Інвентаризація БСОпроводітся для перевірки фактичної наявності БСО і відповідності їх даними бухгалтерського обліку. У статті розкрито процес проведення ревізії БСО, наведено приклади розробки власного акту інвентаризації БСО і оформлення відсутнього бланка.
До бланків суворої звітності відносяться наступні документи: квитанції, бланки посвідчень, дипломів, ліцензій, запрошень, чекових, квитанційних книжок, страхових полісів, свідоцтв, сертифікатів, абонементи, квитки, путівки. Вони повинні бути надруковані друкарським способом, мати машиночитаемую шестизначну нумерацію, мати необхідний ступінь захисту і містити обов'язкові реквізити.
Чи можна вести облік інших БСО в електронному вигляді, дізнайтеся в цьому матеріалі.
Підприємства зобов'язані здійснювати контроль витрачання бланків за найменуваннями, серіями та номерами. Облік ведеться на позабалансовому рахунку 006 за кожним видом і місць зберігання в умовній оцінці. Акції, облігації та інші цінні папери, бланки трудових книжок повинні враховуватися таким же порядком.
Бухгалтер підприємства відбив цю операцію таким чином:
Дт 10 Кт 60 - 10 000 - прийняті до обліку документи за фактичною собівартістю виготовлення.
Дт 006 - 10 000 - отримані бланки відображені на позабалансовому рахунку.
БСО повинні зберігатися в умовах, які перешкоджають їх псування і розкрадання.
Як відбувається інвентаризація БСО
Провести інвентаризацію БСО потрібно перед підготовкою річної звітності, при виявленні розкрадання, псування БСО, в разі надзвичайних ситуацій, стихійних лих, при реорганізації або ліквідації підприємства. Також в обов'язковому порядку ревізія бланків проводиться при зміні осіб, на відповідальність яких надійшли документи.
Рішення про проведення інвентаризації БСО, прийняте виконавчим органом підприємства, оформляється розпорядчим документом.
Ознайомитися з правилами складання наказу, а також побачити зразки ви зможете в статті «Наказ про проведення інвентаризації - зразок заповнення».
Результати інвентаризації БСО можуть бути визнані недійсними, якщо не всі члени комісії, призначені наказом керівника, і особи, на відповідальність яких надійшли БСО, будуть присутні при інвентаризації.
В ході інвентаризації комісія здійснює перерахунок бланків документів, звіряє їх зі списком для встановлення їх фактичної наявності. Ревізія бланків здійснюється окремо щодо кожної особи, на відповідальність якого надійшли БСО.
Список бланків міститься в інвентаризаційного опису або акті. В одній з граф наводяться дані бухгалтерського обліку, а в іншій комісія записує фактичну наявність БСО.
Перерахунок бланків документів і їх звірка з даними обліку виробляються окремо по кожному виду БСО з урахуванням початкових і кінцевих номерів, а також за кожним місцем зберігання БСО.
За допомогою інвентаризації БСО перевіряється правильність даних поточного обліку і виявляються помилки, оприбутковуються невраховані БСО, контролюється їх збереження.
Інвентаризаційний опис і акт завіряються підписами комісії та особами, на чию відповідальність надійшли перевіряються бланки документів.
При виявленні розбіжностей складаються порівняльні відомості.
- наказ (постанова, розпорядження) про проведення інвентаризації (уніфікована форма інв-22);
- інвентаризаційний опис цінних паперів і бланків документів суворої звітності (уніфікована форма інв-16).
- акт інвентаризації готівкових грошових коштів (уніфікована форма інв-15);
- порівняльна відомість результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей (уніфікована форма інв-19).
Дізнатися про вимоги до самостійно розробленим формам первинних документів ви зможете з матеріалу «Первинний документ: вимоги до форми і наслідки її порушення».
Результати роботи комісії оформляються документами, оформленими в кількості 2 або 3 (якщо відбувається зміна матеріально відповідальних осіб) примірників.
Акт інвентаризації бланків суворої звітності: зразок
Акт інвентаризації бланків документів використовують для відображення результатів ревізії фактичної наявності бланків.
Підприємство може використовувати акт уніфікованої форми інв-15 або самостійно розроблений і затверджений керівником.
Для допомоги в розробці власної форми акта наводимо зразок.
Інвентаризаційний опис цінних паперів і бланків суворої звітності
При вказівці в обліковій політиці підприємства використання для оформлення результатів інвентаризації форми інв-16 відомості про бланках реєструються в цьому документі.
Як оформити результати ревізії ТМЦ в бухгалтерському обліку, дізнайтеся тут.
Як оформити відсутній БСО при інвентаризації
У разі, коли комісія розкрила недостачу бланків документів, слід з'ясувати причину, взяти пояснення з особи, на чию відповідальність надійшли документи. У разі необхідності на винних осіб необхідно накласти стягнення.
При інвентаризації БСО, що надійшли на відповідальність бухгалтера-касира Іванової Т. В. в ТОВ «Політ» виявлено недостачу одного бланка квитанції про оплату ветеринарних послуг.
ТОВ «Політ» для оформлення інвентаризаційних дій використовує бланки уніфікованих форм, про що міститься згадка в обліковій політиці організації.
Від бухгалтера-касира отримано пояснення про причини недостачі:
«Недостача одного бланка квитанції про оплату ветеринарних послуг виникла внаслідок його псування. Я невірно заповнила квитанцію, а потім знищила, що не склавши акт про списання бланка ».
Матеріально відповідальна особа Бухгалтер-касир Іванова Т. В. »
Рішення керівника ТОВ «Політ»: провести для бухгалтера-касира Іванової Т. В. інструктаж з обліку квитанцій на оплату ветеринарних послуг.
Якби бухгалтер-касир Іванова Т. В. втратила БСО, такий інцидент треба було оформити спеціальним актом. Як оформити акт про втрату БСО, узнайтездесь.
Інвентаризація БСО є необхідною умовою контролю їх надходження, витрачання та зберігання. Облік ведеться за видами, серіям, номерам, і кількості.