Зазвичай роботу першого керівника з документами вибудовує особистий помічник. Саме від нього (а частіше - від неї) залежить, коли на стіл до директора потраплять і будуть розглянуті вхідні листи і коли виконавці отримають вихідні та внутрішні документи з підписом директора.
Правило, що діє завжди і скрізь: культура поводження з документами в організації залежить від того, як поводиться з ними перший керівник. Якщо він вважає, що з важливих питань потрібно дзвонити, а не писати, то помічник повинен налаштуватися на подолання серйозних перешкод при вибудовуванні системи діловодної роботи. Основною перешкодою буде сам директор, який щиро не розуміє, чому він повинен розглядати і підписувати щодня цілу гору паперів. Зазвичай цим грішать керівники- «технарі». Метод «боротьби» тут один - поступово і методично доносити до шефа, що робота з документами має не менше значення, ніж виробнича діяльність. Рано чи пізно директор «перевиховається» або, по крайней мере, змириться з цією нудною обов'язком, в крайньому випадку - передасть повноваження по розгляду і підписання іншим топ-менеджерам.
Збір і подача документів на розгляд
Як мінімум один раз в день директору на стіл потрібно класти папку «На підпис».
Збір документів на розгляд та підпис директора повинен відбуватися за мінімальної участі помічника. Найкраще використовувати звичайний лоток для паперу, який буде знаходитися у секретаря загальної приймальні або канцелярії (якщо вона є). Час від часу помічник особисто забирає накопичилася в лотку або йому приносить документи хтось із колег. Головне, щоб навіть відсутність помічника керівника не впливало на передачу співробітниками документів на підпис.
При невеликому обсязі документів подавати їх на розгляд можна один раз в день, в другій половині, за півтори-дві години до закінчення робочого дня. Все накопичене за день в лотку «на підпис» помічник попередньо уважно переглядає і відокремлює один від одного:
- вхідні документи;
- документи кадрового діловодства;
- внутрішні документи і проекти вихідних документів.
Залежно від діяльності компанії цей список може бути доповнений специфічної документацією: проектами, схемами і т.п.
Документи кадрового діловодства - це окрема, відмінна від управлінської, система документації. Накопичувати такі документи не можна, і підписувати краще в день створення, тим більше що ними часто оформляються грошові розрахунки з працівниками. Життя є життя, і якщо завтра керівник піде на лікарняний, то залишилися не підписаними документи з особового складу можуть створити для компанії зайві проблеми.
Чи враховувати передані керівнику на розгляд і підпис документи? Якщо так, то як?
Краще враховувати. На жаль, у помічника не завжди є на це час, але статистика невблаганна: чим більше документів надходить в приймальну, тим вище ймовірність того, що рано чи пізно один з них загубиться. За законом підлості це обов'язково буде щось дуже важливе і з працею підлягає відновленню.
Враховувати документи, передані директору на підпис, можна і вручну. Не обов'язково розробляти для цього спеціальну табличну форму, тим більше вигадувати окрему систему нумерації (останнє не тільки безглуздо, але і шкідливо), - досить товстою зошити і кулькової ручки. В зошит секретар коротко запише ідентифікаційні дані документа (або проекту документа), а коли директор поверне стопку паперів - відзначить кожну з них галочкою і вкаже, кому цей документ або проект переданий.
Якщо документ надійшов після того, як директор отримав свою папку «На підпис», то він буде чекати наступного дня. Цю позицію помічникові доведеться відстоювати жорстко, щоб привчити колег до дисципліни. Виконавці повинні знати: якщо документ повинен потрапити до директора сьогодні, то принести до приймальної його потрібно до 16 годин, і ні хвилиною пізніше. Це не примха помічника, а розпорядок робочого дня першої особи організації. Керівник не може відволікатися на кожен документ, в нормі він приділяє їм час один раз в день.
розгляд документів
Помічник повинен знати позицію директора з різних питань діяльності організації. Це один з маркерів його професіоналізму, адже грамотний помічник може передбачити думку свого шефа щодо будь-якого виробничого питання. Фундамент цього знання - спільний розгляд документів, під час якого помічник:
- отримує інформацію про всі актуальні проблеми й завдання організації;
- при необхідності в режимі реального часу отримує від керівника завдання, що зробити з того чи іншого питання;
- може негайно викликати або з'єднати директора з кимось із працівників, що значно прискорює вирішення поточних завдань;
- має час для того, щоб відзначити розглянуті директором документи в свого облікового зошита чи блокноті і тим самим гарантувати те, що вони не загубляться.
Передача документів виконавцям
Якщо є можливість, то постановку завдань, реєстрацію і передачу документів виконавцям помічник повинен делегувати діловода або іншим секретарям. Інакше в розпорядок робочого дня помічника утворюється значний перекіс у бік ДОУ, а ця діяльність (як би важлива вона не була) -лише одна зі складових його розкладу.
Розглянуті керівником документи можна розділити на дві частини:
1) ті, за якими потрібно поставити завдання виконавцям (можливо, взяти на контроль);
Ймовірно, багато хто з документів другої групи попередньо потрібно буде зареєструвати.
Пріоритет в обробці - за документами, які будуть поставлені на контроль і відправляться виконавцям в якості завдань. Документами іншої групи можна займатися, коли вдасться викроїти для них пару годин або за запитом виконавця, який став за переданим директору документом. Для документів, які готові і можуть бути передані виконавцям, рекомендується завести спеціальні лотки або шафа (полку) з секціями. Кожна секція буде відповідати конкретному структурному підрозділу, працівники якого самі приходять і забирають свої документи. Розташовуються такі шафи зазвичай в канцелярії або в спеціально обраному і обгородженому приміщенні компанії, де обмежений доступ сторонніх. У приймальні першої особи організації їм, звичайно, не місце.
Так чи терміново, як здається?
Взаємодія з канцелярією
Якщо помічник керівника не єдиний воїн на полях діловодства і в компанії є канцелярія або співробітник, який відповідає за прийом документів, дуже важливо визначити з ним порядок взаємодії в деяких ситуаціях, зокрема:
- при надходженні листа з терміном, який закінчується сьогодні або завтра;
- при надходженні термінового документа тоді, коли директор вже отримав свою папку «На підпис»;
- при короткостроковому або довгостроковому відсутності помічника.
Якщо керівників кілька ...
Поширена практика на російських підприємствах: на кілька топ-менеджерів доводиться всього один помічник, який повинен підтримувати документальне забезпечення діяльності кожного з них [1]. Вище ми описали приблизний сценарій поведінки помічника генерального директора. Якщо ж помічник один, а директорів кілька, то діяти доводиться по-іншому.
Пропонуємо помічникові згадати старий, кілька хамуватий, зате дієвий принцип: «Вас багато, а я одна». Тільки грамотний розподіл його сил здатне забезпечити виконання всіх функцій і нормальну роботу приймальні.
У цій ситуації помічникові рекомендується підійти до кожного з підопічних директорів і обумовити з ним бажану форму роботи. У кожного з керівників власний стиль управління: один звик починати щоранку з оперативної наради, за годину до якого він розглядає документи, що поступили, щоб можна було поставити всі питання підлеглим відразу ж на планерці. Другий живе у вічному цейтноті, і у нього немає цілої години на розгляд документів, зате він може підписувати по кілька документів протягом дня ... Всі ці особливості і вимоги потрібно зібрати і врахувати, після внести в єдиний графік передачі документів на підпис. Графік можна повісити на стіні в приймальні або в канцелярії - там, де стоять лотки або бокси для збору документів директорів цієї приймальні (див. Приклад).
Всі інші принципи роботи з документами тандему «директор-помічник» залишаються колишніми, і кількість директорів на одного секретаря вже не грає особливої ролі. Помічник повинен по мінімуму брати участь в зборі документів на розгляд / підпис і розподілі розглянутих справ і по максимуму - в самому процесі. На жаль, при роботі з кількома керівниками помічнику не вдасться бути присутнім при розгляді документів кожним з них - не може ж він роздвоїтися. Але якщо є можливість, то взяти участь потрібно, хоча б по черзі - щоб бути в курсі того, що відбувається і допомагати оперативно вирішувати питання.
Якщо помічник керівника спочатку працював з генеральним директором, а потім отримав інших «топів», що називається, в навантаження, то про пріоритети і говорити нічого: в першу чергу виконуються доручення генерального директора, а вже потім, за залишковим принципом, - його заступників або директорів за напрямками. Прострочення і брак часу помічника на всіх директорів тут неминучі, тому це не найефективніший спосіб організації роботи приймальної.
Вищий пілотаж - внести правила роботи з документами кожного з директорів в регламенти організації, як варіант - в інструкцію з діловодства, наприклад:
7. Прийом, обробка, реєстрація та розгляд кореспонденцію, що надходить
[...] 7.18. Зареєстровані СДОУ документи передаються на розгляд генеральному директору Товариства або директорам за напрямками діяльності Товариства (далі - Керівництву).
7.19. Передача документів на розгляд Керівництву здійснюється щодня:
- генеральному директору - щодня, не пізніше 16:00;
- заступнику генерального директора з правових питань - щодня, не пізніше 16:00;
- заступнику генерального директора з безпеки - щодня (внутрішні документи - не пізніше 10:00, вхідні - НЕ пізніше 17:00);
- директору по реалізації готової продукції - щодня, протягом дня;
- фінансовому директору - щодня, не пізніше 17:00;
- головному бухгалтеру - щодня, не пізніше 9:00;
- директору з виробництва - щодня, два рази: не пізніше 12:00 і не пізніше 17:00.
7.20. Документи, які потребують негайного розгляду, можуть бути передані Керівництву негайно після передачі в прийомну.
Наведемо блок-схему процесу передачі документів на розгляд керівнику. У умовної організації, в якій відбувається цей процес, крім помічника працює діловод. За відсутності діловода його функції виконує помічник.
