При заповненні карток для особистих картотек немає необхідності суворо дотримуватися всіх правил, прийнятих в бібліографії. Записи в них можуть бути гранично скороченими, що дає велику економію часу.
Залежно від цілей ведення картотеки, заповнюючи картку на ту чи іншу роботу, можна обмежитися одним з наведених варіантів скорочених записів:
• назву і шифр;
• ключове слово, рік видання і шифр.
Використання «особистого шифру» при будь-якій формі скороченою записи дозволить відшукати потрібну роботу за допомогою «Алфавітної книги». Переваги скорочених записів ілюструються нижче на прикладі журнальної статті. Повний її бібліографічний опис виглядає наступним чином:
Розташовувати на картках скорочені записи слід таким чином, щоб в подальшому була можливість вписати в них всі відсутні елементи бібліографічного опису. Подібним же чином «особистий шифр» літературного джерела використовується при створенні фактографічних (довідкових) картотек, а також при необхідності будь-яких виписок з робіт, коли потрібно точно позначити джерело запозичених даних. Тільки в цьому випадку виглядати він буде у вигляді десяткового дробу, де ціле число - номер джерела в «Алфавітної книзі», а після коми - номер тієї сторінки, звідки взято необхідний матеріал.
Як вже було сказано, картки фактографічної картотеки, як правило, самі по собі несуть ту чи іншу інформацію (формулу, схему, цитату і т. П.). Однак можуть бути випадки, коли вони, подібно до бібліографічним картками, будуть лише «ключем» для пошуку потрібної інформації.
В цьому випадку відмінність їх від звичайних карток предметного каталогу полягає в тому, що відсилають вони не просто до певного джерела, а безпосередньо до даних, що містяться в ньому.