Знищення документів - особлива процедура для будь-якої організації, специфіка якої полягає в тому, що знищені папери в більшості випадків не підлягають відновленню. Це означає, що до порядку знищення документів потрібно поставитися з максимальною відповідальністю.
Порядок знищення документів в організації переважно зводиться до роботи експертної комісії, яка щорічно виконує оцінку наявних в архіві документів і створює перелік справ із закінченим терміном зберігання. Остання група документів підлягає знищенню.
Зазвичай до складу експертної комісії входять співробітники структурних підрозділів на чолі з одним з керівних працівників компанії, а також фахівці архівної установи. Остаточно сформований склад експертної комісії затверджує керівник організації.
Основні етапи знищення документів
Як виглядає порядок роботи експертної комісії з питань знищення документів?
1. Порядок знищення документів перш за все пов'язаний з процедурою відбору справ для постійного і тимчасового зберігання, які в подальшому передаються в архів. Ці документи описуються відповідно до правил роботи архівів організацій.
2. Після затвердження описів справ постійного і тимчасового зберігання (понад 10 років) з особового складу дозволяється знищення документів за проміжок часу, який відповідає затвердженим описам.
Порядок знищення документів з простроченим терміном зберігання в організаціях виконується за умови упорядкування документів з особового складу за вибраний відрізок часу.
Порядком знищення справ забороняється використання документів, які були виділені до знищення, для господарських потреб.
3. Документи, які пройшли етап відбору для знищення, заносяться в спеціальний акт.
4. Відібрані документи направляються для знищення в компанії, які професійно займаються знищенням офісних документів. До самого акту прикріплюється квитанція про те, що документи, згідно з порядком знищення документів, були здані на переробку.
У деяких випадках можливі відступи від порядку знищення документів. Наприклад, документи можуть бути знищені в присутності представника архівної компанії зі складанням акту про фізичне знищення документів у присутності представника організації.