Компанії, для функціонування яких необхідні транспортні засоби, щодня стикаються з витратами на покупку бензину, дизельного палива і інших матеріалів і регулярно проводять облік паливних карт в бухгалтерському обліку.
А реалії бухгалтерського обліку паливно-мастильних матеріалів такі, що неминуче виникає розрив у часі між появою в бухгалтерії підприємства документів від паливної компанії і моментом заправки службового транспорту. Автомобілі заправляються щодня, а звіт від постачальника ПММ приходить на останній день місяця. Виходячи з виникаючих проблем практичного оприбуткування і списання ПММ, була розроблена оптимальна схема бухгалтерських проводок і обліку ПММ за паливними картками.
Що таке паливна карта?
- лімітовані (на паливну карту вноситься якась кількість бензину, а на певний період встановлюється межа його витрачання);
- необмежені (на паливну карту вноситься деяка кількість літрів палива, яке згодом видається власнику карти в необмеженій літражі в межах обсягу, що є на карті).
Також карти бувають:
- літрові (коли купується певна кількість літрів палива, і воно видається незалежно від ринкової вартості ПММ на день заправки);
- грошові (поповнюється баланс карти, і паливо відпускається за ціною, актуальною на день покупки, в межах суми коштів на мапі).
Як оформити обслуговування по паливній картці?
Паливна карта може передаватися за плату або безкоштовно в разі її подальшого повернення (визначається пунктом договору).
Згідно з пунктом договору, поставка палива буде здійснюватись за допомогою його вибірки на АЗС постачальника. Днем поставки буде визнана дата вибірки ПММ.
Виходить, що гроші, віддані постачальнику палива, будуть передоплатою на будь-якої обсяг палива. Моментом переходу прав на ПММ стане момент заправки транспорту.
Рекомендації з обліку палива і роботі з паливними картами
Компанія, яка вирішила працювати з паливними картами, повинна подбати про деякі моменти:
Облік паливних карт в бухгалтерському обліку
Паливні картки без урахування палива на них, які купувалися за гроші, приймаються до обліку в складі матеріально-виробничих запасів за фактичною собівартістю, витрати відносять до витрат по звичайних видах діяльності на покупку сировини, товарів, матеріалів і т.д. Для обліку витрат на покупку карток підійде рахунок 10.6 «Інші матеріали» (на підставі відомостей з товарною накладною або з договору на поставку палива).
Бухгалтерський облік видачі паливної карти
Водій, якого видається паливна карта, по факту не отримує ніяких грошей, а тому рахунок 71 для відображення видачі карти використовувати некоректно. Отримання працівником карти на руки не повинно відображатися в бухгалтерському обліку.
Бухгалтерський облік витрат на паливо
Відомості з карткових терміналів АЗС відправляються в процесинговий центр паливної компанії, обробляються, і потім на їх основі складається звіт про операції по карті. Постачальник палива на останній день місяця передає компанії-власнику карти:
- рахунок-фактуру,
- товарну накладну,
- акт звірки взаємних розрахунків,
- щомісячний звіт за операціями.
У паперах показується, скільки літрів ПММ було куплено фактично, відомості підлягають звірці з звітами співробітника, де є узагальнена інформація з подорожніх листів і чеків АЗС. Товарна накладна і звіт за операціями буде підставою для обліку палива по с / рах 10-3 «Паливо». Списання витрачених ПММ буде проходити за дорожніми листами.
Оподаткування витрат на придбання карти
ПДВ з покупки карт може бути прийнятий до відрахування:
- після прийняття карт на облік,
- після отримання рахунку-фактури,
- якщо карти куплені для здійснення оподатковуваних ПДВ операцій.
Оподаткування витрат на паливо
Витрати на ПММ відносяться до витрат по звичайних видах діяльності. Щоб суми, витрачені на покупку палива, зменшували базу оподаткування з податку на прибуток, необхідно:
- обґрунтувати витрати (витрати повинні знаходитися в рамках норм),
- подати документи, що підтверджують витрати,
- довести, що паливо купувалося з метою отримання прибутку.
Бухгалтерські проводки по списанню палива
Вартість пального, яка буде списана на витрати компанії, залежить від обраного керівництвом методу оцінки МПЗ (ФІФО або по середній собівартості).
Списана собівартість витраченого палива (за шляховим листом)
20 (23, 26, 44 ...)
Бухгалтерські проводки по паливними картками для бюджетних установ
- Літрову для службової машини на видачу 1000 л бензину, в рахунок її оплати було перераховано 30 000 рублів.
- Грошову для вантажівки, використання якого необхідно для здійснення основної діяльності компанії. Карта розрахована на заправку бензином загальною вартістю в 30 000 рублів.