Time-менеджмент, планування робочого часу або управління робочим часом - важливий навик ділової людини. Успіх найчастіше сприймається як висока результативність і як досягнення значущих цілей. Але не варто забувати: час, витрачений з великою віддачею, - ще один ключовий критерій успішності.
Управління робочим часом може вирішити масу цілей і завдань, сучасний ритм життя змушує ставитися до часу з великою увагою, а модні і успішні коучери розробляють масу методик, підкоряють час діловому ритму життя. Але що дивно: багато хто з законів підпорядкування часу були відкриті і сформульовані в середині 20 століття, деякі і того раніше - сотню і навіть більше років тому, коли бізнес тільки починав заявляти про себе і ритм життя тільки почав прискорюватися.
Закон Паркінсона говорить: «Робота заповнює час, відпущений на неї». Цей афоризм іронічний, проте його правильність доводиться безпосередній життям. Спостерігаючи за собою, за своїми близькими, а потім і за роботою органів влади та офіційних установ англійський історик зауважив, що як в побуті, так і в суспільному житті людина готова витрачати час на марні справи.
Закон Паркінсона був сформульований істориком Сирілом Норткота Паркінсоном статті, надрукованій в британському журналі «The Economist» в 1955 році.
Якщо людина не обмежує себе тимчасовими рамками, він може виконувати роботу знову і знову, нескінченно виправляючи щось, коректуючи, шукаючи недоліки, як би прагнучи довести справу так абсолютної досконалості, діючи нема на результат, а занурюючись в процес.
Однак, дотримання цього закону не догма. Навпаки, завдання будь-якого успішного людини - подолати інерцію цього правила, підпорядкувати цей закон своїм планам і установкам.
Мета time-менеджменту - організація робочого часу, розстановка пріоритетів, контроль за часом і трата його раціонально.
Планування завжди складається з декількох рівнів:
- стратегічне глобальне (планування на кілька років, це сверхцель або надцілі, які ставить перед собою людина)
- стратегічне планування на рік або півроку (ті загальні завдання, які повільно, але вірно будуть наближати людини до його основної, головної мети)
- тактичне планування на місяць і на тиждень,
- тактичне планування на день.
До кожного з них пред'являються різні вимоги, методи time-менеджменту теж помітно відрізняються. Вони дуже індивідуальні і багато в чому формуються особистістю самостійно.
матриця Ейзенхауера
Планування на день теж, звичайно, індивідуально, проте в цьому випадку в діловій сфері накопичено великий досвід управління часом. Головний принцип щоденного time-менеджменту ґрунтується на так званій матриці Ейзенхауера.
36 президент США Дуайт Девід Ейзенхауер розробив матрицю пріоритетів, щоб оптимізувати своє завантажене робочий час. Він зрозумів: все справи, які необхідно виконати людині за день, можна умовно розділити на важливі і неважливі, термінові і не термінові. В результаті утворюється наступний квадрат з 4 зонами:
Найскладніше - розподілити всі обов'язки і турботи в ці 4 групи: зрозуміти, які справи насправді важливі, а які погані. На думку коучерів, важливі справи ті, що наближають нас до наміченої мети і пов'язані з плануванням на рік.
принцип Парето
Другий важливий принцип узгоджується з матрицею Ейзенхауера і був названий на честь соціолога Вільфредо Парето. Друга назва принципу - принцип 20/80, Парето ще в XIX в. зауважив: «20% зусиль дають 80% результату, а інші 80% зусиль - лише 20% результату». З цим дійсно важко сперечатися: велика частина зусиль не дає бажаних результатів. Однак прийняти цей факт як даність і застосовувати його не тільки до результатів, але і до витраченому часу, виявиться досить ефективним. Головне - знайти ці 20% важливої інформації з листа або ділової бесіди, які принесуть ці 80% результату. Протягом дня серед кругообігу справ виокремити ці 20% своїх планів, виконання яких принесе 80% успіху.
Слідство закону Парето: Зазвичай занадто складно і утомливо розбиратися в тому, що відбувається, а часто це і не потрібно - необхідно лише знати, працює ваша ідея чи ні, і змінювати її так, щоб вона запрацювала, а потім підтримувати ситуацію до тих пір, поки ідея не перестане працювати.
Ще один принцип time-менеджменту ґрунтується на фізіології людини і обліку його біоритмів. Протягом дня людський організм функціонує нерівномірно, крива біоритмів виглядає приблизно наступним чином:
Плануючи робочий день, важливо враховувати час високої працездатності і обов'язково залишати час для відпочинку і можливості розслабитися і відключитися, це дозволити позбутися негативних наслідків денного стресу.
Четвертий прінціппланірованія може здатися таким, що суперечить всьому, що було описано вище, але його дотримання сприятиме м'якому, спокійному відчуття плину часу, почуттю, що воно підвладне людині. План не може тяжіти над людиною: варіативність і гнучкість планування - може бути, найважливіша установка time-менеджменту. Цей принцип має на увазі вміння вчасно поміняти плани, вибудувати нові ланцюжки зв'язків між подіями. Практично це означає - фіксувати важливі і термінові справи як основні, що утворюють остов дня, залишаючи так звані буферні зони для можливих змін, нових обставин, непередбачених термінових справ.
Одним словом, продуктивність і зайнятість не можна змішувати, планування дозволить уникнути ситуацій брак часу і грамотно вибудувати пріоритети, від чого продуктивність робочого дня істотно збільшиться.
Насправді правил може бути стільки, скільки кожна людина може вибрати із запропонованого нижче списку.
Вольтер: Час досить довго для того, хто ним користується; хто трудиться і хто мислить, той розширює його межі.
- Правило розстановки пріоритетів. Поступово можна виробити навик при виникненні нових справ і ситуацій подумки привласнювати кожному з них статус з матриці Ейзенхауера: термінове - нетермінове, найважливіше - не дуже. Тоді пріоритети вишикуються автоматично.
- Правило обліку часу доби і біоритмів. Важливі і термінові справи планувати краще вранці. Їх виконання створюватимуть ситуацію успіху протягом робочого дня. Планування краще здійснювати з вечора: на думку психологів і коучерів, тоді підсвідомість за ніч саме оптимально вибудує розпорядок наступного дня.
Основними методами time-менеджменту є ведення записів, календарів, карт робочого дня. У цьому випадку за основу береться один або кілька принципів time-менеджменту: створюється загальна схема, шаблон, який може бути адаптований, використаний конкретною людиною для свого розпорядку і режиму дня.
Брайан Трейсі: Нарешті, таке спостереження: якщо вам належить «з'їсти» живу жабу, не варто довго сидіти і дивитися на неї. Шлях до досягнення високого рівня професіоналізму й продуктивності праці лежить через придбання стійкої звички вирішувати найважливіші завдання з самого ранку, не витрачаючи часу на інші проблеми. Вам необхідно навчитися «з'їдати жабу» першим справою, не пускаючись в попередні, нерідко пусті, міркування.
На додаток до цієї методики ще одна порада: щоб післясмак було ще приємніше, після жаби можна «з'їсти справа-десерт»: зробити щось приємне, улюблене, яке приносить задоволення і радість на робочому місці.
Цікава методика планування робочого дня запропонована Олександром і Дмитром Циглін, представниками школи Франкліна:
Об'єднуючи декілька методик і з огляду на якомога більше принципів і правил time-менеджменту, можна створити шаблон програми.
Важливо зрозуміти головне: перелік справ - це ще не план. Планом він стане тільки тоді, коли він зможе відповідати правилу Брайана Трейсі: «Плануванням передують правильні вчинки і запобігають погані».
Якщо витратити кілька хвилин, то буде ясно, які справи можна об'єднати в блоки, які справи надто глобальні, але важливі й нетермінові (їх, навпаки, розділити на «рівні скибочки»), які справи можна вважати «жабами», які стануть приємним і смачним «солодким». Можна зобразити їх на увазі схем або діаграм, можна пофарбувати в різні кольори.
Як видно, планування і дотримання намічених планів, здатність вчасно і безболісно їх скорегувати - вміння, яке формується легко, а його використання суттєво збільшить коефіцієнт корисної дії успішної людини.