Визначення мети листи
Функціональне призначення ділових листів як елемента ділової комунікації, полягає в досягненні згоди між двома і великою кількістю партнерів (організаціями, установами, фірмами, окремими особами).
Офіційно-ділова сфера спілкування, функціональне призначення ділового листування визначають його особливості. Перш за все, це офіційність, обумовлена, по-перше, ситуаціями спілкування і, по-друге, характером відносин між партнерами.
в Письмовою ділового мовлення притаманне використання ситуаційних кліше, стереотипних виразів, фраз. Уніфікація ділового листування обумовлена вимогами економії мови і необхідністю полегшити процес обробки листів. "Марнотратство в словах означає марнотратство в доларах" - люблять підкреслювати американці.
У канцелярії Білого дому підрахували, що через недбале складання ділових листів американські компанії щотижня втрачають кілька мільйонів доларів.
Цікаво, що Рузвельт не приймав до читання офіційні папери, якщо текст стає перевищував половину сторінки, і вимагав "укласти" суть будь-якої проблеми, якою б вона не була важкою, в зазначені рамки ".
Ейнштейн у своєму зверненні щодо проекту створення атомної бомби зміг викласти прохання двома фразами: "Наполеон відкинув звернення Фултока оснастити судна паровим двигуном і був розгромлений на море. З Америкою буде те ж саме, якщо Ви знехтуєте винаходами сучасної науки" [146].
в сучасних умовах комп'ютеризації діяльності підприємств, фірм і корпорацій в Україні цей факт навмисної еволюції американського ділового листа є переконливим доказом уніфікації та стандартизації письмового спілкування.
Отже, перед тим, як взяти ручку або включити персональний комп'ютер, варто усвідомити:
- який це буде лист - супровідний, лист-прохання, лист-повідомлення, лист-нагадування та ін .;
Відомий американський менеджер Лі Я кока в книзі "Кар'єра менеджера" відзначав, що підготовка ділового листа - це найкращий засіб пізнання таємниць менеджменту [161].
Чіткий порядок письмового викладу будь-якої ідеї тим самим є першим кроком до її втілення в життя. У розмові можна викладати різного роду недооформлені ідеї. Якщо ж думка викладається на папері, відбувається щось таке, що спонукає заглибитись в конкретні деталі. При цьому набагато важче ввести в оману самого себе, ніж когось іншого.
Письмова мова має свої сильні і слабкі сторони: Людині, безумовно, значно легше викладати свої думки усно, ніж письмово. Але дійсність вимагає, щоб всі вміли писати. Мета написання відома:
- привернути увагу до певної ситуації або проблеми;
- дати можливість легко зрозуміти написане;
- спонукати діяти так, а не інакше.
Це явна мета. Але є також мета, яку не бачить навіть той, хто пише лист. Ця мета - краще усвідомити проблему, скласти струнке логічне уявлення про свій задум.
Складання плану листи
Незалежно якою мовою готується лист, після того, як визначена мета листа, складається його план. Ретельно відбираються всі факти, які необхідно вказати. Текст листа будується з трьох основних частин:
заключна частина (подяка, прохання написати в разі, якщо щось залишиться незрозумілим тощо.).
o Вступну частину будують в залежності від мети написання листа. наприклад:
- Якщо лист носить лише інформаційний характер, то у вступі викладають історію створення організації, її розвитку та становлення, суть діяльності в цей час, наводять статистичні дані тощо. Наприклад: Ми повідомляємо, що наша компанія співпрацює з. (We wish to inform you that our company cooperates with.).
- Якщо необхідно пояснити питання, поставлені партнером, то, крім відповідей, висловлюється думка про можливість подальшої співпраці або про відсутність такої можливості, викладаються пропозиції. Наприклад: У зв'язку з Вашим запитом ми повідомляємо, що могли б надіслати групу фахівців. (In connection with your enquiry we are informing you that we could send a group of specialists.).
Велике значення має виклад основного матеріалу листа. Вся інформація повинна подаватися коротко, логічно, ясно. Але і надмірне захоплення лаконічністю не виправдане, оскільки веде до додаткових питань, пояснень і уточнень, що вимагає продовження листування. відтягує практичне вирішення питань.
- Якщо в листі призводять інструкції або рекомендації, краще визначати час їх виконання. Вирази типу в близькому майбутньому (in the nearest future) небажані.
В ході написання основної частини листа необхідно:
- проаналізувати всі аргументи, відмовитися, по можливості, від другорядного;
- згрупувати всі факти за обраним напрямом, підібрати заголовки до кожного розділу;
- написати кожен заголовок на окремому аркуші паперу, скласти в нього невеликі питання;
- обміркувати черговість викладу, користуватися принципом "від невідомого до відомого;
- не зупинятися на банальних речах: стислість - сестра таланту;
- використовувати графіки, схеми, таблиці і т. п;
- не нехтувати роботою над чернетками, текст повинен бути зручним для читання.
o Заключна частина листа також має свої варіанти. Тут традиційно викладаються надії на розвиток відносин і на те, що представлена в листі інформація буде взаємно корисною. Наприклад: Сподіваємося, що будемо підтримувати співпрацю, і запевняємо Вас. (We would like to maintain cooperation and assure you.),
- У разі подальшого розриву ділових контактів з партнером заключна частина листа може бути зведена до фрази: Одночасно свідчимо про нашу відкритість для ділового співробітництва в майбутньому (We simultaneously testify to our openess for business like cooperation in future.).
Таким чином, за негативним змістом листи партнеру дається можливість в разі зміни його позиції повернутися до ділової співпраці. Така відповідь буде більш ознакою ввічливості, ніж надією на співпрацю в подальшому, отже, етикету будуть дотримані.
в Випадку необхідності не соромтеся зв'язуватися з нашим представником В. Шамраєм і з'ясовувати всі питання, які будуть виникати (If necessary do not hesitate to contact with our representative (А. Shamray) and clear up all questions that arise with him.).
Стиль ділового листа
Термін "стиль" походить від грецького слова styloz (латинське - stilus). Так називали паличку для писання на покритих воском тонких дощечках. Один кінець палички був загостреним, їм писали, другий мав вигляд лопатки для розрівнювання воску, якщо написане витирали. "Найчастіше перевертай стиль!", - говорив учневі вчитель. Це означало: пиши і исправляй, змінюючи написане. Згодом цей вислів дістав переносне значення: "Працюй над стилем викладу".
тон листа
У діловому листі рекомендується використовувати нейтральний і позитивний тон, не допускати іронії, брутальності і тому подібне.
Від побудови фраз залежить результат ділового спілкування. Ще Френсіс Бекон стверджував, що вести діловий діалог в доброзичливому тоні важливіше, ніж вживати хороші слова і правильно розташовувати їх. Наприклад, замість того, щоб написати "Ми не розуміємо, чому Ви не сплатили рахунок", напишіть "Ми впевнені, що те, що Ви не сплатили - є випадковим дією" або замість "Ми не можемо оплатити, поки не отримаємо." Краще написати "Ми будемо раді оплатити, як тільки отримаємо.".
Доцільніше написати "Нам прикро дізнатися з Вашого листа, що." Замість "У нас Ваш лист, в якому ви заявляєте, що.".
Типи пропозицій ділового листа
Особа, яка не має досвіду ділового листування, має потяг до надмірно довгих речень, що заважає розумінню тексту. Коли людина читає фразу з 20 слів, вона повинна прочитати її ще раз.
Але і надмірна лаконічність заважає розумінню тексту або надає йому брутальності. Тому краще вживати різні по конструкції пропозиції.
в Наприкінці розділу хочеться нагадати, що, кати людина дотримується певної культури управлінського документування, правил підготовки документів, вводить в своє мовлення словосполучення з іншої мови, не руйнуючи граматичної основи і фонетичних особливостей української, оберігає її красу, користується її фразосполученням і багатством, це не викликає заперечень.
Варто пам'ятати, що милозвучність, лексичне і фразеологічне багатство, синтаксична гнучкість, величезні словотворчі можливості української мови отримали загальне визнання. У Парижі, наприклад, на Всесвітньому конкурсі краси мов, вона посіла третє місце після французької та перської.