Особиста нота це документ дипломатичного листування в формі персонального службового листа. Вона іде або з питань важливого і принципового характеру, або стосується інформації про будь-якому великому подію. До таких, наприклад, може відноситься повідомлення послом інших послів про вручення їм вірчих грамот або сповіщення про прибуття в столицю країни перебування [1].
Особиста нота складається в першій особі від імені підписує ноту і починається зі звернення. Поширеною формою є: «Шановний пане Міністре», «Шановний пане Посол». Далі слід вступний комплімент, у вигляді слів подібних «Маю честь повідомити Вам, що ...». У змістовній частині ноти викладається суть затрагиваемого питання. Завершується нота формулою ввічливості, так званим, заключним компліментом. Його характер повинен враховувати принцип взаємності, що особливо важливо в разі написання відповіді на раніше отриманий документ. Поширений варіант подібний «Прошу Вас, .... прийняти запевнення в моєму глибокому до Вас повазі »[2] [3].
Особиста нота друкується на спеціальному нотному бланку з державним гербом і текстом під ним «Міністерство Закордонних Справ» або «Посольство». У верхньому правому куті особистої ноти проставляються місце і дата відправлення. За змістом, нота складається без зайвих фраз, коротко і ретельно редагується. Відправляється тільки з кур'єром [1].
Як правило, текст заключного компліменту пишеться від руки, причому часто пір'яний ручкою [3].