Законодавством РФ передбачено обов'язок організацій зберігати первинні облікові документи. Умови і процедури зберігання регламентуються цілим комплексом нормативних актів, які не завжди є об'єктом належної уваги бухгалтерів-практиків. Потрібно з'ясувати, які це документи, і які питання зберігання документації ними визначаються.
загальні положення
протиріччя
На перший погляд, може здатися, що процитовані норми суперечать одна одній. Справа в тому, що дані нормативні документи встановлюють положень, що діють в цілях різних галузей права - податкового і бухгалтерського.
З метою дотримання норм податкового законодавства документи повинні зберігатися 4 роки, з метою дотримання бухгалтерського - 5 років. Відповідно, загальний термін зберігання документів становить 5 років (якщо інше не встановлюється правилами організації державного архівної справи).
Порядок зберігання регламентується наступними документами:
Бухгалтеру-практику особливу увагу слід приділити Переліку
Перелік включає згруповані по розділах документи, що складаються при оформленні фактів господарського життя організацій і Вказівки щодо його застосування. У числі розділів, що виділяються в Переліку, зокрема присутній розділ 4 "Облік і звітність", що містить підрозділи 4.1. "Бухгалтерський облік і звітність" і 4.2. "Статистичний облік і звітність".
Особливо слід відзначити, що відповідно до статті 5 Закону № 125-ФЗ до архівних документів відносяться всі документи, незалежно від виду їх носія. Це означає, що розглядаються в даній статті приписи про порядок зберігання документів відносяться як до документів на паперових, так і на електронних носіях.
терміни зберігання
Терміни зберігання кожного виду документів визначені Переліком: 1 рік, 5 років, 75 років, постійно, до відпадання потреби, до заміни новим (новими). Більшість документів повинні зберігатися 5 років, ряд документів (річні звіти, документи про переоцінку основних засобів, паспорта угод та ін.) - постійно. Термін зберігання особових рахунків працівників - 75 років. Відмітки "до відпадання потреби" і "до заміни новим (новими)" означають, що ці документи мають лише практичне значення. За деякими з цих документів термін зберігання визначається самою організацією (але не може бути менше одного року), за іншими - не менше 5 років.
За деякими документами обчислення строку зберігання, названого в графі 3 Переліку, здійснюється з певного моменту, зазначеного в графі "Примітка": наприклад, за договорами про матеріальну відповідальність - 5 років після звільнення матеріально відповідальної особи, повідомлення (свідоцтва) про постановку на облік в податкових органах - 5 років після зняття з обліку і т.д.
У статті 22 Закону № 125-ФЗ вказані терміни тимчасового зберігання окремих видів архівних документів, що включаються до складу Архівного фонду Російської Федерації, відсутніх в Переліку (проектної документації по капітальному будівництву - 20 років, технологічної та конструкторської документації -20 років, наукової документації - 15 років, кіно- і фотодокументів - 5 років і ін.).
Документи постійного терміну зберігання зберігаються в організації
На базі Переліку велика організація, що має філії та складова специфічні документи, які знайшли відображення в Переліку, становить, як правило, власний перелік документів. У невеликих і середніх організаціях доцільно використовувати типовий Перелік.
Порядок зберігання документів
Первинні документи та звітність підлягають передачі в архів
Оброблені первинні документи поточного місяця повинні комплектуватися в хронологічному порядку за ознакою ставлення до певному обліковому регістру і супроводжуватися довідкою для архіву. Відповідно до пункту 6.4. Положення "Касові ордери, авансові звіти, виписки банку, з відносяться до них документами, повинні бути підібрані в хронологічному порядку і переплетені".
Збереження забезпечує головний бухгалтер
Видача документів, облікових регістрів, бухгалтерської звітності з бухгалтерії і з архіву організації працівникам інших структурних підрозділів, як правило, не допускається, а в окремих випадках може проводитися тільки за розпорядженням головного бухгалтера.
Поняття користувачів архівними документами визначається пунктом 19 статті 3 Закону № 125-ФЗ, відповідно до якого до них відносяться "державний орган, орган місцевого самоврядування або юридична або фізична особа, які звертаються на законних підставах до архівних документів для отримання і використання необхідної інформації".
Знищення або передача в архіви
Необхідно звернути увагу на те, що деякі документи (особові рахунки працівників, договори, угоди та ін.) В Переліку, крім вказівки терміну зберігання, позначені абравіатурой "ЕПК" (експертно-перевірочна комісія). Ця позначка означає, що "частина таких документів може мати науково-історичне значення і в установленому порядку повинна передаватися в державні, муніципальні архіви або зберігатися в організації".
Організації, які є джерелами комплектування архівів
До перших відносяться державні, муніципальні організації, документи яких надходять на зберігання до відповідних архіви в установленому порядку, а також недержавні організації, з якими укладені відповідні договори. До других відносяться "організації, документи яких не надходять на зберігання в державні, муніципальні архіви".
Після закінчення термінів зберігання в архівах організацій-джерел комплектування архівного фонду Росії документи, відібрані на державне та муніципальне зберігання, передаються до відповідного архіву.
Організації, документи яких прийому в державні та муніципальні архіви не підлягають - "знищують справи із закінченими за Переліком термінами зберігання без узгодження з архівними органами за умови упорядкування документів з особового складу за відповідний період» Знищення документів оформляється актом, затвердженим керівником організації. Знищення документів, мають за Переліком термін зберігання з відміткою "ЕПК", а також не передбачені Переліком, має узгоджуватися з архівними органом.
У разі пропажі або загибелі первинних документів керівник організації призначає наказом комісію з розслідування причин пропажі (загибелі). При необхідності для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони, державного пожежного нагляду, МНС і т.п.
Робота комісії повинна бути оформлена актом
Статтею 23 Закону № 125-ФЗ встановлюється, що "при реорганізації недержавних організацій умови і місце подальшого зберігання архівних документів визначаються засновниками цих організацій або органами, уповноваженими на те установчими документами". Цією ж статтею визначено, що при ліквідації організації їх документи, включені до складу Архівного фонду РФ, документи з особового складу, а також документи, строки тимчасового зберігання яких не закінчилися, передаються ліквідаційною комісією або конкурсним керуючим на зберігання до відповідного державного або муніципальний архів на підставі договору між вищевказаними сторонами.
Порядок вилучення документів
Витяг з документа "Первинні облікові документи можуть бути вилучені лише органами дізнання, попереднього слідства і прокуратури, судами, податковими інспекціями та органами внутрішніх справ на підставі їх постанов відповідно до законодавства Російської Федерації. Головний бухгалтер або інша посадова особа організації вправі з дозволу і в присутності представників органів, які проводять вилучення документів, зняти з них копії із зазначенням підстави і дати вилучення ".
Відповідальність за порушення законодавства про архівну справу
Статтею 27 Закону № 125-ФЗ встановлено, що "Юридичні особи, а також посадові особи і громадяни, винні в порушенні законодавства про архівну справу в Російській Федерації, несуть цивільно-правову, адміністративну та кримінальну відповідальність, встановлену законодавством Російської Федерації".
Звільнення від відповідальності
У деяких випадках організації можуть бути згідно зі статтею 111 НК РФ звільнені від відповідальності за пропажу або загибель документів внаслідок стихійного лиха та інших надзвичайних обставин (крадіжка, пожежа і т.п.). Однак слід мати на увазі, що вина організації у вчиненні правопорушення буде визначатися в залежності від вини її посадових осіб, дії (бездіяльності) яких стали причиною скоєння цього правопорушення.
Калькулятор вартості архівних послуг