Організація обліку, види документів. В процесі експлуатації на судні використовують матеріали: паливо, змащувальні масла, запасні частини, змінні деталі, троси, фарби, дрантя, прокладки, а також інструмент та інвентар, постільні приналежності, спецодяг і т.п. Інвентар ділиться на малоцінний і швидкозношуваний і цінний.
Всі матеріали на транспортних судах повинні бути занесені в книгу обліку матеріальних цінностей. У книзі відображають весь прихід матеріалів по матеріально-технічному постачанню в українських портах і закордоном, а також матеріали та інструмент, видані судну для навігаційного ремонту силами суднового екіпажу. Інвентар враховують в окремій книзі такої ж форми. У книзі обліку вказують встановлену норму витрати по кожному виду матеріалів та інвентарю, одиницю виміру, ціну одиниць дату запису, звідки отримано матеріал і на які цілі витрачено, номер прибуткових і видаткових документів, кількість матеріалів і їх залишок. Ведення книг обліку матеріальних цінностей контролює по палубі старший помічник капітана, по машинному відділенню - старший механік.
Для проведення робіт на судні матеріально-відповідальні особи: боцман, токар, комірник з дозволу старшого помічника капітана і старшого механіка видають членам екіпажу фарби, необхідні матеріали, інструмент. При цьому в роздавальної відомості вказують кількість і найменування виданого матеріалу або інвентарю, для якої мети виданий, одержувач розписується, а помічник капітана і механік підтверджують витрата. Відомості відкривають на один місяць і записи в них ведуть у міру відпуску матеріальних цінностей. Якщо на судні змінюються матеріально-відповідальні особи, то це повинно бути оформлено приймально-здавальних актом і роздавальні відомості закриті тим же числом.
Після затвердження капітаном судна витрати за відомостями відпущені предмети списують на видаток, про що роблять запис в книзі обліку.
У разі втрати або псування інвентарю вартість його стягують у встановленому трудовому законодавстві порядку з винних і оприбутковують по судновій касі.
Зношений і непридатний для роботи інвентар після закінчення термінів зносу підлягає списанню та здачі на склад. Капітан судна призначає комісію в складі старшого помічника капітана, боцмана, другого механіка, токаря, комірника, членів суднового комітету. Комісія складає акт на списання з докладним описом предметів і причин їх списання. До акта на поломку інвентарю в результаті стихійних причин прикладають виписування з вахтового журналу, що підтверджує ці причини. Акт на списання стверджує капітан і підписують всі члени комісії. Акти на списання матеріалів та інвентарю складають в трьох примірниках, один з них залишається на судні, два представляють в пароплавство, в бухгалтерію.
Капітан і старший механік зобов'язані постійно контролювати правильність і точність обліку матеріальних засобів і звітності по ним.
Контроль за наявністю і урахуванням матеріальних цінностей та інвентарю. На судні не повинно бути надлишків матеріальних запасів. Скорочення витрат на матеріали та інвентар по кожному судну, навіть в невеликих розмірах, дає великий економічний ефект по флоту пароплавства. Визначити наявність матеріальних цінностей, виявити надлишки їх, недостачу, розбіжність між наявним наявністю матеріальних цінностей і обліковими даними, встановити винних у нестачі, перевірити правила їх зберігання та розробити заходи, що забезпечують їх со-хранность, допомагає інвентаризація.
Інвентаризація - це елемент бухгалтерського обліку. Її проводять періодично в установлені строки або раптово (разові перевірки).
Для проведення інвентаризацію на судах створюють інвентаризаційну комісію під головуванням капітана.
На великотоннажних та пасажирських судах для проведення інвентаризації в встановлені терміни в допомогу комісії організовують робочі бригади, якими керують члени комісії. Робочі бригади оформляють наказом капітана судна. Вони перевіряють наявність і знімають фактичні залишки матеріальних та інших цінностей, виявляють прийшли в непридатність матеріали, інвентар, а також виявляють надлишкові (невикористовувані) цінності. Після зняття натурних залишків інвентаризаційна комісія (бригада) складає акти ревізії, в яких виводять різницю між фактичною наявністю і даними книг обліку матеріальних цінностей. Бланки актів заздалегідь, до початку інвентаризації, розсилає на суду бухгалтерія пароплавства. Акти складають в чотирьох примірниках, їх підписують члени інвентаризаційної комісії, а також відповідальні за зберігання матеріальних цінностей особи. Один примірник акта залишається на судні, два направляють в пароплавство і один вручають матеріально-відповідальній особі. Ніяких помарок, підчисток в актах не допускається, виправлення повинні бути у всіх примірниках актів і підписано особами, що проводили зняття залишків, і хранителем цінностей.
При наявності в актах відхилень від книг обліку матеріальних цінностей до акту обов'язково прикладають пояснення капітана і матеріально-відповідальних осіб. Якщо в процесі ревізії виявлено підміни, псування, розкрадання цінностей, то про це обов'язково повинен бути складений акт, повідомлено капітану судна, керівництву пароплавства для притягнення винних до відповідальності.
У пароплавстві акти звіряє інвентаризаційна група бухгалтерії, яка виводить результати і передає матеріал на розгляд інвентаризаційної комісії пароплавства.