Електронний архів
А хто відповідає за документи?
Як показала практика, питання про те "чи можна знищити" непотрібні "документи?", Виникає у керівників, які не знають, як правильно організувати знищення документів. Архів організації спільно з керівником несе відповідальність за втрату та несанкціоноване знищення документів. Недотримання умов забезпечення схоронності документів.
Санкції при несанкціонованому знищення документів
За несанкціоноване знищення документів постійного і тимчасового термінів зберігання накладаються штрафні санкції. Згідно зі статтею 120 Податкового кодексу, відсутність у платника податків первинних документів, або відсутність рахунків-фактур, або регістрів бухгалтерського обліку розцінюється як грубе порушення правил обліку доходів і витрат і об'єктів оподаткування.
Чи можна знижувати термін зберігання документів
Знижувати терміни зберігання, які встановлені Переліком, організація не може. Керівники зобов'язані забезпечити сувору збереження бухгалтерських документів. Можливо тільки законне знищення документів організації після закінчення терміну зберігання, а документи постійного зберігання та з особового складу передаються в державні архіви. Таким чином якщо Ви зіткнулися з цією проблемою, з метою запобігання несанкціонованому знищенню документів Ви повинні подбати про те, щоб довірити цю роботу професіоналам.
Порядок знищення документів наступний:
- В першу чергу потрібно провести експертизу документів і виділити документи постійного, тимчасового зберігання та документи, які не підлягають зберіганню (тобто ті, які повинні бути знищені).
- За результатами експертизи цінності документів в організації складаються описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акти про виділення до знищення справ, що не підлягають зберіганню (п. 2.4.1 Основних правил роботи архівів організацій).
- Папки з документами (справи), що підлягають знищенню, передаються на переробку (утилізацію). Передача справ оформляється накладною, в якій має бути вказано дату передачі документів, кількість квартир, що здаються справ і вага паперової макулатури.
- Навантаження і вивіз на утилізацію здійснюються під контролем співробітника, відповідального за забезпечення схоронності документів в організації. Такий порядок передбачений п. 2.4.7 Основних правил роботи архівів організацій. В кінцевому підсумку експертна комісія повинна зафіксувати правильний порядок знищення документів.