Облік відвантажених товарів ведеться на рахунку 45 «Товари відвантажені». Це активний рахунок, його сальдо показує вартість товарів і тари, відвантажених, але не оплачених, а також транспортні витрати, включені в платіжні документи для оплати покупцям. Оборот по дебету його відображає вартість відвантажених у звітному місяці товарів зі складу оптового підприємства і транспортні витрати, які мають надійти покупцями; оборот по кредиту - вартість реалізованих цінностей і суму відшкодованих витрат.
Загальна вартість реалізованих товарів за продажними цінами є товарообіг. Облік товарообігу ведеться на рахунку 90 «Продажі». За дебетом рахунка 90, субрахунок 2 «Собівартість продажів» відбивається покупна вартість реалізованих товарів, витрати на продаж, що відносяться до реалізованих товарів; за дебетом рахунка 90, субрахунок 3 «ПДВ» - податок на додану вартість. За кредитом рахунку 90, субрахунок 1 «Виручка» фіксується продажна вартість реалізованих товарів з урахуванням ПДВ. При цьому за рахунком 90 операції відображаються в різний час в залежності від моменту обліку реалізації, зафіксованого в обліковій політиці підприємства. Слід пам'ятати, що зараз в обов'язковому порядку виручка для цілей бухгалтерського обліку повинна відображатися з моменту відвантаження товарів. Податки ж враховуються в момент реалізації, прийнятої для цілей оподаткування.
Облік реалізації в момент оплати товару
Коли підприємство оптової торгівлі працює на умовах передачі права власності на товар з моменту оплати з використанням по-наступної оплати, відвантаження покупцям товарів за обліковою вартістю (можливо відображення на рахунку 45 «Товари відвантажені» товарів за фактичною вартістю з урахуванням витрат по відвантаженню) воно фіксує проводкою:
дебет рахунку 45 «Товари відвантажені»
кредит рахунку 41 «Товари».
В цьому випадку відвантажені і відпущені покупцям товари орга-нізація оптової торгівлі вважає своїми (право власності на них не передається) і враховує за фактичною собівартістю до моменту надходження оплати за них. Покупець, в свою чергу, може викорис-заклику або перепродати отриманий товар, але при цьому способі обліку він буде значитися на балансі продавця до його оплати (до уваги береться перехід права власності).
У момент надходження коштів від покупця за відвантажені товари (наприклад, на розрахунковий рахунок) складається бухгалтерська запис:
дебет рахунку 51 «Розрахункові рахунки»
кредит рахунку 90 «Продажі», субрахунок 1 «Виручка».
Реалізовані товари списуються при цьому на реалізацію (наприклад, за обліковою вартістю):
дебет рахунку 90 «Продажі», субрахунок «Собівартість продажів»
кредит рахунку 45 «Товари відвантажені».
За реалізовані товари (при цьому реалізація визнається згідно з установленим порядком обліку реалізації для цілей оподаткування) нараховується в бюджет ПДВ, що відображає бухгалтерський запис:
дебет рахунку 90 «Продажі», субрахунок «ПДВ»
кредит рахунку 68 «Розрахунки по податках і зборах».
Підставою для записів за дебетом рахунка 45 «Товари відвантажені» є документи на відвантаження. Реалізація товарів (кредитування рахунку 90 «Продажі») при даному способі обліку реалізації відображається в обліку на підставі виписок банку з розрахункового рахунку (при безготівкових розрахунках) або звітів касира (при розрахунках готівкою).
Даний спосіб обліку реалізації для цілей оподаткування усуває можливість сплати податків за сумами, які не надійдуть від покупців або будуть отримані набагато пізніше. Але в цьому випадку ускладнено регулювання оборотів по реалізації.
Облік реалізації в момент відвантаження товару
Використовуючи метод визначення моменту реалізації по відвантаженню товарів і пред'явленню покупцям розрахункових документів, торгове підприємство може дещо маневрувати обсягами реалізації на кінець облікового періоду. Але в даному випадку можливо неотримання коштів за вже відпрацьовано-женним реалізованих товарів. Крім того, коли цей метод викорис-зуется в цілях оподаткування, податки і збори до бюджету та внебюджет-ні фонди нараховуються та сплачуються в момент відвантаження за рахунок собст-ських засобів на розрахунковому рахунку, тобто до отримання виручки.