Роботодавець зобов'язаний вести облік фактично відпрацьованого кожним працівником часу.
Можливі такі основні варіанти обліку робочого часу в залежності від тривалості облікового періоду:
· Обліковий період, рівний робочому дню, - коли його тривалість, встановлена законом, повністю відпрацьовується в той же день - поденний облік;
· Обліковий період, рівний робочому тижні, - коли її тривалість, встановлена в робочих годинах, повністю відпрацьовується в даній робочому тижні - тижневий облік;
Поденної облік застосовується при шестиденному робочому тижні. При цьому тривалість щоденної роботи реалізується розпорядком або графіком без відхилень в кожен робочий день.
Тривалість робочого тижня (в годинах)
Тривалість щоденної роботи не може перевищувати (в годинах)
Напередодні святкових днів тривалість роботи (крім роботи з скороченою тривалістю робочого часу) скорочується на одну годину як при п'ятиденному, так і при шестиденному робочому тижні.
Напередодні вихідних днів тривалість роботи при шестиденному робочому тижні не може перевищувати 6 годин.
Тижневий облік полягає в тому, що встановлена трудовим законодавством норма тривалості робочого тижня реалізується графіком або розпорядком в рамках кожної календарного тижня з повною кількістю робочих днів.
Такий облік має місце тоді, коли закон унормовує безпосередньо тільки робочий тиждень, а тривалість щоденної роботи визначається графіком (розпорядком) з дотриманням тижневої норми годин і характерний для п'ятиденного робочого тижня з двома вихідними днями.
При загальній тривалості тижні в п'ять робочих днів, що дорівнює в сумі 40 годинах (при нормальній тривалості робочого тижня) і 36, і 24 годинах (при роботі в умовах скороченої тривалості робочого часу), графіки роботи на довільно обрану тиждень можуть бути складені таким чином:
Тривалість робочого тижня (в годинах)
Тривалість робочого дня (в годинах) за числами (днях) тижні
Підсумований облік робочого часу - порядок обліку робочого часу, що дозволяє врахувати тривалість відпрацьованого часу в добу (тиждень, місяць, квартал) при її відхиленні від встановленої трудовим законодавством норми.
Ведення підсумованого обліку робочого часу регламентується статтею 104 ТКРФ.
Запровадження підсумованого обліку робочого часу узгоджується з виборним профспілковим органом підприємства і організовується суворий облік робочого часу і часу відпочинку.
При підсумованому обліку тривалість робочого дня і робочого тижня реалізується графіком, тривалість змін в якому встановлюється заздалегідь і є обов'язковою для кожного дня роботи. При цьому щоденна і щотижнева тривалість робочого часу за графіком може відрізнятися від норми. Відхилення при цьому балансуються, як правило, в рамках облікового періоду таким чином, щоб сума годин роботи за графіком за обліковий період дорівнювала, встановленої законом нормі годині цього періоду.
При підсумованому обліку робочого часу протягом періоду обліку (тиждень, місяць, квартал) можливі наступні варіанти відпрацювання норми робочого часу:
· Тривалість норми робочого часу в день однакова протягом усього періоду обліку робочого часу;
· Фактична тривалість щоденної роботи в окремі дні може не збігатися з тривалістю зміни за графіком.
У разі переробки в одні дні, вона погашається шляхом скорочення часу роботи в інші дні або наданням додаткового часу (днів) відпочинку в рамках даного облікового періоду. При цьому слід враховувати, що така переробка не рахується понаднормової роботою. У цьому випадку графік роботи на робочий тиждень і його фактичне виконання може виглядати приблизно так:
Тривалість робочого дня (в годинах) за числами (днях) тижні
Для обліку робочого часу застосовуються форми № Т-12 «Табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати», і № Т-13 «Табель обліку використання робочого часу».
Ці форми використовуються також:
· Для контролю за дотриманням працівниками встановленого режиму робочого часу;
· Для отримання даних про відпрацьований час;
· Для розрахунку заробітної плати;
· Для складання статистичної звітності з праці.
Сутність табельної обліку залежить від щоденної реєстрації явки працівників на роботу, звільнення з роботи, всіх випадків запізнень і неявок із зазначенням причини, а також годин простою і годин понаднормової роботи.
Табельний облік охоплює всіх працівників організації. Табель складається в одному примірнику табельщиком або особою на це уповноваженим і передається в розрахунковий відділ бухгалтерії два рази на місяць: для коригування суми виплати за першу половину місяця (авансу) і для розрахунку заробітної плати за місяць.
Облік явок на роботу і використання робочого часу здійснюється в табелі методом суцільної реєстрації, тобто позначки всіх з'явилися, які не з'явилися, запізнень і т.п. або шляхом реєстрації тільки відхилень (неявок, запізнень і т.д.). Позначку про неявку і запізнення роблять на підставі відповідних документів - листах тимчасової непрацездатності, довідок про виклик до суду, військкомату тощо які працівники здають табельнику. Годинники відпрацьовані надурочно відзначаються за списками бригадирів.
На титульному аркуші табеля дані умовні позначення відпрацьованого і невідпрацьованого часу. Кількість днів і годин вказується з одним десятковим знаком. При ручній обробці облікових даних користуються літерним або цифровим кодом, а при механізованому - цифровим.
Для відображення використання робочого часу за кожний день у табелі відведено два рядки - одна для відміток умовних позначень видів витрат робочого часу, а інший рядок - для запису кількості годин по них.
У разі роздільного обліку використання робочого часу та розрахунків з персоналом по оплаті праці допускається використання розділу 1 «Облік використання робочого часу» табеля за формою № Т-12 в якості самостійного документа.
Умовні позначення відпрацьованого і невідпрацьованого часу, представлені на титульному аркуші форми № Т-12, застосовуються і при заповненні форми № Т-13.
Форма № Т-13 «Табель обліку використання робочого часу» застосовується в умовах автоматизованої обробки даних.
Бланки табеля за формою № Т-13 з частково заповненими реквізитами можуть бути створені із застосуванням засобів обчислювальної техніки. До таких реквізитів відносяться:
- прізвище ім'я по батькові;
- табельний номер і т.п .;
тобто дані, що містяться в довідниках умовно-постійної інформації. У цьому випадку форма табеля змінюється відповідно до прийнятої технологією обробки даних.