Організація і проведення нарад

Підписує запрошення керівник.

У тексті запрошення слід вказати тривалість наради.



Секретар складає список розсилки запрошень



3. Уточнення списку учасників.

3. Уточнення списку учасників.

За 5-6 днів до початку наради секретар перевіряє список учасників.

4. Підготовка матеріалів для розгляду на нараді: основного повідомлення, довідково-інформаційних матеріалів, проекту рішення.

На цьому етапі необхідно уточнити з керівником регламент проведення наради: початок, закінчення, максимальний час для доповіді і виступів.

Найважливіше місце в підготовці наради займає складання проекту рішення з обговорюваного питання чи проектів підсумкових документів.

Всі передбачувані до наради документи повинні бути зібрані не менш ніж за 48 годин і розіслані за 24 години до наради.



5. Організація робочої групи наради і розподіл обов'язків

Секретар продумує перелік робіт, які повинні бути виконані службами організації при підготовці наради.

За переліком робіт створюється робоча група, розподіляється, хто із співробітників яку роботу виконує, і на якому етапі.

При підготовці великих нарад з великою кількістю учасників слід закріпити відповідальних за його проведення наказом керівництва.



6. Визначення фінансових витрат:

оренда приміщення і демонстраційних засобів,

покупка канцелярського приладдя,

організація кави-паузи,

розмноження інформаційних матеріалів і т.д.



7. Проведення організаційних заходів:

Розміщення учасників. Замовлення готелю.

замовлення транспорту

Зустріч, реєстрація учасників.

Організація кава-паузи.

Організація культурно-масових заходів.

Закупівля канцелярських приналежностей, води, квітів.

Технічне обслуговування наради.



4. Обслуговування нарад.

В обслуговування наради входить:

Зустріч учасників наради.

Реєстрація учасників наради.

Контроль за часом ведення наради.

Документування наради.

Прийняття рішення.



Зустріч учасників наради.

При проведенні наради з обмеженим числом учасників секретар зустрічає їх перед входом в приміщення, де буде проходити нарада, вітає кожного і запрошує пройти на нараду.

При проведенні наради з великим числом учасників один співробітник зустрічає учасників при вході в будівлю, вітає, вказує, де роздягнутися, куди пройти, а інший з організаторів зустрічає учасників при вході в зал наради.

Часто організація зустрічі буває складною. Кого-то треба зустріти в аеропорту, іншого на ж / д вокзалі або автовокзалі, в день наради заїхати за учасником в готель і т.д. Тому процедура зустрічі повинна бути продумана до дрібниць і детально розписана між членами робочої групи: хто, кого, коли і де зустрічає.



Реєстрація учасників наради.

Реєстрацію учасників починають за 30 хвилин до початку наради, її проводять, як правило, перед приміщенням.

У тих випадках, коли склад учасників відомий, рекомендується проводити реєстрацію по заздалегідь віддрукованим списками. Цей список використовується і для розсилки матеріалів і запрошень.

Реєстрація дозволяє до моменту відкриття наради знати кількість і склад присутніх.





За 5 хвилин до початку секретар оголошує про те, що нарада починається.

Якщо на нараді присутні гості, їх слід проводити в зал і посадити на перших рядах. Решта учасників розміщуються довільно.



Контроль за часом ведення наради.

Нарада повинно починатися точно в призначений час.

Бажано відразу узгодити з учасниками правила спільної роботи:

  • регламент виступів
  • перерви
  • Час закінчення наради


Якщо секретар бере участь в нараді, то в його обов'язки входить:

Роздача матеріалів учасникам наради

Добірка документів для керівника

Повідомлення керівнику про тих, хто запізнився.

Повідомлення про учасників наради, які просять слова

Попередження про настання часу перерви



Документування наради.

Стенограма і фонограма - це дослівна запис всього, що говорилося на нараді, тобто всіх виступів, запитань, відповідей, реплік.

Для ведення стенограм і розшифровки фонограм потрібні спеціальні працівники: стенографістки, діктофоністкі

Це досить дорогий вид документування нарад. Його доцільно вести лише для найбільш важливих заходів або в тому, випадку, коли заздалегідь передбачається публікація матеріалів наради.



Ведення протоколу.

У протоколі повинно бути зафіксовано:

назва наради;

дата, час і місце проведення;

ПІБ присутніх і тих, хто не зміг бути присутнім;

питання порядку денного;

огляди, пропозиції та ідеї з кожного питання;

прийняті узгоджені рішення;

намічені заходи, прізвища відповідальних виконавців.

За підсумками наради секретар оформляє і підписує у голови протокол.



Протоколи діляться на короткі та повні.

Протоколи діляться на короткі та повні.

В ході засідання можна скласти лише чернетка протоколу.

У 3-5-денний термін протокол уточнюється, редагується і оформляється.

Якщо до протоколу додається стенограма, про це робиться запис після першої частини протоколу: «Засідання стенографуватися. Стенограма додається ».

Повністю підготовлений протокол підписується головою і секретарем наради.

При складанні протоколу важливо, щоб забезпечувалася його юридична повноцінність, яка визначається наявністю всіх необхідних реквізитів, їх правильним оформленням і суворої достовірністю інформації.

Протокол вважається остаточно оформленим після того, як до нього буде докладено всіх відносяться до наради документи і матеріали.



Протоколи формуються в справи разом з документами, створеними в процесі підготовки засідання:

порядком денним

запрошенням

списками учасників засідання

списком запрошених

доповідями або тезами виступів

довідковими матеріалами з обговорюваних питань

проектами рішень і підсумкових документів (всі по одному примірнику).



Прийняття рішення

Рішення можуть вироблятися двома шляхами:

Спеціально вибрана комісія з підготовки рішення заздалегідь складає його проект і зачитує, а учасники наради вносять свої корективи і приймають проект рішення за результатами голосування.

Голова зборів підводить підсумки обговорення і формулює рішення; після прийняття рішення голосуванням визначається особа (група осіб), які здійснюють контроль за виконанням прийнятого рішення.



Після закінчення наради секретар:

передруковує виправлений і доповнений текст рішення наради;

контролює терміни і якість передруку стенограм або магнітофонного запису;

встановлює контакти і підтримує зв'язок з тими учасниками наради, які повинні відредагувати тексти своїх виступів або взяти участь у виконанні деяких рішень наради;

організовує замовлення на розмноження матеріалів в розмножувальної бюро чи друкарні;

погоджує з керівником і складає список осіб або організацій, яким необхідно направити матеріали наради;

організовує разом з працівниками експедиції розсилку матеріалів наради.



Питання для самоперевірки:

Яка роль секретаря в процесі підготовки і проведення оперативних нарад?

Виділіть типи нарад і назвіть їх цілі.

У чому відмінність формальних та неформальних нарад?

Що повинно бути зафіксовано в протоколі наради?

Які обов'язки секретаря після закінчення наради?

Перерахуйте і розкрийте етапи підготовки наради з великою кількістю учасників.

Перерахуйте і розкрийте етапи обслуговування наради.



Практичні завдання:

Складіть і оформите текст запрошення на нараду.

Складіть і оформите протокол наради.


Схожі статті