Можна виділити кілька основних підходів до визначення результативності діяльності організацій:
1. Розуміння результативності як міри досягнення мети організації. У цьому випадку важливо визнання динамічності цілей і відмінності між офіційними та оперативними цілями організації. Такий підхід виявляється ефективним, якщо організаційні цілі конкретні, вимірні і охоплюють широкий спектр діяльності організації.
2. Розуміння результативності як здатності організацій використовувати середовище для придбання рідкісних ресурсів. Одним з основних аспектів даної концепції є взаємозалежність між організацією і зовнішнім середовищем підприємства як форма обміну певними продуктами. На відміну від вимоги «максимізації», висунутого в інших підходах, дана методологія передбачає «оптимізувати» використання середовища.
3. Розуміння результативності як здатності організацій досягати
максимальні результати при фіксованих витратах або здатності мінімізувати витрати при досягненні необхідних результатів.
4. Розуміння результативності як здатності до досягнення цілей на основі хороших ( «здорових») внутрішніх характеристик. На думку прихильників цього підходу, ефективна організаційна структура підсилює задоволеність, відчуття гарантованості і контроль персоналу над діяльністю організації. Основний недолік даної концепції - надмірна увага до засобів досягнення цілей на шкоду оцінки результатів.
5. Розуміння результативності як ступеня задоволеності клієнтів і замовників. Даний підхід застосуємо в ситуації, коли потужні групи осіб поза організації здатні робити істотний вплив на її функціонування.
Відомий економіст Д. Синк під ефективністю організаційної системи розуміє результативність її функціонування, яка складається з наступних семи складових:
• дієвість - ступінь досягнення поставлених цілей;
• економічність - ступінь використання ресурсів;
• якість - ступінь відповідності специфікаціям і призначенням;
• прибутковість, або співвідношення між валовим доходом і сумарними витратами;
• продуктивність - співвідношення кількості вироблених продуктів до спожитим pecypсам;
• якість трудового життя - ступінь задоволення особистих потреб і запитів учасників виробництва в процесі трудової діяльності;
• впровадження нововведень як характеристика перетворення на науково-технічного потенціалу підприємства.
Виходячи з цього результативність системи оцінюється через систему показників, що відображають кожний з названих ознак. Даний підхід до розуміння сутності та оцінки ефективності системи набув широкого поширення в зарубіжних системах оцінки ефективності діяльності організації і детально вивчається в навчальному курсі «Управління продуктивністю».
Зіставлення запропонованих підходів з розумінням сутності результативності свідчить про багатозначності цього поняття. Загальним для всіх визначень є уявлення про ефективність як про здатність системи до досягнення цілей, в якості яких виступають задоволення інтересів замовників, оптимальне використання зовнішнього середовища, підвищення економічності, результативності системи і ін.
В силу відносної самостійності організацій формулюються нею мети мають подвійну природу.
Оскільки будь-яка організація є елементом більшої організаційної системи і діє в запропонованих їй рамках, частина організаційних цілей формується зверху. Їх можна розглядати як зовнішні цілі - обмеження або фактори - умови (наприклад, виготовлення виробів відповідно до графіка поставок або організація випуску продукції в кількості, зазначеній в заявці споживача і ін.). Зовнішні цілі характеризують ті властивості підприємства і середовища, які суттєво впливають на її діяльність і повинні бути враховані при оцінці ефективності.
Крім зовнішніх цілей організація має і власні внутрішні, або автономні, цілі. Внутрішні цілі, на відміну від зовнішніх, пов'язані з виконанням основних функцій органів. Залежно від ролі в процесі прийняття організаційних рішень внутрішні цілі можуть бути класифіковані на цілі-напрямки, які повинні бути досягнуті в якості результату, і умови, які визначаються як внутрішні цілі-обмеження. Цілями-напрямків можуть бути названі раціональна організаційна структура підприємства, досконала система оперативного планування і управління, синхронне виконання процесів і робіт і ін. До числа цілей-обмежень відносяться обмеження за ресурсами, витратами на реорганізацію процесів виробництва і ін.
отриманими результатами і витратами на їх досягнення. Якщо використовувати викладені положення в якості вихідних при визначенні сутності результативності, то можна зробити висновок, що діяльність організації може бути визнана ефективною при виконанні наступних умов:
• цілі в кожен даний момент часу розглядаються як тимчасові, рухливих, похідних від вимог, що пред'являються з боку як суспільства, так і самої організації;
• поставлені цілі успішно досягнуті: досягнення цілей виправдано затраченими на це засобами, необхідне співвідношення витрат і результатів діяльності виконано;
Дане визначення відображає і «внутрішню», і «зовнішню» сторони ефективності організацій, а саме раціональне використання організаційних ресурсів і досягнення результату з урахуванням зовнішніх чинників - умов функціонування організацій.
Як видно з моделі ефективності діяльності організації виробництва, представленої на рис. 1, підвищення організаційної ефективності можливе за умови, що діяльність організації здійснюється в напрямку досягнення мети, зафіксованої в правому верхньому кутку схеми, тобто якщо забезпечується зниження витрат і дотримуються умови, що відповідають потребам суспільного розвитку виробництва.
Для того щоб цілеспрямовано впливати на підвищення ефективності діяльності організації, необхідно мати чітке уявлення про фактори, що визначають її рівень.
Можна виділити три групи взаємообумовлених факторів результативності:
• загальносистемні чинники, що визначають передумови ефективного функціонування організації, до числа яких відносяться ступінь реалізації принципів діяльності організації, організаційна культура, обґрунтованість системи відбору та оцінки організаційних рішень, наявність організаційного механізму, що здійснює координацію і забезпечує взаємозв'язок часткових процесів;
• зовнішні чинники-обмеження діяльності організації виробництва, зумовлені закономірністю комунікативності систем, основними з яких є вимоги зовнішнього середовища, обмеження інвестиційних ресурсів;
• фактори управління розвитком організації - наявність програми розвитку організації виробництва, забезпеченість організаційними ресурсами.
За значущістю і силі впливу окремих факторів в їх числі можна виділити такі, які мають найсуттєвіший вплив на ефективність системи організації. Ці чинники можна назвати критичними. Ефективність діяльності організації в основному визначається саме критичними факторами, тоді як проміжні фактори лише трохи змінюють її параметри.
Наведемо характеристику основних критичних чинників.
Принципи діяльності організації є основою побудови
практичної роботи підприємства. Їх реалізація дозволяє підвищити результативність за рахунок узгодження і впорядкування зв'язків основних елементів і процесів виробництва, а також зв'язків організації з зовнішнім середовищем.
Організаційна культура є фактором, що дозволяє організації опосередковано впливати на ефективність прийнятих рішень. Існує тісна взаємозалежність між культурою організації і успіхом підприємницької діяльності. Всі успішні підприємства поряд з чітким уявленням про стратегію свого розвитку, гнучкою організаційною структурою і висококваліфікованими співробітниками володіють сильною культурою і особливим стилем, які разом сприяють досягненню високої ефективності організації. При виникненні проблем на підприємствах з розвиненою співробітники здатні оперативно приймати потрібні оскільки основоположні цінності організації сприймаються усіма працівниками.
Наявність організаційного механізму. здійснює координацію та забезпечує взаємозв'язок часткових процесів. Організаційний механізм характеризує суб'єкти виробництва і відносини, які встановлюються і підтримуються між ними в процесі виробництва, а також форми прояву цих відносин, систему організаційних норм і процедур. Наявність організаційного механізму дозволяє здійснювати цілеспрямовану роботу щодо впорядкування зв'язків і підвищенню рівня узгодженості процесів і робіт. Якщо зі зміною вимог навколишнього середовища число і характер взаємозв'язків елементів змінюються за умови збереження або підвищення організованості, то можна говорити про високу результативність функціонування організації. Привести ж організаційні відносини в певний порядок і забезпечити узгоджену роботу окремих ланок в мінливих умовах можна, лише маючи в своєму розпорядженні добре налагодженим механізмом координації.
Вимоги зовнішнього середовища характеризують суспільні потреби, конкретизовані у властивостях і обсягах виробництва продукції, терміни її поставки, а також обмеження, пов'язані з впливом на навколишнє середовище і можливостями матеріального виробництва. Дані вимоги необхідно враховувати при формуванні організаційних цілей і виборі шляхів їх досягнення, Якщо цього не відбувається, організація втрачає «суспільну» спрямованість і виступає як закрита система, яка реалізує свої власні цілі.
Обмеження інвестиційних ресурсів як фактор ефективності діяльності організації визначають можливість досягнення кінцевого результату, адекватного поставленим цілям з використанням наявних фінансових можливостей. У тому випадку, якщо організаційні проекти, концепції не мають необхідної фінансової підтримки. ймовірність їх практичної реалізації і отримання ефекту (а це визначальна умова ефективності) незначні.
Забезпеченість організаційними ресурсами. Ресурси організації дають уявлення про засоби організаційної діяльності. До складу цих засобів входять працівники, а також використовувані в практичної діяльності інформація, технічні засоби, інвестиції. Та частина організаційних ресурсів, яка задіюється в процесі організації, утворює сукупні витрати або витрати на організаційну діяльність. Висока результативність функціонування організації можлива при наявності необхідних ресурсів і зниження витрат на отримання необхідних результатів.
Програма розвитку організації виконує функції планування, контролю і регулювання її діяльності. Від того, наскільки досконалі методи планування і управління процесом розвитку організації, обґрунтовано напрями організаційної діяльності і чітко сформульовані цілі розвитку, багато в чому залежить вирішення проблеми підвищення організаційної ефективності.