Обкладинка справи оформляється після підшивки і нумерації аркушів. Вимоги до оформлення обкладинки закріплені ГОСТ 17914 - 72.1
Для виготовлення обкладинок застосовується тільки картон. Корінець обкладинки повинен бути гнучким, шириною 40 мм.2 Після підшивки документів і нумерації аркушів виробляється оформлення обкладинки справи.
При закладі справи на його обкладинку вже виносять ряд відомостей по номенклатурі справ:
"Повне найменування організації із зазначенням її підвідомчості (називний відмінок);
"Найменування структурного підрозділу;
"Делопроізводітельний індекс справи, що складається з індексу структурного підрозділу та номера справи за номенклатурою;
"Заголовок справи;
"Термін зберігання справи.
При підготовці справи до зберігання або передачі в відомчий архів ці дані уточнюються і доповнюються. Додатково проставляються:
"Дати справи (томи, частини);
"Номер тому (частини), якщо справа має кілька томів (частин);
"Кількість аркушів у справі;
"Архівний шифр справи (номер фонду, опису і справи за описом).
На обкладинці справ, що підлягають постійному зберіганню, передбачено місце для найменування державного архіву, в який вони будуть передані, кодів державного архіву та організації.
Якщо протягом року в найменуванні установи або структурного підрозділу відбулися зміни або справа передана в інший структурний підрозділ, при оформленні до зберігання на обкладинці дописується нова назва, а старе полягає в дужки.
На обкладинці справи обов'язково вказується дата справи, тобто рік заведення і закінчення ділячи в діловодстві. Дата справи не вказується на обкладинках справ, що містять річні плани і звіти, тому що їх дата відбивається в заголовках справ. При позначенні дати документа спочатку вказується число, потім місяць і рік. Число і рік позначається арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.
На обкладинці справи обов'язково вказується кількість аркушів у справі, яке проставляється на підставі засвідчувального напису справи і терміну зберігання справи (переноситься на обкладинку справи з відповідної номенклатури справ організації).