Всі дії по просуванню фестивалю необхідно розділити на три стадії: pre-event, event і post-event.
Стадія event. Промо-активність після відкриття спеціального заходу знижується і видозмінюється - це очевидно. Основний упор на даній стадії робиться, в першу чергу, на PR роботу з пресою. Є кілька варіантів. По-перше, якщо проект привернув велику увагу, то на ньому обов'язково будуть журналісти, і цим шансом не варто нехтувати. По-друге, необхідно забезпечувати пресу різними матеріалами (прес-релізи, "гарячі" інтерв'ю і т.д.) по ходу заходу. І, нарешті, по-третє, завжди має сенс задіяти веб-сайт фестивалю по максимуму, розповідаючи там про кожну цікавою аудиторії дрібниці.
Стадія post-event. Коли special event завершено, все ще залишається кілька можливостей для просування. Можна, наприклад, провести ще одну поштову розсилку або пропрацювати варіант серії публікацій в пресі або провести конференцію за підсумками фестивалю. [52]
Найважливіший момент в питаннях просування фестивалів - це вибір відповідних інструментів і каналів.
Успіх кампанії з просування фестивалю багато в чому залежить саме від правильності вибору каналів, за допомогою яких планується безпосередньо просувати цей проект. Всі рішення щодо каналів просування повинні бути зроблені ще на стадії планування заходу. В іншому випадку ефективність кампанії може дуже сильно постраждати.
Найбільш ефективні канали просування фестивалю:
преса - це один з найефективніших каналів у випадку з просуванням спеціальних заходів, особливо якщо воно носить чітко індустріальний характер, і преса використовується відповідна;
радіо і телебачення - з використанням цих каналів витрати значно зростають, тому експерти рекомендують звертати увагу на радіо і телебачення лише у випадках, коли це виправдано масштабом заходи;
інтернет - дуже цікавий канал, так як вимагає найменше витрат, але при розумному використанні може дати приголомшливий результат;
поштові розсилки - ще один досить популярний і ефективний канал, за допомогою якого можна зв'язатися тільки з тією аудиторією, яка цікава;
Розглянь кожен з каналів більш докладно.
За допомогою ЗМІ організатори залучають аудиторію до своїх проектів, працюють над просуванням фестивалю. З іншого боку, фестивалі самі по собі також представляють інтерес для представників засобів масової інформації: деякі проекти потрапляють на сторінки федеральних видань, деяким приділяють увагу журналісти індустріальних ЗМІ, але, в будь-якому випадку, практично кожен захід може тим чи іншим чином зацікавити ЗМІ.
Переваги друкованих ЗМІ:
# 45; друковані ЗМІ дають дуже багато можливості в плані донесення певної інформації до потенційного відвідувача.
Недоліки друкованих ЗМІ:
# 45; Самим відчутним недоліком є дуже жорстка залежність організаторів від термінів виходу того чи іншого друкованого видання.
Радіо і телебачення
Ці два канали просування - найдорожчі, і їх організатори фестивалів використовують набагато рідше. Однак якщо фестиваль носить статус державного або міжнародного, то ці канали використовуються максимально на всіх рівнях мовлення.
На сьогоднішній день Інтернет є одним з найбільш ефективних інструментів просування, які мають великі можливості і незвичайні способи донесення інформації до споживача.
# 45; Величезна кількість різних можливостей для створення по-справжньому яскравого і незабутнього креативу при умові не таких великих фінансових вкладень;
# 45; Можна надати цільової аудиторії стільки інформації, скільки потрібно.
# 45; Інтернет - це територія, в першу чергу, діалогу, а не монологу, - на цей момент теж доведеться озиратися і підбираючи необхідний персонал для зворотного зв'язку.
Основні інструменти просування в Інтернеті:
# 45; Cross promotion
# 45; Електронні поштові розсилки
Поштові розсилки, як і друковані ЗМІ та Інтернет, є вкрай часто використовуваним каналом просування в разі залучення аудиторії на спеціальний захід.
# 45; Можливість давати аудиторії більш комплексну інформацію, ніж в рамках інших каналів.
# 45; Підготовка всіх матеріалів, поліграфії, розробка концепту та інші виробничі компоненти можуть коштувати дуже дорого;