Головна ідея матриці Ейзенхауера полягає в тому, щоб навчитися відрізняти термінові справи від важливих, а також відкинути заняття, виконання яких не приносить в наслідок ніякої користі.
Довідка. Дуайт Девід Ейзенхауер народився в Америці в штаті Техас в 1890 році. У 1944 році був призначений генералом американської армії. З 1953 по 1961 рр. займав пост президента США. Нерідко зустрічається в американській літературі під прізвиськом «Айк» ( «Ike»). Прожив 79 років.
Матриця і її суть
Матриця Ейзенхауера складається з 4-х квадрантів, що мають різну пріоритетність. Кожна справа, в залежності від його важливості та терміновості, можна вписати в один з них:
Квадрант A: важливе і термінове
До першого квадранта прийнято відносити найважливіші справи, виконання яких не терпить зволікань.
Квадрант B: важливе, але не термінове
До другого квадранта слід відносити важливі справи, які не потребують миттєвого виконання.
Квадрант З: трохи важливе, але термінове
До третього квадранта відносяться незначні справи, виконати які необхідно якомога швидше.
Квадрант D: чи не найважливіше і не термінове
До останнього, четвертого, квадранту відносять справи, від виконання яких можна відмовитися, так як вони не принесуть належної віддачі.
Розглянемо кожен квадрант матриці більш детально.
A: Важливе і термінове
В ідеалі цей квадрант має бути порожній, так як справи, які потрібно терміново зробити прямо зараз, - це, фактично, ситуація авралу. Причому найчастіше важливі справи стають терміновими через нашу ліні і нерозторопність. Звичайно, в реальному житті кожна людина хоча б іноді стикається з ситуацією авралу, але не можна жити в такому режимі кожен день!
Тому слід всіляко уникати появи справ в квадраті A. Для цього слід своєчасно виконувати справи з інших квадрантів. Як відомо, неприємності легше запобігти, ніж потім з ними боротися.
Якого типу справи можна віднести до квадранту A:
- справи, негайне невиконання яких призведе до неприємностей;
- справи, пов'язані з нашим здоров'ям;
- справи, невиконання яких віддаляє нас від поставленої раніше мети.
Наприклад, це може бути:
До речі, завдання з даного квадранта, які не потребують вашої безпосередньої участі, можна і потрібно делегувати.
B: Важливе, але не термінове
До завдань цього квадранта варто придивитися уважніше. Саме ці завдання принесуть найбільшу віддачу в майбутньому. Люди, які присвячують більшу частину часу виконання справ з цієї групи, досягають успіху частіше за інших. Крім того, рішення задач даного квадранта дозволяє проявити себе в повній мірі: відсутність поспіху дає можливість самостійно вибирати методи вирішення завдань і призначати прийнятні терміни.
Однак пам'ятайте, що справи з даного квадранта, невиконані своєчасно, можуть автоматично перейти в квадрант A. Ваше завдання - не допустити такого розвитку подій.
Приклади справ, які слід записувати в квадрант B:
- поточна (планова) робота по вашим проектам;
- планування нових проектів;
- оцінка отриманих результатів по проектам;
- відвідування спортивного залу для підтримки фізичної форми;
- вивчення іноземних мов;
- дотримання режиму харчування, підтримання здоров'я.
C: Термінове, але не важливе
Виконання справ, зібраних в квадраті C, рідко наближає нас до поставленої мети. Найчастіше термінові справи лише відволікають від робочого процесу і заважають зосередитися на дійсно важливих речах.
Дуже важливо не плутати термінові справи з квадранта C з важливими справами з квадранта A. Наприклад, керівництво доручило вам задачу з терміном «вчора», яка не має безпосереднього відношення ні до ваших основних посадових обов'язків, ні до ваших проектів. Таке завдання, хоч і повинна бути виконана терміново (все-таки завдання від керівництва), не може ставитися до квадранту A, так як ні на крок не наближає вас до ваших цілей.
Пам'ятайте про первинні цілях і, по можливості, намагайтеся не відволікатися на другорядні завдання.
У квадрант C можна записати наступні завдання:
- термінові, але не заплановані заздалегідь переговори (наради, зустрічі), які вам нав'язані і від яких ви не можете відмовитися;
- клопоти, що виникли раптово (наприклад, до вас несподівано нагрянули гості, і значить, вам потрібно терміново придумати, як їх розважати і чим пригощати);
- непередбачена прибирання або усунення наслідків будь-якої помилки (наприклад, ви випадково розбили вазу, і потрібно негайно позбутися осколків);
- інші заняття, які не наближають вас до досягнення мети.
D: Чи не терміново і не важливо
Як правило, завдання даної групи не приносять ніякої користі. У більшості випадків їх невиконання піде тільки на користь. Однак, найчастіше такі завдання цікаві і легкі для виконання, а тому повністю відмовитися від їх виконання складно.
Якщо не вдається повністю викреслити зі списку завдання групи D, то бажано хоча б приступати до їх виконання в останню чергу і виділяти на них обмежений час.
До завдань квадранта D відносять:
Як тільки ви навчитеся правильно розподіляти справи всередині матриці Ейзенхауера, ви вивільните чимала кількість додаткового часу і швидше прийдете до поставленої мети. Успіхів!