Так як керівник організації (він же - головний бухгалтер) часто відсутня, він дав вказівку оформити довіреність і надати іншому працівникові право підпису таких документів: РКО, ПКО, касова книга, довідка-звіт касира-операціоніста.
Чи можливо підписання касових документів за дорученням? У разі підписання касових документів уповноваженою особою чи потрібно залишати в них слова «головний бухгалтер» ( «бухгалтер», «керівник») і міняти тільки прізвище?
З огляду на, що первинний обліковий документ повинен бути складений у момент здійснення операції, а якщо це не представляється можливим - безпосередньо після її закінчення, своєчасне і якісне оформлення первинних облікових документів, передачу їх у встановлені терміни для відображення в бухгалтерському обліку, а також достовірність які у них даних забезпечують особи, які склали та підписали ці документи (п. 4 ст. 9 Закону № 129-ФЗ), вважаємо, що при заповненні даних документів повинні стояти підписи саме тих осіб, які і буду т безпосередньо виконувати операції з приймання (видачі) грошових коштів, контролю правильності заповнення касової книги, по прийому і оприбуткуванню грошей по касі. При цьому в рядку «головний бухгалтер» (в рядку «бухгалтер», в рядку «керівник») повинна стояти підпис особи, яка виконує обов'язки головного бухгалтера (бухгалтера, керівника).
В силу п. 3 ст. 9 Закону № 129-ФЗ перелік осіб, які мають право підпису первинних облікових документів, стверджує керівник організації за погодженням з головним бухгалтером. Документи, якими оформляються господарські операції з грошовими коштами, підписуються керівником організації та головним бухгалтером або уповноваженими ними на те особами.
Згідно п. 8 Положення про головних бухгалтерів (затверджено постановою РМ СРСР від 24.01.1980 № 59; далі - Положення про головних бухгалтерів) на час відсутності головного бухгалтера (відрядження, відпустка, хвороба тощо) права і обов'язки головного бухгалтера переходять до його заступнику, а при відсутності останнього - до іншої службової особи, про що оголошується наказом по об'єднанню, підприємству, організації, установі.
Прибутковий і видатковий касові ордери
Таким чином, чинне законодавство допускає можливість підписання таких документів, як ПКО та ВКО, іншими уповноваженими особами, відмінними від головного бухгалтера, керівника.
Реалізуючи це повноваження, зазначені особи діють як посадові особи організації, які здійснюють дозвільні функції по відношенню до інших працівників організації. Повноваження посадової особи не може бути передано за дорученням, оскільки виконання посадових обов'язків передбачає особистий характер. Покладання обов'язків одного посадовця на інше можливо тільки на підставі наказу (іншого розпорядчого документа) по організації, тому для надання певного працівнику права підписання витратного (прибуткового) касового ордера довіреність не потрібна, а потрібен відповідний наказ або інший розпорядчий документ. Уніфікованої форми такого наказу не існує, тому він оформляється у вільній формі. Вважаємо, що поряд з наказом наявність довіреності не буде зайвим.
Касова книга і звіт касира-операціоніста
З форми касової книги КО-4 слід, що записи в касовій книзі і перевірку документів здійснює бухгалтер організації, про що робиться відповідний запис. Відповідно до п. 23 Порядку ведення касових операцій кількість аркушів у касовій книзі завіряється підписами керівника та головного бухгалтера цього підприємства. При цьому в Порядку ведення касових операцій прямо не сказано, що касова книга може бути підписана іншою уповноваженою особою.
Аналогічна ситуація складається і з довідкою-звітом касира-операціоніста. Однак, з огляду на положення п. 3 ст. 9 Закону № 129-ФЗ, п. 8 Положення про головних бухгалтерів, вважаємо, що в разі відсутності головного бухгалтера (керівника) підписати зазначені документи також можуть інші особи, уповноважені наказом.
Порядок заповнення форм
Таким чином, внесення додаткових реквізитів в форми з обліку касових операцій не допускається. Підпис головного бухгалтера (бухгалтера, керівника) є обов'язковим реквізитом ПКО, РКО, касової книги, довідки-звіту касира-операціоніста. Отже, видаляти або змінювати дані реквізити на будь-які інші не допускається.
Оскільки в документах з обліку касових операцій не допускається видалення окремих реквізитів, вважаємо, що в разі підписання касових документів іншою уповноваженою особою в графі «головний бухгалтер» ( «бухгалтер», «керівник») необхідно вказати не тільки його підпис і розшифрування підпису, але і найменування посади особи, яка підписала ці документи, реквізити документа (наказу), на підставі якого уповноважена особа наділена правом підпису первинних документів.