Особливості прийому та розміщення туристичних груп
Розглянемо особливості реєстрації туристських груп і іноземних туристів.
Попереднє замовлення місць дає можливість заздалегідь підготувати номери до заселення, спланувати роботу адміністраторів і підношувачів багажу. Напередодні заїзду групи адміністратор заповнює картку підготовки і заселення номерів (картку броні).
При попередньому замовленні дані про клієнта уже відомі із заявки на бронювання. Адміністратор уточнює номер заявки, вибирає необхідний модуль у комп'ютерній системі, і проводить реєстрацію. Від гостя потрібно лише підписати реєстраційну картку.
Процес реєстрації гостей без попереднього бронювання займає більше часу, іноді до 5-ти хвилин. В даному випадку адміністратор враховує характер розміщення, необхідного гостю. Крім того, в процесі спілкування з гостем потрібно обговорити такі питання, як вартість номера, терміни розміщення, порядок оплати. Під час цього обговорення працівник готелю, володіючи основами психології, задає і інші питання, які дозволяють судити про платоспроможність гостя. Нормальним для більшості готелів є прохання до гостя показати його кредитну картку, яка є свого роду гарантією його платоспроможності. У тому випадку, якщо клієнт є володарем золотої картки однієї з провідних кредитних компаній, таких як "Америкен експрес", "Віза" або "Майстер кард", цього виявляється цілком достатньо, щоб не турбуватися про оплату.
При поселенні туристської групи до готелю її керівник пред'являє адміністраторові направлення туристської фірми (документ, що підтверджує право проживання даної групи в готелі і гарантує, що оплата зроблена) і список групи, оформлений відповідно до вимог паспортного режиму.
Адміністратор повідомляє номери кімнат, які заброньовані для даної групи.
Туристи з групи розміщаються звичайно у двомісних номерах, і тільки для керівника групи надається одномісний номер. Всі туристи заповнюють анкети, в графі мета приїзду слід писати - туризм. Адміністратор заповнює групове дозвіл на поселення за безготівковим розрахунком, де вказуються номери кімнат, в яких будуть жити туристи.
Кожному гостю адміністратор виписує візитну картку. Рахунок за проживання при реєстрації групи не виписують, тому що оплата здійснюється за безготівковим розрахунком.
Процес реєстрації іноземних туристів зовсім інший, так як для в'їзду в країну їм потрібна віза (спеціальний дозвіл уряду на в'їзд-виїзд, проживання або транзитний проїзд через її територію), яка трохи ускладнює обслуговування і вимагає дуже уважного ставлення. Так як після прибуття в пункт призначення в'їжджає зобов'язаний протягом трьох діб, виключаючи свята і вихідні дні, представити свій паспорт для реєстрації.
Для того щоб готель мав право самостійно реєструвати іноземних громадян, слід отримати ліцензію на міжнародну туристичну діяльність.
Під час реєстрації в готелі адміністратор звертає увагу на термін дії візи, проставляє в візі реєстраційний номер гостя, назва готелю і дату реєстрації. У деяких готелях іноземні громадяни не заповнюють анкету. В рахунок іноземця включається державне мито в розмірі 20% від мінімального розміру оплати праці (МРОТ), якщо це перший пункт реєстрації після перетину кордону.
При реєстрації адміністратор в першу чергу повинен зробити ксерокопію паспорта іноземного гостя, його міграційної карти і візи. Також обов'язково потрібно звернути увагу на дату в'їзду гостя в країну, тому що за законом іноземний громадянин зобов'язаний зареєструватися в країні прибуття протягом доби з моменту в'їзду в неї. Якщо цей закон їм порушений, то готель не має права його реєструвати і розміщувати. В іншому випадку на готель накладається грошовий штраф. Після того, як ксерокопії зроблені, адміністратором заповнюється повідомлення про прибуття іноземного громадянина, який складається з основної і відривний частин. Основна частина повідомлення разом з оригіналом міграційної карти передається в Федеральну міграційну службу (ФМС). Всі дані заносяться в журнал обліку анкетних даних для іноземних клієнтів. Відривна частина повідомлення знаходиться в готелі до від'їзду гостя, після його виїзду вона також передається в ФМС.
Таким чином, до операційного процесу прийому та розміщення туристів належать такі етапи: попереднє замовлення місць у готелі (бронювання); прийом, реєстрація та розміщення гостей; надання послуг проживання і харчування (прибирання номера); надання додаткових послуг котрі живуть; остаточний розрахунок і оформлення виїзду. Для того щоб самостійно реєструвати іноземних громадян, готелі необхідно отримати ліцензію на міжнародну туристичну діяльність. Іноземний громадянин для розміщення в готелі повинен мати національний закордонний паспорт і візу.
Висновки по першому розділі
У цьому розділі ми розглянули поняття і функції служб прийому і розміщення туристів в готелі, особливості прийому і розміщення туристичних груп і іноземних туристів.
Можна виділити основні служби, наявні в будь-якому готелі: адміністративно-управлінська служба; служба прийому і розміщення; служба обслуговування номерного фонду; служба громадського харчування; комерційна і фінансова служби; інженерно-технічна служба; допоміжні і додаткові служби.
Ми розглянули служби прийому і розміщення гостей. Цю службу можна представити у вигляді наступних етапів: попереднє замовлення місць у готелі (бронювання); прийом, реєстрація та розміщення гостей; надання послуг проживання і харчування (прибирання номера); надання додаткових послуг котрі живуть; остаточний розрахунок і оформлення виїзду.
Виділили два можливих виду зустрічі гостей в аеропорту чи на вокзалі (на далеких підступах) і біля входу в готель або в вестибюлі (на ближніх підступах).
Розрізняють два типи клієнтів, які прибувають для реєстрації. Одні з них заздалегідь забронювали місця в готелі, інші - ні. Поселення в готель клієнтів по броні в автоматизованих готелях займає кілька хвилин. Клієнтів без броні поселяють довше, зазвичай це займає до 5-ти хвилин.
Іноземний громадянин для розміщення в готелі повинен мати національний закордонний паспорт і візу.