберегти ефективність роботи всієї організації?
В даний час існує ряд механізмів, які активно використовуються для контролю та оптимізації витрат на ПММ. У даній статті ми розглянемо, як і коли здійснювати нормування витрат на ГСМ.
Як унормувати?
Загальний принцип нормування витрат грунтується на порівнянні нормативних витрат на ПММ з фактично списаними витратами, і як наслідок, керуючий вплив на які виявляються економію і головне - перевитрата.
Існує два методи списання ПММ:
Простіше використовувати норми і поправочні коефіцієнти Мінтрансу, проте можна розробити власні норми для організації. Найчастіше власні норми приймають організації з великим парком транспортних засобів, оскільки процес розробки власних норм є досить трудомістким:
- видається наказ директора про необхідність провести заміри витрати палива за маршрутами і в різних умовах;
- оформляються актами по кожному автомобілю результати вимірів;
- затверджуються внутрішні норми витрати палива, наприклад, у формі Положення про контроль за витратою бензину.
Щоб при цьому уникнути питань з боку податківців, необхідно підтвердити, що прийняті в обліковій політиці норми враховують реальні транспортні умови і технічний стан транспортних засобів. Адже тільки таких докладних розрахунків витрати палива по кожній автомашині буде досить, щоб у перевіряючих не виникло сумнівів в обгрунтованості витрат.
Щоб списати витрати на ПММ, вони повинні бути економічно обґрунтовані. Під цим податківці розуміють ситуацію, коли фактичні витрати ПММ не перевищує норми витрати палива, затвердженої в організації. Це діє і для загальної, і для спрощеної системи оподаткування
Враховуйте особливі умови
Таким чином, для регулювання витрати ПММ слід встановити різні режими його використання в залежності від умов експлуатації автомобіля.
IT в допомогу
На допомогу у вирішенні практично будь-яких бізнес-процесів приходить програмне забезпечення Головне вибрати зручний для себе інструмент, щоб при мінімумі зусиль отримати максимальний результат.
Для відстеження нормативних і фактичних витрат на ПММ можна використовувати звичний всім Excel. Однак, для того, щоб зробити облік і контроль зручнішим, найчастіше використовують спеціалізовані програмні продукти. З їх допомогою можна враховувати в автоматичному режимі надходження і витрату ПММ за автотранспортних засобів, по водіях і за видами, контролювати відхилення фактичних витрат від нормативних, формувати звітність і т.д.
Якщо трапився перевитрата
Будь-які звіти мають сенс лише в порівнянні з попередніми чи наступними показниками. Якщо Ви побачили, що факт витрачання ПММ значно відхилився від норми, потрібно проаналізувати причини і прийняти рішення.
Пам'ятайте, що факт підвищеної витрати не завжди свідчить про нелегальну витік палива. Можливо, потрібно переглянути нормування. Припустимо, не враховано зимові нормативи, і ПММ і раніше списуються з літніх нормативам. Також на витрати палива можуть впливати і інші чинники: по місту або трасі їхав автомобіль, з вантажем або без і т д.
Обов'язково потрібно отримати пояснювальну водія про перевитрату, після чого приймається рішення - врахувати чи перевитрата при оподаткуванні прибутку, списати чи за рахунок власних коштів компанії або утримати з водія.
Таким чином, кожна організація сама оцінює важливість врахування витрат ПММ, вибирає відповідні механізми оптимізації витрат, зокрема використовує норми витрати ПММ, як еталон, відносного якого буде виявлятися економія або перевитрата.
Так, можна списувати ПММ в розмірі фактичних витрат, але обгрунтованими витратами будуть тільки витрати в межах встановлених в обліковій політиці норм.