Просте лист - це малооб'ємний документ, в якому розглядається тільки одне питання.
Складне лист - багатоаспектний документ, в якому розглядається кілька питань. Такий лист може складатися з двох і більше сторінок. Однак, яким би лист не було, в ньому проглядається проста структура - три частини. У першій наводяться мотиви підготовки листа, посилання на факти і події, рішення вищестоящих організацій та інші аргументи, які послужили підставою для складання документа. У другій частині викладаються висновки, прохання, пропонуються рішення. У третій - може формулюватися очікуваний результат, констатувати відмову, відхилення пропозиції і т. П.
В окремих випадках листи можуть містити тільки перші дві частини, іноді тільки другу частину.
Наведемо для прикладу структуру листи-прохання:
1) Викладається причина, яка викликала необхідність звернення з проханням.
2) Викладається суть прохання.
3) Наводиться очікуваний результат від задоволення прохання.
Тексти складних багатосторінкових листів можуть розбиватися на розділи, пункти, а при необхідності і на підпункти. Слід вказати на важливість поділу тексту за допомогою абзаців - відступів в рядку при початку нової змістовної частини документа. Правильна розбивка тексту на абзаци полегшує його читання і розуміння.
На закінчення підкреслимо, що для сучасної ділової переписки характерна підготовка простих листів, в яких зазвичай розглядається одне питання.
Лист, як правило, не повинно займати більше однієї сторінки формату А4.
Специфіка ділового стилю письма
На додаток до викладеного наведемо ряд особливостей, специфічних рис, характерних для ділового стилю письма.
Текст листа викладається в оповідної манері, як правило, при прямому порядку слів у реченні, з включенням складноскорочених слів (держкомітет, ВАТ «Саратовгаз», ГіпродорНІІ і т. П.) І абревіатур (ГОСТ, ПК та ін. См. П. 4.5 ).
Стиль письма відрізняється частим вживанням віддієслівних іменників, отименних прийменників (на підставі, в відношенні, відповідно до, в силу, з метою, за рахунок і ін.), Складних спілок (внаслідок того що; з огляду на те що, у зв'язку з тим що ; в силу того що і т. п.), а також словосполучень-зв'язок, що з'єднують пристрій частин складного пропозиції (на випадок, якщо.; на тій підставі, що.; з тієї причини, що.; з тією умовою, що .; таким чином, що.; ту обставину, що.; той факт, що. і ін.).
Ще одна специфічна особливість ділової мови - обмежена сполучуваність слів, що виявляється в обмеженій можливості слова вступати в смислові зв'язки з іншими словами.
Наведемо кілька прикладів точного поєднання слів між собою:
ініціатива - брати на себе, виступати з, підтримувати, виявляти, розвивати, стримувати, втрачати, поступатися;
податок - стягувати, обкладати, платити, знижувати, скорочувати ',
обов'язок - покладати, виконувати, виконувати, нести, звільняти від, розподіляти, відстороняти від;
керівництво - брати на себе, покладати, здійснювати, відстороняти від, підміняти, зміцнювати і т. д.
Характерною особливістю стилю ділового листа є широке вживання в текстах стійких (шаблонних, стандартних) мовних зворотів (моделей, формул, кліше). Наявність їх в діловій мові - наслідок чіткої регламентованості службових відносин, повторюваності управлінських процедур і тематичної обмеженості текстів документів.
Володіння діловим стилем - це багато в чому і є знання і вміння вживати мовні формули, моделі мовних зворотів.
Наведемо кілька стійких мовних зворотів, що пояснюють мотивування написання листа:
У порядку надання технічної допомоги.
Відповідно до протоколу.
На підтвердження нашої домовленості.
У зв'язку зі складною економічною ситуацією. і т.д.
Наступні варіанти є типовим «стандартним» початком листа-повідомлення:
Доводимо до Вашого відома, що наш завод припинив виробництво комбайнів «Нива» колишньої конструкції.
Сповіщаємо Вас, що ми скоротили на місяць термін поставки запитаних Вами виробів.
У відповідь на Ваш запит, ставимо Вас до відома.
Відповідно до протоколу про взаємні поставки. і т.д.
А ось приклади стандартних мовних конструкцій, що виражають прохання, вимога, побажання:
Переконливо просимо Вас.
Звертаємося до Вас з проханням.
У відповідь на Ваш лист просимо Вас.
Настійно вимагаємо виконання прийнятих Вами зобов'язань.
Висловлюємо впевненість в тому, що.
Висловлюємо задоволення з приводу Вашого листа і висловлюємо надію на.
Типовими мовними зворотами, використовуваними в супровідних листах, є, наприклад, такі:
При цьому направляємо (висилаємо, надсилається) Вам.
Згідно з доданим списком висилаємо окремим пакетом.
Одночасно з цим листом надсилаються.
На наш жаль, ми змушені повідомити, що якість поставленого Вами товару не задовольняє вимогам.
Як заключних можуть виступати наступні фрази:
Просимо Вас не затримувати відповідь.
Просимо вибачити нас за затримку з відповіддю.
Розраховуємо, що наші зауваження будуть враховані.
Після отримання листа просимо повідомити телексом підтвердження.
Запевняємо Вас, що ми негайно зв'яжемося з відповідними організаціями з приводу.
Запевняємо Вас, що ми зробимо термінових заходів для виправлення становища.
Крім типового характеру, деякі мовні формули заключних фраз виступають також в якості юридично значимих компонентів тексту. Наприклад, в гарантійному листі:
Гарантуємо повернення кредиту в сумі. в термін до.
Оплату гарантуємо. Наш розрахунковий рахунок.
Або в листі-претензії:
в іншому випадку Вам будуть пред'явлені штрафні санкції.
Слід сказати, що наведений як приклад набір мовних формул, моделей, кліше міг бути дан в значно більшому обсязі, проте замінити професіоналізм, внутрішній такт і об'єктивність укладача в оцінці конкретної управлінської ситуації він все ж не зможе. Потрібні практика, досвід, які приходять з часом.