Використання уніфікованих форм документів не вирішує вс ?? ех проблем, пов'язаних зі збільшенням ефективності обробки даних. За статистикою більше 80% нд ?? ех ділових документів припадає на частку паперових форм. Обробка традиційних друкованих форм - дорога справа (в світі в рік - 50 млрд. Дол).
Зменшення потоку паперових форм на підприємствах можливо наступними способами:
· Перехід від паперових форм документів до електронних;
· Застосування ефективних технологій отримання даних з паперових форм.
Електронна форма документа (ЕД) - це сторінка з полями, залишеними для заповнення користувачем ?? їм.
Форми можуть допускати різний тип вхідної інформації і містити командні кнопки, перемикачі, що випадають меню або списки для вибору.
Переваги електронних форм:
· Легко піддаються модифікації (за допомогою графічних інструментів проектування форм)
· Включають інтелектуальні елементи, наприклад, перевірка правильності та цілісності заповнення, автоматично обчислювані поля, заповнення з довідників
Недолік електронних документів:
· Неповна юридична опрацювання процесу підписи форми, ᴛ.ᴇ. використання електронного підпису із захистом форми від подальших змін або різних видів біометричних підписів - від зняття унікальних характеристик звичайного підпису через спеціальні пристрої введення до відбитків пальців і зображення особи.
Проектування форм електронних документів, ᴛ.ᴇ. створення шаблону форми, зазвичай включає в себе виконання наступних кроків:
- створення структури ЕД, ĸᴏᴛᴏᴩᴏᴇ полягає в малюванні ліній, створення графічних елементів (наприклад, логотипів), т. е. підготовці зовнішнього вигляду за допомогою графічних засобів;
- определ ?? ення змісту форми ЕД, ᴛ.ᴇ. вибір способів, якими будуть заповнюватися поля. Поля бувають заповнені вручну або за допомогою вибору значень з будь-якого списку, меню, бази даних. В останньому випадку дизайнер форм повинен зв'язати форму з базою даних.
Інформаційна частина повинна відповідати наступним вимогам:
- мати хороший огляд;
- не повинна бути перевантажена довідковими реквізитами, значення яких слід видавати на екран у вигляді списків;
- кожне поле має бути забезпечено підказкою, яку слід видавати на екран при неправильних діях користувача;
- повинна бути забезпечена можливість виправлення помилок в наборі;
- просування покажчика повинно бути забезпечено в прямому і зворотному напрямку по вертикалі і по горизонталі з можливістю екранної прокрутки нд ?? його документа;
- поточний час і дата повинні проставлятися автоматично;
- загальний колір інформаційної частини повинен бути спокійних тонів, які не викликають втоми користувача при багатогодинний роботі з ним;
- колір полів, які підлягають введенню з клавіатури, повинен відрізнятися від кольору інформаційної частини;
- колір активного поля повинен відрізнятися від основного кольору інформаційної частини і від кольору цього поля в пасивному стані.
Службова частина макета поміщається в нижній частині екрана і повинна бути відділ ?? ена від інформаційної частини графічно і кольором. Вона призначається для включення кнопок, за допомогою яких користувач може працювати з цим макетом:
- виробляти відкат на одне поле назад;
- відмовлятися від введення;
- робити завантаження введеної записи в базу даних;
- видавати на друк і т.д.
Разом з тим, кожен макет повинен мати в цій частині екрану інструкційні частина для користувача з довідковою інформацією про порядок заповнення макетів і вс ?? ех видах помилок, які можуть виникнути при роботі з ними, і способами їх виправлення.
Читайте також
Використання уніфікованих форм документів не вирішує всіх проблем, пов'язаних з підвищенням ефективності обробки даних. За статистикою більше 80% всіх ділових документів припадає на частку паперових форм. Обробка традиційних друкованих форм - дорога справа (ст. [Читати далі].
Внутримашинное інформаційне забезпечення Внутримашинное інформаційне забезпечення включає макети (екранні форми) для введення первинних даних в ЕОМ або виведення результатної інформації, і структури інформаційної бази: вхідних, вихідних файлів, бази данних.Под. [Читати далі].