Роботодавець зобов'язаний:
1. Оформити трудовий договір з працівником у письмовій формі;
2. Оформити трудову книжку для особи, що надходить на роботу вперше;
3. Оформити страхове свідоцтво державного пенсійного страхування для особи, що надходить на роботу вперше;
Трудовий договір - угоду між роботодавцем і працівником, відповідно до якого роботодавець зобов'язується надати працівникові роботу за обумовленою трудової функції, забезпечити умови праці, передбачені законодавством, колективним договором, угодами, локальними нормативними актами та цією угодою, своєчасно і в повному обсязі виплачувати працівникові заробітну плату, а працівник зобов'язується особисто виконувати визначену цією угодою трудову функцію, дотримуватися правил внутрішнього трудового распоря дка, що діють у даного роботодавця. (Завантажити 100 Кб)
У трудовому договорі вказуються:
1. Прізвище, ім'я, по батькові працівника та найменування роботодавця (прізвище, ім'я, по батькові роботодавця - індивідуального підприємця);
2. Відомості паспортів працівника і роботодавця - індивідуального підприємця;
3. Ідентифікаційний номер платника податків;
4. Відомості про представника роботодавця, що підписав трудовий договір, і підстава, в силу якого він наділений відповідними повноваженнями;
5. Місце і дата укладення трудового договору.
Трудові договори можуть укладатися:
1. На невизначений термін;
2. На певний термін не більше п'яти років (строковий трудовий договір).
За загальним правилом укладення трудового договору допускається з особами, котрим ще немає 16 років.
Трудовий договір укладається в письмовій формі, складається в 2-х примірниках. кожен з яких підписується сторонами. Один примірник трудового договору передається працівнику, інший зберігається в роботодавця. Отримання працівником примірника трудового договору підтверджується підписом працівника на примірнику трудового договору, що зберігається у роботодавця.
Трудовий договір, не оформлений у письмовій формі, вважається укладеним, якщо працівник приступив до роботи з відома або за дорученням роботодавця. При фактичному допущенні працівника до роботи роботодавець зобов'язаний оформити з ним трудовий договір у письмовій формі не пізніше 3-х робочих днів з дня фактичного допущення роботі.
При прийомі на роботу (до підписання трудового договору) роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника під розпис з правилами внутрішнього трудового розпорядку, іншими локальними нормативними актами, колективним договором.
У трудову книжку при її оформленні вносяться:
1. Прізвище, ім'я, по батькові, дата народження (на підставі паспорта);
2. Освіта, професія, спеціальність (на підставі документів про освіту).
Всі записи про виконувану роботу, переведення на іншу постійну роботу, кваліфікації, звільнення, а також про нагородження, зробленому роботодавцем, вносяться в трудову книжку на підставі відповідного наказу (розпорядження) роботодавця не пізніше тижневого терміну, а при звільненні - в день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).
З кожної внесеної в трудову книжку записом про виконувану роботу, переведення на іншу постійну роботу і звільнення роботодавець зобов'язаний ознайомити її власника під розпис в його особовій картці (Завантажити 369 Кб), в якій повторюється запис, внесена в трудову книжку (форма особової картки затверджується Федеральною службою державної статистики).
Трудова книжка - це особистий документ співробітника. Однак зберігати його повинен роботодавець, для цього ведеться книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
Страхове свідоцтво обов'язкового пенсійного страхування.
Обов'язок його оформлення покладається не тільки на роботодавців - організації, але і на роботодавців - фізичних осіб.
При укладанні трудового договору з особою, яка не зареєстрована в системі обов'язкового пенсійного страхування, роботодавець (страхувальник) представляє на це особа анкету застрахованої особи до територіального органу Пенсійного фонду РФ за місцем реєстрації протягом 2 тижнів з дати укладення договору.
Територіальний орган Пенсійного фонду РФ протягом 3 тижнів з дня одержання анкети застрахованої особи відкриває особовий рахунок і оформляє страхове свідоцтво або приймає рішення про відмову в реєстрації, яке повідомляється страхувальнику і застрахованій особі.
Роботодавець (страхувальник) протягом 1 тижня після отримання страхових свідоцтв видає їх застрахованим особам.
Повний склад кадрової документації, яка повинна бути в наявності у роботодавця, визначити складно. Остаточний перелік кадрових документів залежить від багатьох чинників: сфери діяльності, умов праці та навіть від бажання самого роботодавця. При цьому існують документи, які неодмінно повинні бути у роботодавця:
• трудові договори з працівниками;
• трудові книжки працівників;
• особисті справи працівників;
• книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них;
• інструкції з охорони праці;
• журнал обліку проходження інструктажу з охорони праці;
• правила внутрішнього трудового розпорядку;
• штатний розклад;
• табель обліку робочого часу;
• накази по основній діяльності;
• накази по особовому складу;
• положення про захист персональних даних працівників.
Однак даний перелік не є вичерпним, оскільки в процесі встановлення трудових відносин у роботодавця може виникати обов'язок оформлення інших документів (наприклад, свідоцтва обов'язкового пенсійного страхування).
Ведення ряду кадрових документів може стати для роботодавця обов'язковим:
1. Посадові інструкції працівників (якщо роботодавець вважав за краще чітко не прописувати в трудовому договорі обов'язки працівника, а зробив у ньому посилання на відповідну посадову інструкцію);
2. Договори про повну колективну або індивідуальну матеріальну відповідальність працівників (якщо у роботодавця працюють співробітники, які є матеріально відповідальними особами);
3. Графік змінності працівників (якщо робота носить змінний характер);
4. Перелік посад працівників з ненормованим робочим днем (якщо робочий день співробітників ненормований);
5. Положення про преміювання (коли винагорода працівників за роботу складається не тільки із зарплати, але і з премій);
6. Положення про охорону комерційної таємниці (коли в трудовому договорі прописана обов'язок працівника зі зберігання комерційної таємниці).
Слід зазначити, що встановлена відповідальність за порушення трудового законодавства, в тому числі і при веденні кадрового документообігу, - цивільно-правова, адміністративна і кримінальна.