Нормативно-методична база діловодства - це сукупність вимог, норм, правил і рекомендацій щодо складання документів і роботі з ними, встановлених правовими актами, стандартами, інструкціями та методичними посібниками.
Складовими нормативної бази діловодства є:
- законодавчі та правові акти Російської Федерації;
- державні та галузеві стандарти;
- державні та галузеві класифікатори;
- Державна система документаційного забезпечення управ-ня (ГСДОУ);
- інструкції з діловодства конкретного підприємства.
До законодавчих і правових актів в сфері інформації та документації відносяться:
- закони Російської Федерації;
- укази і розпорядження Президента;
- постанови і розпорядження Уряду;
- правові акти федеральних органів виконавчої влади (міністерств, комітетів, служб, агентств та інших) - як громадського, так і відомчого характеру;
- правові акти органів урядової і виконавчої влади суб'єктів РФ і їх територіальних утворень, які регламентують питання діловодства; - правові акти нормативного та інструктивного характеру.
Ці документи мають вищий пріоритет і загальнофедеральну значимість. Розглянемо приклади таких документів.
Пакет нормативно-методичних документів завжди повинен бути під рукою у секретаря, щоб в будь-який момент уточнити, ЯК правильно виконується та чи інша робота.
До загальнодержавних нормативно-методичних документів, які організація повинна придбати, відносяться;
· Основні правила роботи відомчих архівів;
· Перелік документів із зазначенням термінів зберігання (типовий або відомчий);
· Типове положення про ведення діловодства за пропозиціями, заявами і скаргами громадян в державних органах, на підприємствах, в установах і організаціях (для установ, що мають справу з будь-якими видами звернень громадян).
Стандарт поширюється на документи, які фіксують рішення адміністративних і організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності:
· Федеральних органів державної влади, органів державної влади суб'єктів Російської Федерації, включаючи суб'єкти Російської Федерації, які мають поряд з російською мовою як державної національний мову органів місцевого самоврядування;
· Становище ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в РФ.
Якщо секретар веде кадрову документацію, то йому необхідна Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях.
Пакет цих документів треба постійно оновлювати у міру заміни нормативно-методичних актів новими.
Але крім того, що секретар повинен знати, ЯК виконувати ту чи іншу роботу, він ще повинен мати уявлення про норми часу або вироблення, існуючих на ці види робіт.
Праця секретаря різноманітний, складний і цікавий. Він складається з творчих, логічних і технічних операцій. У секретаря-референта, секретаря-помічника творча і логічна частина його роботи значно вище, ніж у секретаря технічного, вона займає більшу частину його робочого часу. Але і у секретаря-референта, як і у будь-якого управлінця багато технічних операцій, в тому числі і в роботі з документами. Наприклад, зняття копії, підбір примірників, зшивання документів, приведення в порядок робочого місця і т.д.
Досить часто секретар буває перевантажений надміру. Для того, щоб грамотно обгрунтувати свою перевантаження, показати, що обсяг робіт перевищує робочий день і розрахувати кількість необхідних працівників, треба хоча б приблизно знати норми часу на виконувані секретарем види робіт.
Існує досить велика кількість нормативних документів, що містять норми часу на роботи, що виконуються працівниками управлінського апарату. Всі вони розроблені Центральним бюро нормативів з праці. Секретар може скористатися наступними актами:
- Укрупнені нормативи часу на роботи по діловодних обслуговування (затверджені Постановою Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС від 20 травня 1987 р №327 / 17-42) .- М. 1988;
Останній нормативний документ потрібен в тому випадку, якщо на секретаря-референта фірми покладено і обов'язки оформлення кадрової документації.
Всі ці нормативи рекомендуються для застосування в управлінському апараті установ, організацій, підприємств, фірм незалежно від форм власності.
В "Єдиних нормах часу (виробітку) на машинописні роботи" передбачені діючі сьогодні три види розмірів інтервалу при друкуванні документа: 1 інтервал; 1,5 інтервалу; 2 інтервали. За одиницю виміру при машинописних роботах прийнята сторінка формату А4 - 210x297 мм, надрукована з одного боку.
Нормально заповненої вважається сторінка, на якій розміщується 29-31 рядок тексту (1860 знаків) при друку через 2 інтервали; 38-41 рядок (2450 знаків) - через 1,5 інтервалу або 58-61 рядок (3630 знаків) - через 1 інтервал з урахуванням того, що кожен рядок включає 60-64 друкованих знака.
Всі ці норми використовуються у всіх випадках, коли є роботи по виготовленню документів.
Норми часу на роботи з документаційного забезпечення управління наводяться як для традиційних (ручних) технологій, так і для автоматизованих. Це дозволяє особливо наочно бачити тимчасової виграш при автоматизації управлінської праці.
Хоча в назвах перерахованих вище нормативів часу відображені, перш за все роботи, пов'язані з документами, "Норми часу на роботи з автоматизованої архівної технології та документаційного забезпечення управління" містять такі важливі для секретаря розділи, як "секретарські-референтські роботи", де наводяться і види робіт по бездокументарній обслуговування:
· Виклик абонента до керівника;
· Організація зв'язку керівника з необхідними особами;
· Отримання інформації за запитом керівника про відповідну особу;
· Усна передача (повідомлення) керівнику необхідної інформації;
Але крім норм часу на основні види робіт, в зазначених збірниках завжди висвітлюються і питання організації праці, режим праці і відпочинку, раціональне обладнання робочих місць, санітарні норми.
Секретар може знайти в цих нормативних актах багато корисних для себе рад.
Знання норм часу на виконувані види робіт дозволяє правильно планувати робочий день і вчасно встигнути виконати всі завдання керівника.
Таким чином, нормативно-методична база діловодства регламентує створення і обіг документів, описує структуру і функції служб діловодства.