Всі організації незалежно від форм власності зобов'язані зберігати первинні облікові документи, регістри бухгалтерського і податкового обліку, а також бухгалтерську і податкову звітність протягом термінів, встановлюваних відповідно до законодавства РФ про архівну справу, але не менше п'яти років.
Термін зберігання бухгалтерських, податкових та кадрових документів
За термінами зберігання всі бухгалтерські документи можна умовно розділити на два види:
- документи з тимчасовим терміном зберігання (наприклад, 1 рік, 5 років, 75 років);
- документи, які повинні зберігатися постійно.
Контрольні касові стрічки, книги касира-операціоніста та інші документи, що підтверджують проведення грошових розрахунків з населенням, повинні зберігатися протягом термінів, встановлених для зберігання первинних облікових документів, але не менше п'яти років.
Згідно з пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ платники податків зобов'язані забезпечувати схоронність даних бухгалтерського та податкового обліку, а також інших документів, які необхідні для розрахунку і сплати податків, протягом чотирьох років. Крім того, протягом цього терміну необхідно зберігати документи, які підтверджують отримані доходи, вироблені витрати і сплачені податки.
Термін зберігання кадрової документації становить 75 років. До неї відносяться такі документи, як:
- накази, розпорядження керівника про прийом, звільнення, переміщення працівників, надання їм тривалих відпусток;
- особисті справи, особові картки працівників (у тому числі тимчасових працівників); особові рахунки або розрахункові відомості по нарахуванню заробітної плати;
- табелі та наряди працівників шкідливих професій;
- трудові договори (контракти) або трудові угоди, які не ввійшли до складу особових справ.
Організація зберігання і знищення документів
Організація може доручити ведення власного архіву спеціалізованої організації (приватному чи державному архіву). Для цього необхідно укласти спеціальний договір зберігання. У ньому вказується термін, протягом якого архів зобов'язується зберігати документи.
Якщо в установі вирішили самостійно їх зберігати, то необхідно розробити і прийняти відповідний внутрішній акт, який регулюватиме порядок організації зберігання документів. Наприклад, положення про зберігання документів, затвердженого наказом директора, в якому слід визначити:
- види документів, що підлягають обов'язковому зберіганню;
- структурні підрозділи, які будуть забезпечувати зберігання документів;
- порядок надходження документів на зберігання;
- терміни зберігання;
- порядок обліку та реєстрації надійшли на зберігання документів;
- заходи, що гарантують безпеку і конфіденційність містяться в них відомостей;
- порядок видачі зберігаються документів для роботи з ними;
- інші питання, що стосуються порядку зберігання документів.
Також необхідне створення відповідної архівної служби і закріплення за певним посадовою особою обов'язків по організації діяльності архіву.
Потім слід розробити положення про експертну комісію, яка буде проводити експертизу цінності документів, що утворилися в організації (п. 3.1 Вказівок * (1)). Положення затверджується керівником. Він наказом також затверджує склад експертної комісії.
До складу комісії включаються, як правило, найбільш кваліфіковані співробітники організації в кількості не менше трьох осіб. Крім того, до складу експертної комісії можна запросити архіваріуса з окружного архіву. Якщо вся робота з відбору документів для зберігання і знищення буде проходити в присутності працівника архіву, то неприємностей зі зберіганням документів в організації не буде.
Експертна комісія є дорадчим органом. Її рішення вступають в силу після їх затвердження керівником організації. При необхідності (якщо організація є джерелом комплектування державного або муніципального архіву) рішення комісії затверджуються після їх узгодження з відповідною архівною установою.
Основними завданнями експертної комісії є:
- організація і проведення експертизи цінності документів на стадії діловодства при складанні номенклатури справ і формуванні справ;
- організація і проведення експертизи цінності документів на стадії підготовки їх до передачі в архів організації;
- організація і проведення відбору та підготовки документів до передачі на постійне зберігання в державний чи муніципальний архів.
Комісія має право з метою реалізації покладених на неї завдань:
- в межах своєї компетенції давати рекомендації структурним підрозділам і окремим співробітникам організації з питань розробки номенклатури справ, формування справ у діловодстві, експертизи цінності документів, розшуку відсутніх справ постійного терміну зберігання та з особового складу, впорядкування і оформлення документів;
- запитувати від керівників структурних підрозділів письмові пояснення про причини втрати, псування або незаконного знищення документів постійного і довготривалого зберігання, в тому числі по особовому складу, пропозиції та висновки, необхідні для визначення термінів зберігання документів;
- заслуховувати на своїх засіданнях доповіді керівників структурних підрозділів про хід підготовки документів до передачі на зберігання в архів, про причини втрати документів;
- запрошувати на засідання комісії в якості консультантів і експертів фахівців структурних підрозділів, представників інших організацій;
- не брати до розгляду і повертати для доопрацювання неякісно і недбало підготовлені документи.
Експертиза цінності документів в організації проводиться щорічно працівниками структурних підрозділів спільно з експертною комісією під методичним керівництвом архіву організації. При її проведенні в структурних підрозділах здійснюються відбір справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання для передачі в архів організації, виділення до знищення справ за попередні роки, терміни зберігання яких минули. Документи, відібрані експертною комісією на постійне або тривале зберігання, описуються відповідно до правил роботи архівів організацій.
Акти про виділення документів із закінченим терміном придатності до знищення розглядаються і затверджуються керівником організації. Після цього документи, перераховані в них, відокремлюються від інших справ і зберігаються в спеціально відведеному місці до знищення. Справи, приготовані до знищення, передаються на переробку спеціалізованої організації або знищуються самою організацією.
Якщо документи відправляються в утиль, то передача справ спеціалізованої організації оформляється приймально-здавальних актом або накладної. У них необхідно вказати дату передачі, кількість переданих справ і вага паперової макулатури.
Відповідальність за порушення порядку зберігання і знищення документів
Адміністративна відповідальність в даному випадку регулюється ст. 13.20 КоАП РФ, відповідно до якої порушення правил зберігання, комплектування, обліку або використання архівних документів тягне за собою попередження або накладення адміністративного штрафу:
- на громадян - у розмірі від 100 до 300 руб .;
- на посадових осіб - від 300 до 500 руб.
При здійсненні організацією двох або більше правопорушень штрафні санкції стягуються за кожне правопорушення окремо. При цьому слід враховувати, що сплата штрафу не звільняє підприємство від обов'язку усунути порушення.
Зауважимо, відсутність первинних документів, рахунків-фактур, регістрів бухгалтерського обліку в результаті неправильного їх зберігання є грубим порушенням правил обліку доходів і витрат і об'єктів оподаткування (п. 3 ст. 120 НК РФ). Такі порушення відповідно до п. 2 ст. 120 НК РФ тягнуть за собою накладення штрафу від 5 000 до 15 000 руб.
Якщо ж дане порушення призвело до заниження податкової бази, то розмір штрафу становитиме 10% від суми несплаченого податку, але не менше 15 000 руб.
Зазначені штрафи не накладаються на установу, якщо воно надасть докази, що документи втрачено не з вини установи, а внаслідок настання форс-мажорних ситуацій (крадіжка, пожежа, затоплення). Такими доказами можуть бути довідка з міліції про порушення кримінальної справи за фактом крадіжки документів з їх описом, довідка від пожежних і т.д. Однак слід мати на увазі, що якщо документи згоріли, а в приміщенні, в якому вони зберігалися, встановлено не було пожежна сигналізація, то форс-мажором цю ситуацію не визнають.
Аналогічно і з крадіжкою. Якщо приміщення, в якому зберігалися документи, не замикають, то штраф доведеться сплатити.
Нагадаємо, що вимагати у організації документи податківці можуть тільки за три останні роки. Тому оштрафувати її за ст. 120 НК РФ за відсутність документів за четвертий рік вони не мають права.
Відповідальність за організацію зберігання документів установи несе керівник, а за збереження первинних облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності - ще й головний бухгалтер.
Джерело: Медіапортал «Хранитель»