Матеріальні цінності надходять в аптеку на підставі рахунків постачальників, приймаються комісією в установленому порядку. При надходженні ліків в аптеку завідувач аптекою перевіряє відповідність кількості і якості їх з документальними даними, правильність розрахунку вартості окремих найменувань і загальної суми, після чого на рахунку робить позначку «Ціни перевірені, матеріальні цінності мною прийняті, підпис». Потім на звороті або в кінці рахунку робить розшифровку суми цінностей за обліковими групами.
При виявленні недостачі, псування, бою комісією складається «Акт про встановлення розбіжності за кількістю та якістю» (Ап-2 або торг-2) і оформляється претензія постачальнику.
Дані рахунків в розшифрованому вигляді вносяться протягом звітного періоду в «Книгу реєстрації рахунків, що надійшли в аптеку» за формою ...
6-МЗ.
Після цього рахунку передаються для оплати в бухгалтерію.
Підсумки за звітний період в загальній сумі і по кожній облікової групи вносяться в прибуткову частину «Звіту аптеки про прихід і витрату медикаментів, перев'язувальних засобів, ВМП в грошовому (суммовом) вираженні» за формою 11-МЗ.
Запаси ліків повинні відповідати одномісячного потреби, включаючи запаси наркотичних речовин, для безперебійного постачання ЛПУ. Однак аптека при організації закупівель виходить з фінансових можливостей ЛПУ.
3.3.2. видаткові операції
1. Відпуск ліків виробляється за накладними (вимогами) провізором-технологом або завідувачем аптекою під розписку старшої медичної сестри відділення (кабінету). Відпускати ліки іншому персоналу, тим більше обслуговуючому, забороняється.
Кожна накладна на вимогу ЛПУ нумерується з початку року, коригується за асортиментом і кількістю, таксіруется. В кінці накладної виводиться загальна сума і робиться розшифровка загальної суми за обліковими групами.
Обмежено надходять в аптеку ліки можуть відпускатися в відділення не на вимогу, а за рознарядкою керівника ЛПУ (наприклад, етиловий спирт, дорогі ліки, перев'язувальні матеріали).
Дані накладних по порядку номерів в розшифрованому вигляді заносяться в «Книгу обліку протаксірованних накладних (вимог)» за формою 7-МЗ протягом звітного періоду. Загальна сума за звітний період вказується прописом. У великих ЛПУ на кожне відділення заводиться окрема сторінка книги. Підсумки по книзі заносяться до видаткової частини звіту. У великих ЛПУ підсумки визначаються і вносяться до звіту по кожному відділенню. Накладні до звіту не прикладаються і в бухгалтерію ЛПУ не здаються.
2. Списання ліків внаслідок псування, бою, шлюбу, закінчення терміну придатності здійснюється комісією в складі головного бухгалтера ЛПУ, завідувача аптекою, третьої особи і оформляється «Актом про псування товарно-матеріальних цінностей» за формою АП-20 в двох примірниках. Перший передається в бухгалтерію, другий додається до звіту.
3. Дооцінка і уцінка при виконанні лабораторних і фасувальних робіт формується за рахунок округлення цін на виготовлену продукцію і відбивається в «Журналі обліку лабораторних і фасувальних робіт» за формою АП-11.
4. Списання допоміжного матеріалу здійснюється на підставі рахунків постачальників в міру надходження в аптеку.
5. Списання тари. Одноразова тара списується в міру вивільнення з-під неї ліків на підставі рахунків постачальників. Многооборотная - у міру здачі постачальнику або тарозбиральним організаціям на підставі накладної (фактури) на відпустку.
Всі накопичувальні документи (книги) оформляються в установленому порядку: сторінки пронумеровані, прошнуровані, шнур скріплений підписом головного бухгалтера ЛПУ.
В кінці кожного звітного періоду (як правило - місяці) завідувач аптекою складає звіт за формою 11-МЗ в двох примірниках, які передаються в бухгалтерію в п'ятиденний термін. До звіту додаються первинні документи (крім накладних на відпустку). Звіт перевіряється бухгалтером і затверджується головним лікарем ЛПЗ. Після перевірки другий примірник повертається в аптеку.
Порядок виписування вимог відділеннями і кабінетами в аптеку ЛПУ