Організація контролю передбачає з'ясування його призначення і сутності, виділення видів контролю та характеристика їх специфіки, визначення етапів контролю.
Контроль у виробництві являє собою одну із загальних функцій, характерних будь-якому підприємству. Призначенням контролю, по - перше є своєчасне фіксування відхилень від норм і внесення змін в ході роботи, виправляючи допущені помилки; по-друге, формування зворотного зв'язку, який коригує наші дії в зв'язку зі змінами, які неможливо врахувати на шляху до поставленої мети. У зв'язку з цим необхідно виявити сутність поняття «контролю».
За допомогою контролю проводиться оцінка ступеня досягнення організацією своїх цілей, і необхідна коригування намічених дій 18.
В сучасних умовах є кілька підходів до розкриття сутності контролю.
Більшість вчених розглядає контроль як процес забезпечення досягнень підприємством своїх цілей. Інші вчені, такі як Кіллен, приймають єдину контролю як порівняння нормативів з отриманими результатами.
Встановлення нормативів або стандартів вони відносять до планування, а коригування - в функції організації, керівництва і мотивації. 19
А.Файоль під контролем розуміє підтвердження того, що все йде згідно із затвердженим планом. В останній період з'явився психологічний підхід до поняття «контролю», відповідно до якого контроль-це професійна послуга, яку керівник організації надає працівнику. Відповідно до цієї точки зору контроль двічі мотивований, тому що охороняє організацію від незапланованих витрат і працівників від збитків.
Виділяють три види контролю за часом їх проведення:
Різноманітність підходів до поняття контролю пояснюється тим, що контроль як функція менеджменту можна розглядати окремо від планування, організації, мотивації і психологічних аспектів. Виділяють вхідний, поточний і вихідний контролі. Вхідний контроль передбачає контроль трудових, матеріальних і фінансових ресурсів. Контроль трудових ресурсів спрямований на визначення освіти, стажу роботи, кваліфікації персоналу. З цією метою проводяться співбесіди, встановлюється необхідність навчання працівників, розробляється план підвищення кваліфікації працівників. Вище проведені заходи дозволяють скоротити термін адаптації та підвищити ефективність роботи персоналу. Поточний контроль передбачає виявлення відхилень від запланованих показників і коректування фактичних показників. Поточний контроль має зворотний зв'язок, згідно з яким керівництво коригує дії організації при зміні зовнішніх і внутрішніх умов праці. 20
Поточний контроль включає види контролю персоналу. До них відносять: бесіду, тотальний, прихований, епізодичний, випробувальний контролі. Під час бесіди керівник дає можливість підлеглому перевірити себе у вірності виконання своєї роботи і своєчасно внести відповідні корективи. Під час бесіди ліквідується невизначеність, яка може привести до конфліктів і помилок в роботі. Проведення бесіди вимагає підготовчої роботи керівника. Перш за все збирається інформація про співрозмовника: його настрій, матеріальне забезпечення, методи полегшення виконання ним завдання. Підготовка окремих фраз зможуть зняти напругу під час бесіди, дратівливість робочого, його невіра в справедливість. Для встановлення контакту керівнику слід уважно, терпляче, не перебиваючи, вислухати співрозмовника.
Для проведення ефективної бесіди керівнику необхідно визначити тип співрозмовника. Вся сукупність співрозмовників ділиться на чотири типи. Перший тип «душа нарозхрист». Представник цього типу відвертий. Іноді навіть шкодить собі. Він охоче і з задоволенням йде на контакт. Про цих людей кажуть «що на умі, те й на язиці». Другий тип - «собі на умі». Він демонструє обережність. Висвітлюючи події, працівник намагається не висловлювати своє підношення до них, оцінює їх у нейтральному дусі. Перш ніж щось сказати, він зважує всі «за» і «проти». Третій тип - «чего изволите?». Такий співрозмовник намагається підлаштуватися під співрозмовника. При цьому наявність корисного мотиву не обов'язково. Цей індивід звик бути «веденим». Почуття особистої відповідальності за свої вчинки розмито, або не розвинене. 21
Четвертий тип - «фантазер». Цей співрозмовник, не переслідуючи ніяких особистих цілей, зображує події, або говорить про свою роль в них, як підказує уявлення дуже часто базується на емоціях. Таким чином, перший тип відрізняється безпосередністю, простотою в спілкуванні. Другий - обережний і розважливий, вміє управляти собою. Третій - неврівноважений, підлеглий. Четвертий - суб'єктивний, емоційний, непрактичний. За результатами бесіди оцінюють її ефективність на основі існуючих тестів, які відтворюють настрій керівника на бесіду, обліку стану і настрою співрозмовника, наявність сторонніх перешкод, відхилення на другорядні проблеми, прояв твердості на завершальному етапі і інші. Випробувальний контроль нового працівника мотивує його доброякісної високо продуктивністю роботи і творчим ставленням до неї. Прихований контроль рекомендується тільки в окремих випадках. Він створює напругу в колективі і не мотивує його на продуктивну діяльність. Епізодичний контроль призводить до того, що хтось розслабляється, хто мучиться питанням, яка причина викликала проведення контролю.