Підбір та працевлаштування нових співробітників - процес трудомісткий і часто - витратний. Багато організацій знаходяться в постійному пошуку кадрів, в зв'язку з чим витрати по набору кадрів можуть скласти значну статтю витрат.
Крім того, завжди болючим залишається питання про кваліфікованості кандидатів, необхідності випробувань при прийомі на роботу, звільнення некомпетентних новачків. Буває і так, що організація потребує робочої сили, але не хоче "роздувати" штат, та й ведення великого обсягу кадрової документації може бути важко.
Облік витрат по набору кадрів
Звісно ж, що така точка зору не цілком обгрунтована, крім того, якщо ведеться постійний пошук працівників та ротація кадрів досить активна, можливість відстежити, хто саме з "новобранців" прийнятий тим чи іншим шляхом, тобто не завжди.
Приклад. Організація для найму персоналу користується послугами кадрового агентства. За кожного наданого кандидата організація платить агентству. Однак знайдений кандидат не підійшов і не буде прийнятий на посаду.
Якщо організація фактично не справила набір працівників, в тому числі і в результаті розгляду кандидатур, наданих спеціалізованими компаніями з підбору персоналу, то зазначені витрати не можна розглядати як економічно виправдані витрати і враховувати для цілей оподаткування.
В даному випадку витрати організації, пов'язані з оплатою послуг кадрового агентства по підбору кандидатур, які не підійшли організації, не повинні враховуватися для цілей оподаткування прибутку організацій.
Для цілей бухгалтерського обліку витрати з пошуку співробітників слід кваліфікувати як управлінські та відносити в повному обсязі на рахунок 26 "Загальногосподарські витрати".
Датою віднесення витрат до собівартості повинна бути дата укладення трудового договору з працівником, на пошук якого були витрачені кошти.
Випробування при прийомі на роботу
Якщо роботодавець вважав, що результат випробування незадовільний, то працівника можна звільнити до закінчення терміну випробування, попередивши його про це у письмовій формі не пізніше ніж за три дні з зазначенням причин, які послужили підставою для визнання цього працівника не витримав випробування. Виплата вихідної допомоги в цьому випадку не передбачена.
Причини звільнення обгрунтувати досить складно, якщо протягом іспитового строку ніяких претензій до компетентності або сумлінності, дисциплінованості працівника ніхто не пред'являв.
Рішення роботодавця працівник має право оскаржити до суду. Як правило, по суду в таких випадках працівникові вдається відновитися.
Можна рекомендувати обґрунтовувати звільнення результатами атестації, яку слід в цьому випадку проводити до закінчення випробувального терміну.
Прийом здобувача на стажування
Стажування здійснюється також з метою набуття професійних і організаторських навичок, набуття практичного досвіду.
Програма стажування може передбачати:
- самостійну теоретичну підготовку;
- придбання професійних і організаторських навичок;
- вивчення організації і технології виробництва, робіт;
- безпосередню участь у плануванні роботи організації;
- роботу з технічної, нормативної та іншої документації;
- виконання функціональних обов'язків посадових осіб (в якості тимчасово виконуючого обов'язки або дублера);
- участь у виробничих нарадах, ділових зустрічах і ін.
Основним регламентує документом для стажера є затверджена програма стажування, узгоджена з керівником організації, де вона проводиться.
Основним звітним документом є щоденник стажування (звіт про стажування). У щоденнику стажист дає коротку характеристику місця стажування, функцій організації і формулює особисті цілі стажування згідно з програмою.
В кінці терміну проведення стажування керівником організації (наставником) дається відгук (висновок) про її проходження стажистом.
Проведення стажування з метою підготовки майбутніх кадрів організації зазвичай безкоштовно (зі стажиста плата не стягується), хоча законодавчо не заборонено проведення платних стажувань. Безкоштовне стажування виправдана тим, що організація, перш ніж взяти співробітника в штат і почати виплачувати йому повну зарплату, може переконатися в його компетентності і підготувати його до роботи в необхідній області. У діловій практиці прийнято виплачувати стажисту стипендію. У випадках, коли стажування не має мети подальшого прийому на роботу, стипендія виплачується за рахунок коштів, що надійшли в оплату стажування. Якщо стажування є етапом, що передує прийому на роботу, стипендія може виплачуватися за рахунок коштів організації (виплата стипендії не обов'язкова). Розмір стипендії визначається угодою сторін і законодавчо не визначений. Також можливо забезпечувати іногородніх, іноземних стажерів гуртожитком за рахунок фірми - майбутнього роботодавця.
Ще одна альтернатива випробувального терміну - прийом особи, що шукає роботу, по учнівському договору з подальшим перетворенням її в трудовій.
Учнівський договір регламентується гл. 32 ТК РФ.
Розрізняють декілька видів учнівських договорів: вони можуть полягати як зі штатними співробітниками (паралельно з трудовими договорами, якщо, наприклад, роботодавець платить за отримання працівником вищої освіти), так і з особами, які шукають роботу з метою їх професійного навчання, підвищення кваліфікації, підготовки до укладення трудового договору (ст. 198 ТК РФ).
У першому випадку учнівський договір є додатковим до трудового договору, а в другому - самостійним цивільно-правовим договором (ст. 198 ТК РФ). У ст. 207 ТК РФ зазначено, що трудовий договір укладається з особою, які шукають роботу, вже після закінчення учнівського договору.
Договори лізингу персоналу повинні бути "знеособленими", тобто персональні дані наданої робочої сили в них відсутні: вказують лише професійні характеристики працівників.
За допомогою договорів лізингу можна вирішити проблеми сезонної потреби в робочій силі або не допустити перевищення облікової чисельності працівників, якщо вона чомусь обмежена особливостями фінансово-господарської ситуації фірми. Наприклад, для роботи з іноземними партнерами часто важливий такий показник ефективності діяльності організацій, як рентабельність персоналу, тобто прибуток, що припадає на одного співробітника. Прийняті по лізингу в їх число не входять, що дозволяє цей показник підвищити, підвищивши тим самим і інвестиційну привабливість юридичної особи.
Якщо організація планує в подальшому взяти на постійну роботу співробітника або укласти з ним безпосередньо цивільно-правовий договір, застосування на попередньому етапі лізингу персоналу щодо таких осіб дозволяє безболісно пропустити етап випробувального терміну, адже працівник на момент укладення з ним договору вже добре відомий наймачеві.
Якщо лізинговий персонал захворює, йде у відпустку і т.п. його відразу замінює інший, так як за договором придбання робочої сили кадровий склад найчастіше вторинний, а чисельність надаються працівників залишається постійною.
Проблемами лізингу персоналу залишаються істотне подорожчання витрат на робочу силу (маржа "лізингодавця" становить зазвичай 25 - 50% понад суму витрат на оплату праці та податки, що стягуються з заробітної плати), неможливість оформити за договором лізингу персоналу керівника організації (він обов'язково повинен складатися в її штаті), обов'язковість оформлення довіреностей на ім'я працівників, взятих по лізингу на виконання будь-яких доручень від імені замовника послуг (не будучи штатними співробітниками, ці громадяни можуть діяти від імені "ліз інгополучателя "тільки на підставі довіреності). Лізинговий персонал не може направлятися у відрядження, так як відрядити можна лише штатного співробітника (ст. 166 ТК РФ), проте в договорі лізингу може бути передбачено, що за завданням і за рахунок замовника робоча сила виїжджає на його об'єкти. У подібних випадках витрати потрібно буде включити в акт за договором за відповідний період і віднести за статтею витрат за договором.
Економічну виправданість звернення організації до лізингу персоналу можна обґрунтувати скороченням витрат на кадрову службу, економією витрат на охорону праці, винятком ризиків відповідальності за прийом на роботу іноземних громадян без дозволів на роботу і т.п.