Етапи процесу контролю і їх завдання
У процесі контролю є три чітко помітних етапу: вироблення стандартів і критеріїв, зіставлення з ними реальних результатів і прийняття необхідних коригувальних дій. На кожному етапі реалізується комплекс різних заходів.
Встановлення стандартів - це перший етап процедури контролю який демонструє, наскільки близько, по суті, злиті функції контролю і планування. Стандарти - це конкретні цілі, прогрес у відношенні яких піддається зміні. Їх вибору і визначенню надається велике значення, і це не випадково, так як їх величина - це важлива точка відліку для кожної організації. Ці цілі явно виступають з процесу планування. Всі стандарти, які використовуються для контролю, повинні бути вибрані з численних цілей і стратегій організації.
Цілі, які можуть бути використані в якості стандартів для контролю, відрізняють дві дуже важливі особливості. Вони характеризується наявністю тимчасових рамок, в яких повинна бути виконана робота, і конкретного критерію, по відношенню до якого можна оцінити ступінь виконання роботи. Конкретний критерій і певний період часу називаються показниками результативності. Показник результативності точно визначає те, що має бути отримано для того, щоб досягти поставлених цілей. Подібні показники дозволяють керівництву зіставити реально виконану роботу із запланованою і відповісти на такі питання: «Що ми повинні зробити, щоб досягти запланованих цілей? «І« Що залишилося не зробленим? »
Організації мають досить багато цільових установок, які важко або навіть неможливо виміряти за допомогою кількісних показників і цифр. Як приклад можна привести такі, як створення сприятливого клімату в колективі, поліпшення системи взаємовідносин по вертикалі влади, задоволення від роботи, більш уважне ставлення до партнерів і т.п. У таких випадках компанії нерідко вдаються до виявлення думки трудового колективу, проводять обстеження, інтерв'ю та використовують не прямі, а непрямі вимірювачі. Наприклад, стан морального клімату в колективі може оцінюватися за кількістю конфліктних ситуацій або трудових спорів, ступінь задоволеності роботою - по динаміці звільнень і т.п. тоді стандарти набудуть кількісний вимір. Умовність таких вимірювань очевидна, так як на ці показники можуть впливати безліч різних чинників, в тому числі і не мають прямого відношення до стандартів. Наприклад, низький рівень звільнень може бути результатом високого рівня безробіття, а зниження числа конфліктів або трудових спорів може відображати ситуацію страху втратити єдину можливість роботи і т.д.
Суб'єктивний характер подібних цільових установок ускладнює процес порівняння, контролю і вимагає великого мистецтва від менеджера у виявленні справжніх причин виявлених відхилень. Але навіть при всіх недоліках непрямих вимірників вони необхідні, так як дозволяють відслідковувати процеси і своєчасно коригувати відхилення. А це краще, ніж прийняття рішень тоді, коли проявилися всі негативні наслідки некерованих змін.
Велике значення має вирішення питання про те, хто повинен встановлювати стандарти. Оптимальним вважається варіант, при якому в цьому процесі беруть участь працівники організації, що безпосередньо впливають на відповідні параметри. По-перше, тому, що сам факт їх участі призводить до підвищення зацікавленості в досягненні встановлених параметрів, а по-друге, при такому підході відбувається інтенсивний обмін знаннями та досвідом між менеджерами різних рівнів, що підвищує якість стандартів і планових установок.
Щоб реально впливати на поведінку людей, стандарти повинні бути напруженими, але досяжними. Як правило, такі стандарти мотивують людей, нереальні ж (занадто завищені або, навпаки, занижені і легко досяжні) розхолоджують, викликають неприязнь і негативно позначаються на результатах.
- Зіставлення результатів - другий етап процесу контролю і складається він в зіставленні реально досягнутих результатів з встановленими стандартами. На цьому етапі менеджер повинен визначити, наскільки досягнуті результати відповідають його очікуванням. При цьому менеджер приймає ще дуже важливе рішення: наскільки допустимі або відносно безпечні виявлені відхилення від стандартів. На цій, другій стадії процедури контролю дається оцінка, яка служить основою для рішення про початок дій.
Діяльність, здійснювана на цій стадії контролю, є найбільш помітною частиною всієї системи контролю. Ця діяльність полягає у визначенні масштабу відхилень, вимірі результатів, передачі інформації та її оцінці. Вимірювання результатів, що дозволяють встановити, наскільки вдалося дотриматися встановлені стандарти, - це найважчий і найдорожчий елемент контролю. Для того щоб бути ефективною, система вимірювання повинна відповідати тому виду діяльності, який піддається контролю.
Поширення інформації відіграє ключову роль в забезпеченні ефективності контролю. Для того щоб система контролю діяла ефективно, необхідно обов'язково довести до відома відповідних працівників організації як встановлені стандарти, так і досягнуті результати. Подібна інформація повинна бути точною, надходити вчасно і доводитися до відома відповідальних за відповідну ділянку працівників у вигляді, легко що дозволяє прийняти необхідні рішення і дії. Бажано також бути повністю впевненим, що ці стандарти добре зрозумілі співробітникам. Це означає, що повинна бути забезпечена ефективна зв'язок між тими, хто встановлює стандарти і тими, хто повинен їх виконувати.
Заключна стадія етапу зіставлення полягає в оцінці інформації про отримані результати. Менеджер повинен вирішити, чи та інформація отримана, і чи важлива вона. Важлива інформація-це така інформація, яка адекватно описує досліджуване явище і необхідна для прийняття правильного рішення.
- Дії - це третій етап. Менеджер повинен вибрати одну з трьох ліній поведінки: нічого не робити, усунути відхилення або переглянути стандарт.
- Основна мета контролю полягає в тому, щоб домогтися такого положення, при якому процес управління організацією дійсно змушував би її функціонувати відповідно до плану. Якщо зіставлення фактичних результатів зі стандартами говорить про те, що встановлені цілі досягаються, найкраще щось робити. В управлінні не можна, однак, розраховувати на те, що трапилося один раз, повториться знову. Навіть, найбільш досконалі методи повинні зазнавати змін.
- Система контролю, яка не дозволяє усунути серйозні відхилення перш, ніж вони переростуть у великі проблеми, безглузда. Проведена коригування повинна концентруватися на усуненні справжньої причини відхилення. В ідеалі стадія вимірів повинна показати масштаб відхилення від стандартів і точно вказувати його причину. Це пов'язане з необхідністю ефективної процедури прийняття рішень. Оскільки, однак, велика частина роботи в організації є результатом об'єднаних зусиль груп людей, то абсолютно точно визначити корені тієї чи іншої проблеми не завжди представляється можливим. Сенс коригування завжди полягає в тому, щоб відразу зрозуміти причину відхилення і добитися повернення організації до правильного образу дій.
Здійснення коригування може бути досягнуто шляхом поліпшення значення будь-яких внутрішніх змін чинників цієї організації, удосконалення функцій управління або технологічних процесів.
Не всі помітні відхилення від стандартів слід усувати. Іноді самі стандарти можуть виявитися не реальними, тому що вони ґрунтуються на планах, а плани - це лише прогнози майбутнього. При перегляді планів повинні переглядатися і стандарти. Стандарти, вимоги яких виконати дуже важко, фактично, роблять марними прагнення робітників і менеджерів досягти сформульованих цілей і зводять нанівець всю мотивацію. Як і у випадку з коригуючими діями різного типу, необхідність радикального перегляду стандартів (в сторону підвищення або зниження) може служити симптомом проблем, що виникли або в процесі власне контролю, або в процесі планування.
Перейти до завантаження файлу