Організація обліку, види документів. В процесі експлуатації на судні використовують матеріали: паливо, змащувальні масла, запасні частини, змінні деталі, троси, фарби, дрантя, прокладки, а також інструмент та інвентар, постільні приналежності, спецодяг і т.п. Інвентар ділиться на малоцінний і бистроізнашівающій- ся і цінний. Суднове майно, вартість якого менше 100 грвн. за одиницю незалежно від терміну його служби або вартістю понад 100 грвн. але яка відслужила вже до року, відносять до малоцінних і швидкозношуваних інвентарю.
Всі матеріали на транспортних судах повинні бути занесені в книгу обліку матеріальних цінностей. У книзі відображають весь прихід матеріалів по матеріально-технічному постачанню в українських портах і закордоном, а також матеріали та інструмент, видані судну для навігаційного ремонту силами суднового екіпажу. Інвентар враховують в окремій книзі такої ж форми. У книзі обліку вказують встановлену норму витрати по кожному виду матеріалів та інвентарю, одиницю виміру, ціну одиниць дату запису, звідки отримано матеріал і на які цілі витрачено, номер прибуткових і видаткових документів, кількість матеріалів і їх залишок. Ведення книг обліку матеріальних цінностей контролює по палубі старший помічник капітана, по машинному відділенню - старший механік.
Для проведення робіт на судні матеріально-відповідальні особи: боцман, токар, комірник з дозволу старшого помічника капітана і старшого механіка видають членам екіпажу фарби, необхідні матеріали, інструмент. При цьому в роздавальної відомості вказують кількість і найменування виданого матеріалу або інвентарю, для якої мети виданий, одержувач розписується, а помічник капітана і механік підтверджують витрата. Відомості відкривають на один місяць і записи в них ведуть у міру відпуску матеріальних цінностей. Якщо на судні змінюються матеріально-відповідальні особи, то це повинно бути оформлено приймально-здавальних актом і роздавальні відомості закриті тим же числом.
Після затвердження капітаном судна витрати за відомостями відпущені предмети списують на видаток, про що роблять запис в книзі обліку.
У разі втрати або псування інвентарю вартість його стягують у встановленому трудовому законодавстві порядку з винних і оприбутковують по судновій касі.
Зношений і непридатний для роботи інвентар після закінчення термінів зносу підлягає г списанню та здачі на склад. Капітан судна призначає комісію й складі старшого помічника капітана, боцмана, второг про механіка, токаря, комірника, членів суднового комітету. Комісія складає акт на списання з докладним описом предметів і причин їх списання. До акта на поломку інвентарю в результаті стихійних причин прикладають виписування з вахтового журналу, що підтверджує ці причини. Акт на списання стверджує капітан і підписують всі члени комісії. Акти на списання матеріалів та інвентарю складають в трьох примірниках, один з них залишається на судні, два представляють в пароплавство, в бухгалтерію.