Підписує запрошення керівник.
У тексті запрошення слід вказати тривалість наради.
Секретар складає список розсилки запрошень
3. Уточнення списку учасників.
3. Уточнення списку учасників.
За 5-6 днів до початку наради секретар перевіряє список учасників.
4. Підготовка матеріалів для розгляду на нараді: основного повідомлення, довідково-інформаційних матеріалів, проекту рішення.
На цьому етапі необхідно уточнити з керівником регламент проведення наради: початок, закінчення, максимальний час для доповіді і виступів.
Найважливіше місце в підготовці наради займає складання проекту рішення з обговорюваного питання чи проектів підсумкових документів.
Всі передбачувані до наради документи повинні бути зібрані не менш ніж за 48 годин і розіслані за 24 години до наради.
5. Організація робочої групи наради і розподіл обов'язків
Секретар продумує перелік робіт, які повинні бути виконані службами організації при підготовці наради.
За переліком робіт створюється робоча група, розподіляється, хто із співробітників яку роботу виконує, і на якому етапі.
При підготовці великих нарад з великою кількістю учасників слід закріпити відповідальних за його проведення наказом керівництва.
6. Визначення фінансових витрат:
оренда приміщення і демонстраційних засобів,
покупка канцелярського приладдя,
організація кави-паузи,
розмноження інформаційних матеріалів і т.д.
7. Проведення організаційних заходів:
Розміщення учасників. Замовлення готелю.
замовлення транспорту
Зустріч, реєстрація учасників.
Організація кава-паузи.
Організація культурно-масових заходів.
Закупівля канцелярських приналежностей, води, квітів.
Технічне обслуговування наради.
4. Обслуговування нарад.
В обслуговування наради входить:
Зустріч учасників наради.
Реєстрація учасників наради.
Контроль за часом ведення наради.
Документування наради.
Прийняття рішення.
Зустріч учасників наради.
При проведенні наради з обмеженим числом учасників секретар зустрічає їх перед входом в приміщення, де буде проходити нарада, вітає кожного і запрошує пройти на нараду.
При проведенні наради з великим числом учасників один співробітник зустрічає учасників при вході в будівлю, вітає, вказує, де роздягнутися, куди пройти, а інший з організаторів зустрічає учасників при вході в зал наради.
Часто організація зустрічі буває складною. Кого-то треба зустріти в аеропорту, іншого на ж / д вокзалі або автовокзалі, в день наради заїхати за учасником в готель і т.д. Тому процедура зустрічі повинна бути продумана до дрібниць і детально розписана між членами робочої групи: хто, кого, коли і де зустрічає.
Реєстрація учасників наради.
Реєстрацію учасників починають за 30 хвилин до початку наради, її проводять, як правило, перед приміщенням.
У тих випадках, коли склад учасників відомий, рекомендується проводити реєстрацію по заздалегідь віддрукованим списками. Цей список використовується і для розсилки матеріалів і запрошень.
Реєстрація дозволяє до моменту відкриття наради знати кількість і склад присутніх.
За 5 хвилин до початку секретар оголошує про те, що нарада починається.
Якщо на нараді присутні гості, їх слід проводити в зал і посадити на перших рядах. Решта учасників розміщуються довільно.
Контроль за часом ведення наради.
Нарада повинно починатися точно в призначений час.
Бажано відразу узгодити з учасниками правила спільної роботи:
- регламент виступів
- перерви
- Час закінчення наради
Якщо секретар бере участь в нараді, то в його обов'язки входить:
Роздача матеріалів учасникам наради
Добірка документів для керівника
Повідомлення керівнику про тих, хто запізнився.
Повідомлення про учасників наради, які просять слова
Попередження про настання часу перерви
Документування наради.
Стенограма і фонограма - це дослівна запис всього, що говорилося на нараді, тобто всіх виступів, запитань, відповідей, реплік.
Для ведення стенограм і розшифровки фонограм потрібні спеціальні працівники: стенографістки, діктофоністкі
Це досить дорогий вид документування нарад. Його доцільно вести лише для найбільш важливих заходів або в тому, випадку, коли заздалегідь передбачається публікація матеріалів наради.
Ведення протоколу.
У протоколі повинно бути зафіксовано:
назва наради;
дата, час і місце проведення;
ПІБ присутніх і тих, хто не зміг бути присутнім;
питання порядку денного;
огляди, пропозиції та ідеї з кожного питання;
прийняті узгоджені рішення;
намічені заходи, прізвища відповідальних виконавців.
За підсумками наради секретар оформляє і підписує у голови протокол.
Протоколи діляться на короткі та повні.
Протоколи діляться на короткі та повні.
В ході засідання можна скласти лише чернетка протоколу.
У 3-5-денний термін протокол уточнюється, редагується і оформляється.
Якщо до протоколу додається стенограма, про це робиться запис після першої частини протоколу: «Засідання стенографуватися. Стенограма додається ».
Повністю підготовлений протокол підписується головою і секретарем наради.
При складанні протоколу важливо, щоб забезпечувалася його юридична повноцінність, яка визначається наявністю всіх необхідних реквізитів, їх правильним оформленням і суворої достовірністю інформації.
Протокол вважається остаточно оформленим після того, як до нього буде докладено всіх відносяться до наради документи і матеріали.
Протоколи формуються в справи разом з документами, створеними в процесі підготовки засідання:
порядком денним
запрошенням
списками учасників засідання
списком запрошених
доповідями або тезами виступів
довідковими матеріалами з обговорюваних питань
проектами рішень і підсумкових документів (всі по одному примірнику).
Прийняття рішення
Рішення можуть вироблятися двома шляхами:
Спеціально вибрана комісія з підготовки рішення заздалегідь складає його проект і зачитує, а учасники наради вносять свої корективи і приймають проект рішення за результатами голосування.
Голова зборів підводить підсумки обговорення і формулює рішення; після прийняття рішення голосуванням визначається особа (група осіб), які здійснюють контроль за виконанням прийнятого рішення.
Після закінчення наради секретар:
передруковує виправлений і доповнений текст рішення наради;
контролює терміни і якість передруку стенограм або магнітофонного запису;
встановлює контакти і підтримує зв'язок з тими учасниками наради, які повинні відредагувати тексти своїх виступів або взяти участь у виконанні деяких рішень наради;
організовує замовлення на розмноження матеріалів в розмножувальної бюро чи друкарні;
погоджує з керівником і складає список осіб або організацій, яким необхідно направити матеріали наради;
організовує разом з працівниками експедиції розсилку матеріалів наради.
Питання для самоперевірки:
Яка роль секретаря в процесі підготовки і проведення оперативних нарад?
Виділіть типи нарад і назвіть їх цілі.
У чому відмінність формальних та неформальних нарад?
Що повинно бути зафіксовано в протоколі наради?
Які обов'язки секретаря після закінчення наради?
Перерахуйте і розкрийте етапи підготовки наради з великою кількістю учасників.
Перерахуйте і розкрийте етапи обслуговування наради.
Практичні завдання:
Складіть і оформите текст запрошення на нараду.
Складіть і оформите протокол наради.