Прес-конференція присвячується певній темі або події і передбачає наявність ньюсмейкер, можливість задавати питання і отримання найсвіжішої інформації. Основне завдання - домогтися певного суспільного резонансу. Як public relations прес-конференція - звичний, а головне, зручний для представників ЗМІ спосіб отримання інформації. Саме тому PR-менеджери дуже активно використовують цей інструмент у своїй практиці і знають, що, поряд з високою інформативністю виступу ньюсмейкер, важливу роль відіграє манера спілкування основного виступаючого з присутніми журналістами. Як в ресторані: блюдо можна добре приготувати, але важливо його ще й правильно подати - саме тому, хто його чекає, бажано смачним, гарячим і свіжим, чи не змушуючи клієнта нудьгувати.
Контингент представників ЗМІ різноманітний, і в деяких випадках неможливо прорахувати подальшу долю поданої на прес-конференції інформації; тому, щоб знизити ризик появи «несподіваною» інформації, необхідно враховувати особливості поведінки й мови на цьому заході.
Деякі особливості спілкування з представниками ЗМІ
Під час виступу бажано уникати слів-і виразів-паразитів ( «як би», «насправді», «ось» «і все ж» і т.п.), а також безперервного проголошення вигуків (наприклад, «е-е -е. »). Це відразу виробляє несприятливе враження: адже диктофони працюють, а час йде. Тому необхідно заздалегідь кілька разів прорепетирувати мова. Краще зробити це перед колегами, а за відсутністю оних - біля дзеркала.
Слідкуйте за своїми руками. Крім того, що їх обов'язково треба тримати на столі (а не під ним), час від часу корисно жестикулювати.
Виступ краще почати з жарту чи мимохіть торкнутися актуальної для всіх присутніх теми. Це розрядить обстановку і буде працювати на створення сприятливого іміджу. У будь-якому випадку необхідно створити атмосферу причетності, але не підлещування.
Наприклад: «Здрастуйте, шановні пані та панове! Щиро радий бачити вас в доброму здоров'ї, незважаючи на епідемію грипу, яка зараз лютує (або якій нас лякають лікарі). Сподіваюся, це не завадить нашому конструктивної співпраці. Отже, почнемо з вашого дозволу ». (Грип можна замінити будь-яким іншим загальнозначним подією: вибори президента, хороша чи погана погода та ін.).
Вдалий хід - підбудований випадок з диктофоном, що виражає турботу про нелегку роботу журналіста. На стіл ставиться підставний диктофон, через деякий час лунає клацання - він зупиняється. Перервавши виступ, доповідач звертається до журналістів: «Чий це диктофон? (Демонструє залу). У Вас плівка закінчилася! ».
Ваша поведінка на заходах у всіх випадках має бути спокійним і врівноваженим. Навіть якщо співрозмовник поводиться по відношенню до Вас зухвало або в Вас летять помідори, необхідно зберігати витримку і спокій. При цьому Ваше обличчя повинно бути людяним, а не кам'яним (!). Якщо раптом виникає стан переляку, змусьте себе згадати, що журналісти - ті ж люди, вони теж їдять, п'ють, мають слабкості і недоліки. Якщо страх не проходить, виберіть із присутніх одного, найбільш симпатичного Вам, і уявіть, що це Ваш давній друг і у вас зараз відбудеться розмова по душам. У цей момент для Вас всі присутні журналісти - Ваші друзі. Посміхайтеся, але, зрозуміло, тільки у відповідному місці.
Інша неприємність, яка може трапитися на прес-конференції - це технічні неполадки, наприклад, відсутність мікрофона або його непрацездатність. В цьому випадку Вам доведеться говорити голосніше, що без попередньої підготовки може привести до деконцентрації Вашої уваги. Звичайно, це крайність, але під час публічного виступу треба бути готовим до всього, причому заздалегідь. Це запорука успіху всього заходу і гарантія того, що Ви зможете досягти потрібної Вам мети.
Важлива деталь: якщо хтось із співдоповідачів в силу обставин не може виступити на прес-конференції (знаходиться в іншому місті, захворів, не має навичок публічних виступів і т.д.), то це легко подолати, розмістивши в прес-пакеті інтерв'ю з ним.
Одна з класичних помилок, що допускаються ньюсмейкерами, - короткий неінформативне доповідь. Особливо часто це допускають керівники молодих компаній, що працюють на конкурентному ринку. Так, генеральний директор компанії, пов'язаної з меблевим ринком (і має один з найбільш розкручених в Росії брендів), на прес-конференції, присвяченій розширенню бізнесу, вкорочує свій виступ до 5 хвилин, при цьому примудряється нічого нового не сказати (навіть відповідаючи на питання журналістів) і робить основний упор на шикарний фуршет! Але, як то кажуть, бутерброд в статтю не заверстані. Але ж завдяки старанням PR-менеджерів, составівішіх якісний прес-реліз, на захід прийшло до 40 журналістів. Близько 15 з них представляли центральні ЗМІ, але в ситуації, що склалася їм тут просто нічого "ловити". Жалюгідний підсумок заходу - всього 8 публікацій, причому лише в спеціалізованих ЗМІ. Це дуже маленький відсоток від можливого результату. Звичайно, логічніше в майбутньому подібні заходи просто називати своїм іменем - press-party - і не чекати після них особливої активності ЗМІ.
Поділ ЗМІ на групи
Представників ЗМІ, які приходять на прес-конференцію, можна умовно розділити на кілька груп:
- доброзичливо налаштовані
- нейтральні
- сумніваються
- недоброзичливо налаштовані
- агресивні
- замовлені конкурентами
- замовлені організаторами прес-конференції (з ними можна домовитися про позитивні питаннях, що також буде сприяти досягненню мети заходу).
Групам «сумніваються», «недоброзичливо налаштовані», «агресивні» і «замовлені конкурентами» ще до початку прес-конференції необхідно приділити особливу увагу, продумати їх потенційні питання і Ваші відповіді на них (причому як позитивні, так і негативні). Як правило, в процесі підготовки до заходу ставиться завдання максимум - скласти 7 позитивних і 7 негативних питань. Для тих з них, на які пряму відповідь неможливий, краще придумати формулювання ухильних відповідей, наприклад, «ми над цим працюємо».
Після будь-якого, легкого або складного, питання журналіста не варто кидатися відразу давати відповідь. Протягом 10-15 секунд можна помовчати, уважно подивитися на який поставив питання, як би вивчаючи його, а в цей момент зібратися з думками.
Зовнішній вигляд виступаючих
Він здатний викликати як позитивну, так і негативну реакцію. На відміну від журналістів, які звикли до одягу в стилі casual, що виступають (ньюсмейкер, фахівці-експерти, провідний) обов'язково повинні виглядати респектабельно. Ні в якому разі не можна надягати щось жовте, помаранчеве або зовсім строкате, зокрема, краватка: ці кольорові гами підсвідомо відштовхують співрозмовника. У діловому ансамблі не повинно бути більше трьох кольорів і двох типів малюнка. Одяг та аксесуари можуть бути витримані в коричневих, сірих, блакитних тонах. А ось костюм зеленого кольору при певному освітленні виглядає не кращим чином. Слід також уникати краваток-метеликів і одягу зі шкіри. Для жінок абсолютно неприпустимі довгі нафарбовані нігті, великі сережки і браслети. Рецепт універсального дрес-коду: строгий, добре сидить костюм, акуратні класичні туфлі, доглянуті руки. І, звичайно, ніякого різкого парфуму і фантазійних зачісок.
Крім того, одяг повинен бути в повному порядку, як, втім, і зачіска. Так що бажано перед виходом до представників ЗМІ подивитися на себе в дзеркало: адже під час виступу ви не просто людина, що має право на слабкості, ви актор, який переслідує певні цілі. І про це необхідно пам'ятати!