Багато організацій для ведення своєї діяльності орендують будівлі, будівлі, споруди або їх частини. Однак використовувати дане майно за призначенням без отримання комунальних послуг (водо-, електро- і газопостачання, опалення, водовідведення), як правило, буває неможливо. Таким чином, при оренді нежитлового приміщення орендар стає споживачем комунальних послуг і йому доводиться ці послуги оплачувати.
При цьому однією з проблем, що виникають у взаєминах орендаря і орендодавця, є порядок обліку податку на додану вартість з пропонованих орендарю сум комунальних послуг. Додаткові труднощі виникають у тому випадку, коли орендодавцем майна виступає організація або індивідуальний підприємець, які застосовують спрощену систему оподаткування, а орендарем, організація, яка перебуває на загальній системі оподаткування.
Давайте розглянемо можливі варіанти обліку комунальних платежів та ПДВ, що відноситься до них в такій ситуації:
1. Договір на надання комунальних послуг укладається між орендодавцем і постачальником даних послуг.
1.1. Відшкодування витрат на оплату комунальних послуг в складі орендної плати.
Якщо договір зі постачає організацією оформлений на орендодавця, то відшкодувати свої витрати на комунальні послуги він може, збільшивши орендну плату на їх суму.
Орендар і орендодавець має право укласти договір оренди з умовою про включення комунальних платежів до складу орендної плати. Така можливість надана цивільним законодавством (ст.614 ГК РФ).
В цьому випадку в договорі вказується, що орендна плата складається з двох частин - постійної (власне плати за оренду) і змінної (плати за "комунальні послуги").
У орендодавця сума орендної плати та комунальних платежів враховується в складі доходів від здачі майна в оренду (п.1 ст.346.15 НК РФ). Зазначений дохід визнається на дату надходження орендної плати на рахунок в банку або в касу.
Для включення комунальних платежів до витрат орендодавець повинен мати первинні документи, що підтверджують оплату комунальних послуг та суму понесених ним витрат (п.2 ст.346.16, п.1 ст.252 НК РФ).
Такими документами є рахунки постачальників комунальних послуг, а також документи про їх оплату (платіжні доручення, касові чеки тощо.).
Якщо сума комунальних платежів в складі орендної плати є величиною змінною (її розмір визначається за фактом споживання орендарем комунальних послуг), то орендарю, відповідно до п.1 ст.252 НК РФ, необхідно мати документи, що підтверджують вартість комунальних послуг, спожитих безпосередньо їм . Наприклад, акт спожитих орендарем комунальних послуг із зазначенням та обґрунтуванням їх вартості, а також з додатком копій оплачених рахунків, виставлених постачальниками послуг. Форма такого акту може бути довільною, але при цьому він обов'язково повинен містити реквізити, передбачені п.2 ст.9 Закону № 129-ФЗ. Тільки при наявності цих реквізитів він визнається первинним обліковим документом і може підтвердити зроблені витрати по оплаті "комуналки".
Орендар в цьому випадку не зможе поставити ПДВ до відрахування, так як орендодавець не є платником ПДВ.
3. Між орендарем та постачальниками безпосередньо укладається договір на поставку комунальних послуг. У цьому випадку орендар самостійно розраховується з ресурсоснабжающими організаціями. В цьому випадку вартість комунальних платежів відноситься до витрат, а "вхідний" ПДВ приймається до відрахування в орендаря.
При такому варіанті всі розрахунки по комунальних платежах здійснюються без участі орендодавця, тому у нього дані операції в податковому і бухгалтерському обліку не відображаються.
Орендар має право прийняти до відрахування суму ПДВ, так як безпосередньо отримає рахунок-фактуру від постачальника послуг.
Як бачимо, існує кілька варіантів обліку комунальних платежів у орендодавця і орендаря нерухомого майна. Найбільш оптимальним варіантом, з точки зору податкових ризиків, є оформлення договору оренди з відображенням комунальних платежів як змінної частини орендної плати.
У той же час, найбільш оптимальним варіантом для орендаря нерухомого майна є висновок прямого договору з постачальниками комунальних послуг, так як в цьому випадку орендар зможе без особливих ризиків включати до складу податкових вирахувань суму "вхідного ПДВ". Але необхідно враховувати, що більшість ресурсоснабжающих організацій вважають за краще укладати договори безпосередньо з власниками нерухомого майна.