Різновидом листи-прохання є клопотання, яке містить прохання в наданні сприяння при вирішенні складних або спірних питань, наприклад:
У зв'язку з тим, що основна діяльність нашого підприємства - оптова торгівля, просимо дати дозвіл на використання тор-говой виручки на господарсько-операційні потреби, команди-ровочной витрати і видачу заробітної плати.
Листи-прохання припускають обов'язкову реакцію ад-ресатов у вигляді листів-відповідей.
Листи-відповіді за своїм змістом носять зави-сімий характер ініціативних листів, так як ТЕМА їх тексту вже задана і залишається викласти характер рішення поставленого в ініціативному листі питання: прийняття або відмова від пропозиції, виконання прохання. Відповідь завжди повинен бути викладений в конкретній і чіткій формі. Якщо лист містить відмову, він повинен бути добре аргументований.
Про якість продукції
Пропонована Вам магнітна стрічка, що випускається заводом, пройшла сертифікацію в Державному сертифікаційному центрі і визнана відповідною всім вимогам.
Додаток: Сертифікат відповідності на стрічку магнітну. Копія.
Найбільшу трудність викликає складання листа-отка через, що містить відхилення пропозиції. Такий лист складу-ляется за наступною схемою:
1) повторення прохання;
2) обгрунтування причини відмови, чому прохання не може бути задоволена або чому пропозиція не може бути прийнято;
3) констатація відмови або відхилення пропозиції.
У листах-відмовах не слід починати текст з формулюється-вки самого відмови, доцільніше спочатку викласти причини. В таких листах доречно застосовувати мовну формулу «утвер-дження через заперечення», наприклад: завод не заперечує; изда-будівництві не відмовляє; інституція не відкидає. Після таких конструкцій доречна прохання повідомити додаткові фак-ти, відомості, цифрові дані і т.п. щоб на їх основі згодом повернутися до розгляду питання. У листах-отка-зах рекомендується використовувати такі кліше: Ваше пред-ложение відхилено з таких причин; вважаємо за потрібне повідомити Вам; Ваша пропозиція, на жаль, не отримало під-тримки. Наведемо приклад тексту листа-відмови:
Ваше прохання про надання приміщення для обладнання офісу, на жаль, виконати не можемо через відсутність в на-варте час вільних площ. Пропонуємо повернутися до рас-смотрению даного питання на початку наступного року.
Повідомляємо, що завод «Труд» своєчасно отримав докумен-тацію на виготовлення дерев'яних формувальних опор для лиття. Документація включала 234 с. тексту і 2 додатки по 25 с. каж-дое. Висловлюємо велику подяку.
Супровідний лист складається для повідомлення адре-Сату про направлення будь-яких документів, матеріальних цінностей до основних-ностей, наприклад про відсилання контрактів, специфікацій, ка-талоге, зразків товару, вантажів. Ці листи виконують ва-жную функцію контролю за проходженням документів і вантажів, виконуючи разом з тим функцію ярлика. Їх складання припустимих лише в тому випадку, коли необхідно щось роз-нить або доповнити до доданим документам. вказати термін виконання, пояснити причину затримки, роз'яснити складні моменти і т.д. Текст супровідного листа зазвичай дуже короткий і складається з двох частин: в першій частині міститься повідомлення про запропонованому матеріалі, в другій - уточнюючі відомості. У супровідних листах завжди вживаються стандартні дієслова: направляємо, висилаємо, посилаємо, повер-щаем, докладаємо. В кінці тексту супровідного листа де-лается відмітка про контроль. Наведемо приклад зі-проводітельного листи:
Мета інформаційного листа - своєчасно Інформ-ровать інше підприємство або відповідну особу про свер-шівшемся факт або будь-якому заході. Для інформа-ційного листа достатньо підпису референта або секрету-ря. Однак в залежності від значимості подій, що викладають або фактів лист може бути підписано відповідною посадовою особою.
Обсяг інформаційного листа коливається від одного аб-Заца до декількох сторінок. Нерідко до інформаційних пись-мам вдаються з метою пропаганди діяльності окремих організацій, що випускається, видаваної літератури. В інформаційних листах використовуються такі кліше: сповіщаємо, що. ; повідомляємо, що. ; доводимо до Вашого відома, що. ; ставимо Вас до відома, що. і ін. Приклад тексту ін-формаційного листи:
Гарантійний лист складається з метою підтвердження певних обіцянок, умов, зобов'язань по будь-яким угодам. Гарантуватися можуть: своєчасна оплата виконан-ненной роботи, отриманого товару, оренди і т.п .; якість, термін виконання робіт і т.д. Цей документ має підвищену юридичну значимість, тому виклад тексту має бути гранично чітким і ясним. Бажано узгоджувати текст з юридичною службою. У листах використовуються сліду-ющие кліше: передоплату / оплату, якість виробів, терміни ви-конання робіт, відповідність вимогам, надійність при експлуатації гарантуємо. Гарантійний лист підписує-ся керівником і головним бухгалтером, на ньому ставиться пе-чати. Приклад тексту гарантійного листа:
У тексті листа необхідно вказати вид і назва ме-роприятия, його програму, час і місце проведення. Наведемо приклад тексту листа-запрошення:
Листи-нагадування направляють тоді, коли не вдається з по-міццю переговорів або особистого контакту отримати необхід-мий відповідь або домогтися прийняття потрібного рішення. Лист нагадування, як правило, складається з двох логічних еле-ментів:
1) нагадування про необхідність відповіді;
2) нагадування про виконання прийнятих рішень, догово-тю і визначити заходи, які будуть вжиті в слу-чаї їх невиконання.
Позначка «вдруге», що міститься на полі листи, вказу-ет на те, що це нагадування. Приклад листа-нагадування:
Останнім часом стали часто використовуватися листи-бла-годарності. У них міститься подяку за пропозицію, своєчасний відповідь, участь в заході, якісно ви-конання роботу, наприклад:
Лист-запит - це комерційний документ, представля-ющий собою звернення особи, яка бажає укласти угоду (покупця до продавця, імпортера до експортера), з проханням дати детальну інформацію про товар і направити пропози-ня на поставку товару (прохання продавця до покупця).
Службовий лист, що містить запит, має наступну структуру:
• обгрунтування актуальності запиту;
• очікуваний результат, якщо запит буде задоволено;
Текст листа-запиту про фінансове становище фірми, як правило, містить гарантії дотримання конфіденційності. Приклад тексту листа-запиту:
З огляду на важливість зміцнення зв'язків підприємства з угледів-буває районами, просимо Вас вивчити можливість участі Вашого підприємства у виконанні замовлень (перелік проблем при-покладається).
Лист-пропозиція (оферта) - це заява продавця, експортера про бажання укласти угоду із зазначенням її конк-ретних умов. У реченні звичайно вказуються Наиме-вання і кількість товару, послуг, умови платежу, термін по-ставки, рід упаковки і інші умови угод.
Останнім часом широкого поширення набуло пись-мо - пропозиція про спільну співпрацю. Текст листа складається з двох частин: викладу суті питання і пропозиції про співпрацю. Звернення перед текстом вживається не завжди. Приклад тексту листа - пропозиції про спільне спів-співробітництві:
Приклад відповіді на пропозицію (акцент):