Документи установи формуються в справи, які підлягають оформленню при їх закладі і по завершенні року. Справи постійного і довготривалого зберігання підлягають повному оформленню, яке передбачає: брошурування в обкладинку з твердого картону; нумерацію аркушів у справі; складання (при необхідності) внутрішнього опису документів; складання підсумкового напису; справи скріплення печаткою і взяття його на інвентарний облік; оформлення обкладинки справи.
Сформовані в справи документи тимчасового зберігання оформляються спрощено: вони не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.
При закладі справи, яка підлягає зберіганню в архівному підрозділі на початку справи, перед внутрішнім описом документів підшивається лист використання справи, який до архівного підрозділу не заповнюється. Облік користування справою на стадії діловодства здійснюється в установленому порядку.
Окремі документи, які мають велику історичну цінність, а також особисті документи, фотографії тощо вкладаються в конверти, які потім підшиваються до справи.
Всі залучені в справи документи нумеруються простим графітовим олівцем або нумератором у правому верхньому краю аркуша, не зачіпаючи тексту. Забороняється для нумерації застосування чорнила, пасти або кольорових олівців.
Всі документи, незалежно від ступеня секретності, терміну зберігання, вносяться в внутрішнього опису документів, який підшивається на початку справи (тому).
У внутрішньому описі (в графі "Примітка") йдеться про вилучення документів зі справи (тому) з посиланням на відповідний акт.
В кінці внутрішнього опису справи працівник, який оформляє справу, із зазначенням своєї посади і дати складання робить підсумкову запис, зазначає кількість внесених в справи документів, на скількох вони аркушах; окремо вказується кількість аркушів внутрішнього опису. Листи внутрішнього опису мають свою нумерацію.
В кінці справи (томи) працівник, який оформив справу, із зазначенням своєї посади і дати складання робить засвідчувальний підпис, в якому вказує цифрами і прописом кількість в справі (томів) листів. Окремо зазначається кількість аркушів внутрішнього опису, наявність листа використання справи, наявність конвертів з вкладеннями, особливості нумерації, стан документів тощо.
Справи, незалежно від того, вони прошиті ручним способом або переплетені друкарським, скріплюються печаткою.
Закінчені виробництвом томи справ ставляться на інвентарний облік по журналу обліку журналів, картотек і закінчених провадженням справ.
Обкладинку справ постійного і довготривалого зберігання оформляються за встановленою формою (див. Додаток 6.6).
Оформлення обкладинки справ постійного терміну зберігання робиться чорним чорнилом або чорною тушшю; тимчасового зберігання - синім чорнилом або за допомогою наклеєних на обкладинку паперових ярликів.
На обкладинці справи загального виробництва вказується повне і офіційно прийняте скорочене найменування органу структурного підрозділу, в якому заведено і закінчено справу, гриф секретності, діловодній номер справи, номер тому, заголовок, крайні дати документів, кількість аркушів, термін зберігання справи, номер статті переліку і , при необхідності, інші відомості.
На обкладинці справи, яка підлягає зберіганню в архіві, передбачається місце для архівного шифру, який містить номер фонду, номер опису і номер справи.
Заголовок справи загального виробництва, перенесений на обкладинку з номенклатури, в кінці поточного року уточнюється. У справах з наказами, протоколами засідань колегій та нарад відносяться їх крайні номери. У разі необхідності на окремі документи, які мають важливе значення, складається анотація.
Після закінчення діловодного року в написі на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів. У разі необхідності в заголовок справи вносять додаткові відомості (проставляють номери наказів, протоколів, вказують види і форми звітності тощо).
Дата на обкладинці має відповідати року заведення і закінчення справи; в справі, що містить документи років, що передували рокові утворення справи, під датою робиться запис: (знаходяться документи за роки).
На обкладинках справ, що складаються з декількох томів (частин), проставляють крайні дати документів кожного тому (частини). Позначення дати містить число, місяць і рік. Число і рік записують арабськими цифрами, назва місяця - словом.
На обкладинці проставляється номер справи за описом і (за погодженням з відомчим архівом номер опису і фонду.
У разі зміни назви організації (її структурного підрозділу) протягом періоду, охопленого документами справи, або при передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу), на обкладинці дописують нову назву
Документи постійного і тимчасового зберігання (10 років) підшиваються або переплітаються в обкладинки з твердого картону Документи тимчасового зберігання (до 10 років) допускається підшивати в м'які обкладинки.
Документи в справи підшиваються міцною ниткою в три-чотири проколу або переплітаються друкарським способом. При підшивки справи з документів виймати скріпки.