Офіційно-діловий стиль обслуговує правові відносини між громадянами і державою і застосовується в різних документах - від державних актів і міжнародних договорів до ділового листування. Найважливіші функції цього стилю - повідомлення і вплив - реалізуються в таких офіційних документах, як закони, постанови, укази, накази, договори, угоди, ділова переписка, заяви, розписка і ін.
Цей стиль називають ще адміністративним, так як він обслуговує сферу офіційних, ділових відносин, область права і державної політики. Інша його назва - ділове мовлення - свідчить про те, що цей стиль - це найдавніший книжкових стилів, його витоки - в ділового мовлення епохи Київської держави. в якому юридичні документи (договори, «Руська правда», різні грамоти) створювалися вже в X столітті.
Офіційно-діловий стиль виділяється серед інших книжкових стилів, і характеризується стабільністю, щодо чіткої стильової замкнутістю, граничної стандартизацією і уніфікацією, максимальної конкретністю і абсолютною точністю.
Незважаючи на велику різноманітність ділових документів, їхню мову строго підкоряється вимогам офіційно-ділового викладу: точність формулювань правових норм і необхідність абсолютної адекватності їхнього розуміння, склад обов'язкових елементів оформлення документа, що забезпечують його юридичну правомочність, стандартизований характер викладу, стійкі форми розташування матеріалу в певній логічній послідовності і т.д.
Для всіх форм ділового листа обов'язково суворе відповідність літературної норми на всіх мовних рівнях - неприпустимо використання:
1) лексико-фразеологічних засобів розмовного, просторечного характеру, діалектних, професійно-жаргонних слів;
2) нелітературних варіантів словозміни і словотворення;
3) розмовних синтаксичних конструкцій.
Офіційно-діловий стиль не сприймає експресивних елементів: оціночної лексики, високих або знижених слів (жартівливих, іронічних), образних виразів. Найважливіша вимога до мови документа - об'єктивність і «неупередженість» викладу фактів.
Офіційно-діловий стиль функціонує переважно в письмовій формі, однак не виключається і його усна форма - виступи державних і громадських діячів на урочистих зборах, засіданнях, прийомах. Усну форму ділового мовлення характеризують повний стиль вимови, особлива виразність інтонації, логічні наголоси. Виступаючий може допустити якусь емоційну піднесеність мови, навіть вкраплення іностілевие мовних засобів, не порушуючи, однак, літературної норми. Неприпустимі неправильні наголоси, нелітературне вимова.
Для лексики офіційної мови характерно широке використання тематично зумовлених спеціальних слів і термінів (юридичних, дипломатичних, військових, бухгалтерських, спортивних і т.д.).
Прагнення до стислості зумовлює звернення до абревіатур, складноскорочених найменувань державних органів, установ, організацій, товариств, партій і т.п. (Радбез, ВДВ, МНС, ВПС, НДІ, ДЕЗ, ЛДПР, НЗ, ПП, СНД, ГВМУ МО РФ, Мінфін, МОЗ), а також до скорочень (неліквід, готівка (чорний), федерал і т.п.).
В офіційній промові більш уживані неособисті форми дієслів - причастя, дієприслівники, інфінітиви, які особливо часто виступають в значенні наказового способу (взяти до відома, внести пропозицію, рекомендувати, вилучити з ужитку і т.д.).
Синтаксис офіційно-ділового стилю відображає безособовий характер мови (Скарги подаються прокурору; Перевезення вантажів здійснюється). У зв'язку з цим широко застосовуються пасивні конструкції, які дозволяють абстрагуватися від конкретних виконавців і зосередити увагу на самих діях (За конкурсом зараховано. Прийнято 10 хворих; Зареєстровано 120 заяв; Термін виконання замовлення продовжується за умови.).
Синтаксичні конструкції в офіційній промові насичені клішованими оборотами з отименние приводами: в цілях, в зв'язку з, по лінії, на підставі і ін. (З метою вдосконалення структури; в зв'язку з зазначеними ускладненнями; по лінії співпраці і взаємної допомоги; на підставі прийнятого рішення ). Ці синтаксичні кліше - специфічна риса офіційно-ділового стилю. Вживання подібних синтаксичних побудов є необхідним для вираження типових ситуацій. Вони полегшують і спрощують складання типових текстів.
У той же час характерною особливістю ділового мовлення є переважання складних речень: просте речення не може відобразити послідовність фактів, які підлягають розгляду в офіційно-діловому плані.
З метою досягнення лаконізму і точності в діловому стилі часто вживають паралельні синтаксичні конструкції (причетні і дієприслівникові обороти, конструкції з віддієслівним іменниками).
Для синтаксису ділового стилю характерний строгий і певний порядок слів у реченні. Це викликано вимогою логічності, послідовності, точності викладу думки в ділових текстах.
Стилістичної особливістю ділового мовлення є також переважне використання непрямої мови. До прямої мови в офіційно-діловому стилі вдаються тільки в тих випадках, коли необхідно дослівне цитування законодавчих актів та інших документів.
В оформленні текстів, офіційно-ділового стилю велику роль відіграють абзацний членування і рубрикація, реквізити - постійні елементи змісту документа: найменування, дати, підпису, а також прийняте для даного документа графічне оформлення. Все це має першорядне значення в діловодстві, свідчить про грамотність укладача документів, його професіоналізмі і культури мовлення.
Залежно від сфери употребленіяофіціально-діловий стиль поділяється на підстилі:
1) дипломатичний, що реалізується в текстах комюніке, ноти, конвенції, меморандуму, міжнародної угоди;
2) законодавчий (юридичний), представлений в текстах закону, конституції, указу, статуту, цивільних і кримінальних актів;
3) адміністративно-канцелярський, який використовується в канцелярської листуванні, в адміністративних актах, розпорядженнях, договорах, різної документації (заяви, доручення, автобіографії, розписки, характеристики, протоколи і т.д.).
Офіційно-ділові документи різняться за рівнем стандартизації мови.
Виділяються три види:
1) документи, які без стандартної форми втрачають юридичну силу (паспорт, свідоцтво про шлюб, про народження, атестат зрілості, диплом);
2) документи, що не мають стандартної форми, але для зручності їх використання складаються за певним зразком (ноти, договори і т.п.);
3) документи, які не потребують при їх складанні обов'язкової заданої форми (протоколи, постанови, звіти, ділові листи). Втім, і для цих видів ділових паперів розроблені певні стандарти, які полегшують діловодство.
Різноманіття жанрів в офіційно-діловому стилі дає підставу виділити в його складі офіційно-документальні та побутово-ділові жанри; в перших представлені особливості мови дипломатії, законів, по-друге - службового листування, ділових паперів.
Відзначимо мовні риси офіційних документів, що належать до різних жанрів.
Мова дипломатичних документів вельми своєрідний: у нього є своятермінологія (аташе, комюніке, демарш, саміт, пакт, конвенція), деякі терміни споконвічно російські (посол, посланник, повірений у справах). Іноді слова в дипломатії отримують особливе, спеціальне значення. Наприклад, слово протокол, відоме нам в його загальновживаному значенні (протокол зборів - документ із записом всього, що відбувалося на зборах, пор. Протокол допиту - точне відображення питань та відповідей), в мові дипломатів отримує інший зміст: це «сукупність загальноприйнятих обов'язкових правил, традиційно додержуються в міжнародному спілкуванні ».
Правила дипломатичної ввічливості вимагають звернення до високопоставленим особам із зазначенням їх титулів і форм титулування (принц, королева, Його Високість, Його Високоповажність і т.п.).
Вироблені строгі форми початку і закінчення різних документів. Наприклад, особиста нота повинна бути написана від першої особи (від імені того, хто її підписує). Звернення вимагає додавання слова шановний, а в кінці, перед підписом, обов'язкове формула ввічливості ( «комплімент»): Прошу Вас, пане Посол, прийняти запевнення у моїй вельми високій повазі.
Синтаксис дипломатичних документів відрізняється складністю, в ньому переважають довгі речення, ускладнені причетними оборотами, підрядними (переважно визначальними і із'яснітельним), розлогим переліком однорідних членів, нерідко підкресленим графічно за допомогою абзацного членування конструкції.
Наприклад, вступна частина (преамбула) Статуту Організації Об'єднаних Націй виглядають так:
Весь цей довгий фрагмент тексту - одне речення, в якому абзацами, абзацний відступ підкреслені інфінітівние обертів і шрифтом - значущі частини (суб'єкт договору, цілі і т.д.).
Мова законів відрізняється іншим стилістичним оформленням: він завжди повинен бути простий і короткий, головне в ньому - точність вираження думки. Чіткість і точність формулювань тут абсолютно необхідні, так як закони розраховані на однозначність сприйняття, вони не повинні бути витлумачені по-різному.
Наведемо для прикладу класичні формулювання прав людини із Загальної декларації, прийнятої Генеральною Асамблеєю ООН ще півстоліття тому.
Наведемо для прикладу уривок з «Закону про пенсії РФ»:
II. Пенсія по старості
Пенсія на загальних підставах встановлюється:
- чоловікам - після досягнення 60 років і при загальному трудовому стажі не менше 25 років;
- жінкам - після досягнення 55 років і при загальному трудовому стажі не менше 20 років.
Повторюваність ситуацій, розглянутих в законодавчих документах, веде до стандартизації способів вираження, це накладає друк і на морфологію цього подстиля. Для нього характерне часте використання отименних прийменників (з метою, за рахунок, в справі, в області), які, як правило, «тягнуть» за собою віддієслівні іменники (досягнення, врегулювання, стягнення, встановлення, оскарження, дізнання та ін.).
Для мови законів властива безособова форма викладу, оскільки в законодавстві відбивається воля не окремої особи, а держави (Пенсія призначається; Після закінчення розслідування складається обвинувальний висновок). Це пояснює велику кількість дієслів пасивного стану (пор. Будинок будується акціонерним товариством «Тема»; Стадіон побудований і обладнаний спонсорами школи-інтернату). З інших дієслівних форм тут особливо споживані інфінітиви: вони потрібні для імперативних конструкцій, що виражають припис, наказ (забезпечити своєчасну виплату зарплати; поновити на посаді; відзвітувати. Відмовити).
Для синтаксису законодавчих документів характерне переважання складних речень; в складнопідрядних звичайні додаткові умовні. Тут багато умовно-інфінітивних конструкцій, що визначається цільовим завданням - обумовити обумовленість правової норми, а також тим, що закони не мають зворотної сили.
У законодавчому мовою виробився тип пропозиції, пов'язаний з особливою композицією тексту законів. У таких випадках важливу роль відіграє рубрикація, що відображає композиційну структуру тексту. Найпростішою рубрикою є абзац, який служить показником переходу від однієї думки (теми) до іншої. Абзац завжди внутрішньо замкнута смислова одиниця.
Характерною рисою законодавчого подстиля є вживання спеціальних сурядних союзів: а одно, так само як, а також, як. так і. Тут відзначається переважне використання непрямої мови (пряма мова можлива тільки тоді, коли дослівно цитуються законодавчих актів, а також в усній судової промови адвокатів, прокурорів та інших членів суду).
Спосіб викладу в законодавчому підстилі - директивний.
Мова адміністративно-канцелярського підстилі заслуговує на особливу увагу, так як знання його важливо для кожного громадянина, оскільки такі ділові папери, як заяву, розписка, пояснювальна записка і багато інших, постійно супроводжують нас в роботі і навіть на відпочинку. Уміння написати потрібну «папір» є невід'ємною рисою грамотності, культури мовлення людини.
Однак призначення адміністративно-канцелярського підстилі ширше, ніж складання побутово-діловий документації. Сфера функціонування канцелярського підстилі - це адміністративно-відомчі відносини, з якими пов'язані різного роду канцелярії, які відають службової листуванням, оформленням документації.
У адміністративно-канцелярського підстилі дві функції:
- організаційно-регулююча (розпорядження, наказ, ділове листування).
Адміністративно-канцелярський подстиль включає в себе багато жанрів. До них відносяться так звані підзаконні (тобто видаються на підставі та на виконання законів) документи, що випускаються виконавчо-розпорядчими органами (адміністративні акти, циркуляри, накази, розпорядження), і договірні документи, а також різна канцелярська документація: заява, характеристика, автобіографія , доручення, розписка і т.п.
Адміністративно-канцелярські документи виділяються на тлі інших ділових текстів деякими особливостями у використанні мовних засобів.
Лексика цієї документації включає різну термінологію (професійно-технічну, бухгалтерську, торгову, спортивну і т.п.), звернення до якої обумовлено ситуацією.
Використовуються номенклатурні позначення різних підприємств, установ (Центральний банк Росії, Державна податкова інспекція, Відкрите акціонерне товариство (ВАТ), Московська товарна біржа та ін.); найменування посад, вчених звань, ступенів; спеціальна термінологія, пов'язана з оформленням ділових паперів (вхідний, вихідний (документ), документообіг (рух документів в установі), індекс (умовні позначення, що привласнюються документам у процесі їх обліку (реєстрації) та виконання), гриф (позначка, яка вказує на особливий характер документа - «секретно», «терміново», «особисто»), реєстр (перелік, список чого-небудь, застосовуваний в діловодстві), реквізити (обов'язкові елементи службового документа), формуляр документа (сукупність розташованих у встановленій послідовність ьности реквізитів документа) і т.д.
Стійкий характер отримали багато мовні звороти, постійно використовувані в діловому листуванні.
Арсенал цих мовних заготовок досить великий, наприклад:
Справжнім відповідаю на Ваш лист від.
Відповідно до Протоколу про взаємні поставки прошу Вас.
Сподіваюся на дельнейшее плідну співпрацю.
Будемо раді якнайшвидшому відповіді на наш лист.
Звернення до них укладача листа спрощує завдання: він вибирає готове формулювання, вставляючи її в відповідну частину тексту.
Стандартизація ділового листа привела до створення готових текстів (типові тексти, трафаретні листи), в які слід лише вписати конкретну інформацію. Поява таких зразків для ділових листів пов'язано з необхідністю вирішення однотипних проблемних ситуацій у виробництві, на транспорті, в торгівлі.
Такі листи мають переваги завдяки набагато менших витрат робочого часу на їх складання (в трафаретних листах - заповнення пропусків) і обробку.
Типовий текст будується на основі не тільки клішірованних фраз, а й клішірованних пропозицій:
У відповідь на Ваше прохання висилаємо Вам, що Вас цікавить.
Цим підтверджуємо свою участь у виставці.
Синтаксис канцелярських документів відрізняється складністю: споживані складнопідрядні пропозиції, довгий перелік однорідних членів, причетні і дієприслівникові обороти. У канцелярських документах розповідь, опис і міркування дуже часто поєднуються між собою. Директивний стиль викладу в цих документах зустрічається рідко (в основному в наказах, розпорядженнях).
Велику роль в канцелярському підстилі грає графіка, написання і розташування реквізитів.