Розробка форм первинних документів здійснюється в такій послідовності:
уточнюється склад реквізитів, що включаються в документ; їх склад повинен відповідати цілям управління;
виділяються реквізити, підлягають автоматизованій обробці і розподіляються по трьох зонах (див. рис. 4.1):
1-я зона - постійні ознаки, що розташовуються в головній частині, в рамці для проставлення кодів постійних ознак;
2-я зона - змінні ознаки, що поміщаються в таблиці справа або зліва від найменування ознак;
3-тя зона - кількісно-сумові підстави, що розміщуються в таблиці справа.
В деякі документи вводяться контрольні суми, які можуть розташовуватися в останній графі (рядку) або в кінці документа. Контрольні суми виходять шляхом арифметичного підрахунку даних рядка, графи або документа. Реального економічного змісту вони не мають і використовуються в подальшому для контролю введення інформації в машину. Реквізити, що підлягають введенню в машину, обводятся потовщеними лініями для зручності заповнення документа і введення даних в ПЕОМ шляхом набору на клавіатурі.
Викладені вимоги пов'язані з підвищенням ефективності автоматизованої обробки.
При проектуванні банківських первинних документів в основному дотримуються вимоги, що пред'являються до уніфікованої системи документації.
Деякі розрахунково-платіжні документи (наприклад, платіжні доручення) мають дещо інше побудова зон для автоматизованої обробки. Коди постійних ознак (дебет, кредит) в них розташовані в змістовній частині документа. Це обумовлено специфікою заповнення розрахунково-платіжної документації. Однак таке розташування реквізитів не знижує якості автоматизованої обробки.
При розробці форм первинних документів спочатку складається ескіз, який визначає порядок побудови і розташування реквізитів. Потім затверджені форми документів тиражуються і впроваджуються при перекладі економічної завдання на автоматизовану обробку. Процес створення форм первинних документів пов'язаний з подальшим порядком розміщення даних цих документів в пам'яті машини. Сучасний рівень розвитку технології автоматизованої обробки інформації передбачає два способи введення даних в машину.
Перший спосіб забезпечує на спеціальних пристроях підготовки даних попереднє перенесення інформації з документа на машинні носії: магнітні стрічки, магнітні диски.
Цей спосіб, як правило, застосовувався при централізованій обробці інформації на обчислювальному центрі.
Другий спосіб передбачає застосування ПЕОМ, що не вимагає наявності спеціальних пристроїв підготовки даних. Введення інформації тут здійснюється безпосередньо користувачем шляхом набору даних на клавіатурі, в ході якого забезпечується пряма запис інформації на машинні носії (магнітні дискети, магнітний диск). Введення інформації з первинних документів і запис її на машинні носії виконуються за уніфікованими схемами (макетів). Макет визначає послідовність розміщення даних первинного документа на машинному носії.
Проектування макета має свої особливості при використанні персональних комп'ютерів. При цьому складений макет відбивається на екрані дисплея ПЕОМ. Можливі два варіанти створення макета введення інформації з використанням дисплея. Перший варіант передбачає проектування і відображення на екрані дисплея точної копії первинного документа (див. Рис. 4.1). У цьому випадку дані документа вводяться в відбитий макет з клавіатури. Одночасно здійснюється візуальний і машинний контроль на заповнюваність реквізитів, їх відповідність допустимим величинам, логічний і арифметичний контроль реквізитів, контроль по контрольних сумах (КС). При виявленні помилкового запису на екрані висвічується діагностичне повідомлення і записи підлягають коригуванню.
Перший варіант використовується, як правило, в тому випадку, якщо при обробці завдання використовується один вид первинного документа. У більшості випадків при вирішенні, наприклад, економічних завдань використовуються кілька первинних документів. В цьому випадку проектується уніфікований макет, що дозволяє здійснити введення з різних документів, що мають однаковий склад реквізитів (для введення платіжних доручень, видаткових касових ордерів, прибуткових касових ордерів, накладних).
Мал. 4.2 - Приклад відображення на дисплеї точної копії документа
Складання форм введення набагато ускладнюється при організації багаторівневих АРМ. Визначальним моментом в даному випадку є встановлення початкового місця введення даних первинних документів і складу інформації, призначеної для межмашинного обміну інформацією між різними рівнями АРМ.
На нижньому рівні АРМ передбачаються реєстрація господарських операцій в момент їх здійснення і оформлення стандартизованого повідомлення для передачі на іншу ділянку АРМ для подальшої обробки. Передача такого повідомлення виконується двома способами: з використанням магнітних дискет або по каналах зв'язку. Другий спосіб може бути реалізований тільки при наявності технічних засобів передачі даних і організації обчислювальної мережі. У пункті прийому інформація піддається формальної, логічної перевірки; при виявленні помилок автоматично формується запит до джерела інформації. Саме повідомлення поміщається в інформаційний файл, знаходиться на постійному контролі й очікує уточнення. Після уточнення дані надходять на автоматизовану обробку або передаються на інші ділянки АРМ.
Наприклад, при обліку матеріалів задіяно АРМ декількох рівнів: АРМ складу, АРМ бухгалтера матеріального обліку, АРМ зведеного обліку, АРМ маркетингу, АРМ працівника фінансового відділу.
АРМ складу забезпечує формування первинних вхідних масивів по приходу і витраті матеріалів одночасно з вчиненням господарських операцій з надходження та відпуску матеріальних цінностей і записом операцій в картку складського обліку, де автоматично виводяться нові залишки по кожному номенклатурному номеру. Одночасно ведеться автоматичне порівняння норм запасу із залишками за матеріалами і видається повідомлення на АРМ маркетингу.
При обліку праці та заробітної плати АРМ розраховувача організовує обмін інформацією з АРМ відділу кадрів, АРМ табельщика, АРМ нормувальника.
Різні форми організації введення інформації в ПЕОМ мають великі переваги перед традиційними формами, які передбачають використання машинних носіїв; при цьому різко знижуються витрати ручної праці на підготовку і контроль машинних носіїв, що займають до 90% часу машинного рішення економічної задачі на ЕОМ. Програмні та технічні засоби дозволяють прискорити процес формування первинних документів шляхом використання стандартних заголовків, тексту, автоматизації включення постійної інформації.
Результатом обробки, наприклад, економічних завдань на ЕОМ є різні зведення, таблиці, згруповані за певними ознаками. Узагальнені дані можуть бути представлені на паперових носіях, візуальним відображенням на дисплеї, а також на машинних носіях. В умовах АРМ все більшого значення набувають табличні форми виведення даних на екран дисплея, а також графічні зображення. Висновок зведених даних на машинні носії (магнітні дискети) широко використовується в автоматизованій інформаційній технології при передачі даних на інші рівні АРМ при відсутності безпосереднього зв'язку між ними, а також для архіву бази даних.
Найважливішою формою виведення зведених даних для користувача як і раніше залишаються паперові носії, одержувані на друкуючих пристроях. Розробка форм зведених таблиць ведеться в наступній послідовності.
При використанні типових проектних рішень автоматизованої обробки вивчається можливість отримання типових зведень, раніше розроблених в проектах. Виробляється в міру необхідності прив'язка типових форм виведення до конкретних умов. Визначається склад зведень, необхідних даної організації, складання яких не передбачено типовим проектом. У разі складання індивідуального проекту виконується розробка всіх вихідних документів. Для цього визначається склад показників, що виводяться машиною. Далі вони розподіляються по вихідним документам в певній послідовності, враховуючи при цьому склад використовуваних інформаційних масивів, що зберігаються в автоматизованому банку даних.
При розміщенні реквізитів в вихідних документах встановлюється ієрархія группіровочнихознак і підраховуваних підсумків. Группіровочние ознаки розташовуються за ступенем убування рівня їх підпорядкованості, а кількісно-сумові підсумки - по мірі зростання підсумків. Кожній зведенні дається найменування і розробляється ескіз її форми з урахуванням експлуатаційних можливостей ПЕОМ.
При складанні ескізу вихідного документа рекомендується скласти таблицю за такою формою.
В ході розробки готуються "шапки" вихідних таблиць, т. Е. Найменування зведення, а також їх підмета і присудка.
"Шапки" вихідних таблиць записуються на машинні носії і використовуються при складанні зведених таблиць на ПЕОМ. Найменування підлягає і присудка слід робити більш короткими, оскільки розмір друкувального пристрою обмежений.
При проектуванні розміщення виведеної інформації на екрані ввдеотермінального пристрою доцільно враховувати такі його характеристики, як код формату, число рядків в кадрі, число символів в рядку, інформаційна ємність екрану (знаків), набір відтворюваних знаків (до 256 символів). Вибір конкретного формату виведеної інформації проводиться з урахуванням зазначених вимог.
Для відображення алфавітно-цифрової інформації найбільш часто застосовується формат розміром 24 рядки і 80 знаків в рядку-ке. Дисплей може бути монохромним або кольоровим, на ньому відпрацьовано-жаются літери російського і латинського алфавітів, цифри, синтакси-етичні, математичні і спеціальні знаки. Екран дисплея можна розділити на вікна, що імітують документи, з якими ведеться робота, а за допомогою функціональних клавіш можна відредагувати інформацію.
Розробка форм первинних і зведених документів виконується на стадії складання робочого проекту автоматизованої обробки економічної інформації і знаходить відображення в проектній документації, пов'язаної з розробкою інформаційного забезпечення.
Персональні ЕОМ дозволяють використовувати їх для розробки нових форм документів. Розглянемо порядок виконання цієї роботи. Для цього використовуються типові пакети, засновані на базі електронних таблиць. Об'єктом обробки таких пакетів є великоформатна електронна таблиця, організована у вигляді матриці. На основі цієї таблиці можуть створюватися різні фінансові, облікові, статистичні і інші документи (відомості, таблиці). Як електронних таблиць найбільше застосування знаходять такі пакети, як Ехсе1, Lotus, Quattro Pro.