Акт - документ, складений декількома особами і підтверджуючий конкретні факти (дії, події).
Акти складаються в різних ситуаціях і тому мають багато різновидів:
Ø Акт прийому за договором;
Ø Акт прийому-передачі документів;
Ø Акт списання матеріалів;
Ø Комерційний акт;
Ø Акт перевірки і т.д.
Акти складаються комісією, постійно діючої або призначеної за вказівкою керівників.
Акти можуть не тільки встановлювати будь-які факти, порушення, а й містити пропозиції щодо усунення недоліків (акт про порушення правил пожежної безпеки, технік безпеки і т.п.).
Особливу групу утворюють комерційні акти. встановлюють факти ушкодження, псування або нестачі вантажу, інших порушень правил транспортування. Такий акт складається на друкарському бланку встановленого зразка. заповнюється без помарок, підчисток або закреслень. Всі доповнення та виправлення в акті д.б.н. обумовлені та завірені підписами двох сторін (вантажоодержувача і ДЛ, відповідального за перевезення вантажу).
Якщо акт є внутрішнім документом підприємства, він оформляється на загальному бланку. якщо є внутрішнім документом організації.
Акт повинен мати:
Ø найменування організації (структурного підрозділу);
Ø назва структурного підрозділу;
Ø заголовок до тексту;
Ø друк (для важливих і зовнішніх актів);
Ø додатки (при наявності копій підтверджуючих документів).
Текст акту складається з вступної та констатуючої частин.
Далі вказується склад комісії. прізвища, ініціали голови та членів комісії в алфавітному порядку. При необхідності вказуються посади і прізвища присутніх.
Акт може мати заголовок. н-р, «акт про недостачу ТНТ» або «Акт прийому-передачі документів з грифом« Конфіденційно ».
В основній частині викладаються:
Ø цілі і завдання;
Ø терміни проведеної комісією роботи;
Ø результати (висновки, висновки, пропозиції).
Акти підписуються всіма особами. які брали участь у його складанні.
Для ряду актів (щодо матеріальних, фінансових та інших важливих питань) необходімоутвержденіе керівником і завірення печаткою підприємства.
З актами ревізій, перевірок знайомлять всіх осіб. діяльність яких вони зачіпають. При цьому в акті після підписів ставиться відмітка «З актом ознайомлені: посади, підпису, розшифровки підписів і дати».
У телеграмі даються:
якщо відомо - найменування посади, прізвище (з ініціалами або без них) одержувача.
Відповідна телеграма починається з вказівки номера (індексу) і дати ініціативного документа, на який дається відповідь, без слів «Ваш», «на Ваш». Тому сам текст годі було починати і закінчувати цифрами. Після тексту вказуються найменування посади (допускається не вказувати) і прізвище особи, яка підписала телеграму. Підпис в телеграмі оформляється окремим рядком.
Текст службової телеграми завіряється печаткою. Складається телеграма в двох примірниках: перший, підписаний, віддається для передачі, а другий підшивається до справи.