Друк документів - це як набирати воду в крані: ми не замислюємося про те, звідки вона береться. Як вода необхідна людині для життя, так і друк є життєво важливою для бізнесу.
Для задоволення потреби у пресі різного роду документів можна встановити кілька недорогих персональних принтерів на робочих місцях співробітників. Але є й альтернатива - установка одного потужного принтера, підключеного до локальної мережі, який зможе забезпечувати потреби у пресі цілого відділу. Спробуємо розібратися, в чому переваги такого рішення.
Ціна і вартість обслуговування
Якщо розглядати варіант установки персональних монохромних лазерних принтерів, то витрати на придбання декількох моделей початкового рівня набагато менше, ніж ціна одного продуктивного мережевого друкувального пристрою, однак це ще не означає, що таке рішення більш економічно. Головним чином тому, що витрати на придбання принтера є лише незначною частиною загальних витрат на друк.
У міру здешевлення принтера збільшуються витрати на його експлуатацію. Наприклад, оригінальний тонер-картридж для такого принтера коштує приблизно третину від вартості всього пристрою. Таким чином, після придбання третього за рахунком картриджа експлуатаційні витрати вже перевищать ціну обладнання. Також варто враховувати, що і ресурс картриджів таких пристроїв досить невеликий. У більш продуктивних принтерах він в рази більше, тому витрати в розрахунку на одну копію виявляються значно нижче, ніж у персональних принтерів.
Оперативність і конфіденційність
Максимальна швидкість друку персональних принтерів рідко становить більше 12-18 стор. / Хв. Для порівняння, принтери компанії Océ забезпечують якісну двосторонню печатку зі швидкістю від 60 до 314 стор. / Хв. завдяки чому вони з легкістю справляються з усіма завданнями офісного документообігу великого відділу компанії.
Можливість розширення
Персональні принтери можна доповнити хіба що копиром і сканером. Важливою перевагою продуктивних мережевих принтерів, розрахованих на експлуатацію в середніх і великих робочих групах, є широкі можливості функціонального розширення: додаткові лотки для подачі паперу, пристрої фінішної обробки (брошюровщик, степлер, термобиндер, фальцювальний модуль). При покупці можна або відразу вибрати відповідну конфігурацію, або придбати базову модель і потім оснастити її додатковими модулями в міру необхідності. Таким чином, потужні принтери мають значно більшу гнучкість і розширюваністю в порівнянні з моделями початкового рівня.
Зручність адміністрування та обслуговування
При експлуатації в офісі декількох друкуючих пристроїв досить актуальними є питання адміністрування та технічного обслуговування. І в цьому сенсі принтери, підключені до локальної мережі, мають ряд переваг перед моделями персонального рівня. Простий приклад: принтером, підключеним до ПК, можна скористатися лише тоді, коли даний комп'ютер включений. Крім того, при друку об'ємних завдань, відправлених з інших робочих місць, значно зростає навантаження на процесор ПК - аж до повної неможливості використовувати його для виконання інших завдань. Мережевий принтер підключається безпосередньо до локальної мережі і доступний для використання незалежно від того, які комп'ютери включені в даний момент. Навантаження, пов'язана з обробкою документів, що друкуються, в цьому випадку лягає або на вбудований принт-сервер або на виділений сервер друку локальної мережі.
У комплекті з продуктивними мережевими принтерами поставляється програмне забезпечення, що дозволяє здійснювати моніторинг поточного стану витратних матеріалів, а також налаштування обладнання з віддаленої робочої станції. Адміністратор може встановлювати правила використання кожного з мережевих принтерів, дозволяючи або забороняючи групам і окремим користувачам друкувати на тому чи іншому пристрої.
За допомогою спеціальних програм можна організувати систему централізованого обліку витрат на друк. Подібні рішення дозволяють фіксувати деталі кожного відправленого на друк завдання (його обсяг, настройки друку, ім'я користувача) і на основі отриманих даних складати статистичні звіти, а також розраховувати витрати на друк протягом того чи іншого періоду. Крім того, в більшості подібних систем реалізована можливість автоматичного складання і відправки заявок на придбання витратних матеріалів, ресурс яких добігає кінця.
виграшної комбінації
Бізнес-модель комерційного банку NIBCapital орієнтована на пропозицію послуг в сфері корпоративних фінансів, ризик-менеджменту і інвестиційних рішень. У банку є представництва в Гаазі, Лондоні, Брюсселі, Сінгапурі, Кюрасо і в інших містах. Керівництво NIBCapital бачить тільки позитивні сторони в тому, що банк є «невеликим»: загальна кількість працівників становить близько 640 осіб. Те, що такий невеликий банк може похвалитися рейтингом АА, в фінансовому світі говорить багато про що.
Для модернізації своїх офісів керівництво NIBCapital прийняло рішення перейти від друку за допомогою персональних принтерів до централізованої організації документообігу. Так звані офісні осередки були трансформовані в групові приміщення, а персональні принтери замінені на цифрові продуктивні друковані системи: Océ VarioPrint 2090 і 2105 для друку ч. / Б. документації та Océ CPS 700 і CS 125 для кольорової. Завдяки реорганізації документообігу та впровадження високотехнологічних мультифункціональних принтерів NIBCapital вдалося досягти 20% -зниження витрат і багаторазового підвищення ефективності своєї діяльності.
Віжнанд Бросіус, який очолює відділ корпоративних послуг, так описує колишню ситуацію, класичну в усіх відношеннях: «Друк документів здійснювалася за допомогою 50-60 кольорових і чорно-білих принтерів, копії робилися на застарілих апаратах. Для довгих чорно-білих тиражів використовувався централізований принтер, довгі тиражі в кольорі віддавалися на аутсорсинг. Доставкою займалася кур'єрська служба, а й співробітники здійснювали досить велику частину цієї роботи ».
Модернізація, також включала перепланування офісів і перенесення всіх комунікацій, зайняла близько восьми місяців. Більшість персональних принтерів, а також застарілих копірів замінили на сучасні друковані МФУ, підключені до корпоративної мережі. Співробітникам надали доступ до високопродуктивним чорно-білим системам для виконання об'ємних завдань друку, а доступ до кольорових системам надали тільки керівникам відділів.
У звіті про результати NIBCapital принаймні в двох показниках видно вплив виробленої модернізації: по-перше, повідомляється про підвищення коефіцієнта ефективності; по-друге, на 20-25% вдалося знизити витрати на документообіг. Не менш цікавими виявилися результати впровадження кольорових систем друку. Банківські послуги необхідно продавати, що передбачає підготовку якісних презентацій. З новими принтерами у NIBCapital з'явилася можливість друкувати якісні кольорові документи, не користуючись сторонніми послугами.