Приймання товарів на складі або в магазині може регулюватися інструкціями, що визначають порядок приймання товарів за якістю і за кількістю. Правила приймання товарів знижують ризик недостачі під час приймання та при подальшій інвентаризації. Організацію приймання товару спростить цей матеріал.
Правила приймання товару за кількістю та якістю
Правила приймання товарів народного споживання (промтоварів), продуктів, техніки та іншої продукції, яку ви складіруете і продаєте, великі і можуть здатися складними. Однак хороша організація приймання товарів економить ваші гроші. Тому приймання товарів в магазині і на складі вимагає вашої особливої уваги.
Між укладенням контракту з постачальником і прийманням товарів в магазині або на складі ховається ще комплекс додаткових операцій, без яких приймання товару не відбудеться. В першу чергу, потрібно узгодити з постачальниками правила класифікації вантажу і маркування вантажних місць, поділ обов'язків між його і вашими співробітниками, терміни приймання товарів, способи врегулювання претензій.
Останній пункт важливий - нормативні документи, що регулюють приймання товару, не обов'язкові до застосування. Не вважаються обов'язковими і два основних документи в цій сфері - інструкція з приймання товару за кількістю П-6 і інструкція з приймання товару за якістю П-7. Тому умови приймання-передачі товару, не включені в контракт і не прояснені заздалегідь, можуть стати для вас предметом довгих, нервових і дорогих судових розглядів. Навіть якщо ви з контрагентом домовилися керуватися саме інструкціями П-6 і П-7, перевірте, що ще потрібно домовитися про окремо. Не всі можливі ситуації враховані інструкціями про порядок приймання товарів.
Підготовка до приймання-передачі товару
Сплануйте поставку так, щоб вона не створила вам незручностей. Наприклад, краще не планувати передачу товару постачальником на період інвентаризації, оскільки можливості для приймання товарів під час інвентаризації обмежені.
Далі потрібно переконатися, що ваші співробітники, відповідальні за прийняття поступки, ухваленої знають про контракт і його основні характеристики:
- параметрах закупівлі - які товари закупили, якого виду, обсягу, ваги, в якій упаковці або тарі;
- кількості партій товару і терміни поставки;
- контрольних параметрах для перевірки при прийманні;
- наборі необхідних документів для приймання товару;
- обумовлених правилах взаємодії з співробітниками контрагента.
Простіше кажучи, якщо вам потрібна нормальна приймання замовленого вами товару, забезпечте готовність складу. У цьому допоможе програма автоматизації. Ви або ваша служба закупівель своєчасно вносите в неї інформацію про укладений контракт на поставку. Співробітники складу, в свою чергу, проводять приймання за чітким алгоритмом, маючи всі необхідні дані для контролю. За результатами приймання статус товару в програмі змінюється - якщо все в порядку, він може за планом надходити в продаж, а якщо потрібні коректування, їх теж можна запланувати і відстежити.
Також необхідно визначитися, хто організовує доставку - ви або постачальник. Якщо доставка лягає на вас, її потрібно організувати і проконтролювати.
Правила приймання товарів на складі від перевізників
З перевізниками, як і з постачальниками, потрібно узгодити місце, час і спосіб передачі товару, відповідальних по обидва боки, комплект необхідних документів та порядок вирішення спірних питань. Супровід ваших товарів в дорозі буде незайвим. Потрібно проконтролювати фактичні терміни відправки вантажу і його проходження через відомі вам пункти, в тому числі перевалочні, а також через кордон і митницю.
Після прибуття товару ще до його фактичної приймання потрібно перевірити збереження вантажу. Процедура починається з перевірки транспортного засобу. Якщо вагон, фура, контейнери і т.п. повинні бути опломбовані - перевірте наявність і збереження пломб. Також подивіться на стан транспортного засобу, чи немає на ньому пошкоджень. Потім переконайтеся, що немає пошкоджень ні маркування вантажу, ні тара. Після цього звірте найменування товару та іншу інформацію з транспортного маркування з документацією на вантаж.
Якщо ніяких пошкоджень на цій стадії не виявлено, переходите до наступного етапу попередньої перевірки. Переконайтеся, що дотримані обумовлені терміни поставки. Перевірте, в яких умовах транспортували вантаж - чи правильно він укладений, не порушений чи температурний режим, чи забезпечувався ваш товар льодом, якщо це було необхідно, і так далі. Потім зробіть огляд вантажу. Якщо перевізник відмовляє вам в перерахунку або перевірці ваги товару, обов'язково вкажіть це в документах приймання товару.
Приймання товарів на складі
Перед прийманням товару потрібно заздалегідь звільнити місце для організації приймання, намітити і зарезервувати місця на складі під прибув товар. Крім того, потрібно виділити технічні засоби для навантаження-розвантаження, підготувати сканери штрих-кодів, скласти необхідні документи, спланувати роботу співробітників.
Машина з товаром в'їжджає на склад, прямує до заздалегідь визначеного місця розвантаження і проходить візуальну перевірку, як описано вище. Після того як машина відкрита і вантажно-розвантажувальне обладнання подано, починається розвантаження з візуальним контролем кожної вантажної одиниці. Товар проходить попередню приймання за кількістю вантажних місць (тарних місць). Далі оформляються необхідні документи, ваші співробітники віддають пакет документації представникам постачальника або перевізника. Потім статус товару змінюється в базі даних програми автоматизації - вантаж вважається отриманим. Після цього відбувається остаточне приймання, і товар готується до зберігання.
При попередній приймання товар перераховують і перевіряють упаковку на вигляд. При остаточному прийманні вантажні місця розкриваються, і проводиться приймання товарів за кількістю і за якістю.
Приймання товару за кількістю
При прийманні товарів за кількістю фактична «чисельність» товарів звіряється з вказаною в пакувальних аркушах, накладних, рахунках. Допускається безперервна і вибіркова перевірка, в ході якої розкриваються вантажні місця - заводські або сформовані постачальником або перевізником упаковки з товаром. Хмарно приймання за кількістю - це розтин всіх упаковок поспіль для перерахунку або переваги товарів. При вибіркової приймання за кількістю упаковки, які розкривають ваші співробітники, визначаються випадковим чином. Скільки тарних місць перевіряти - вирішувати вам. Зазвичай це залежить від надійності постачальника. Іноді умови такої вибіркової перевірки включаються в договір поставки.
Приймання товару за якістю
При прийманні товарів за якістю перевіряється комплектність товару, його стан та маркування на ньому. Упаковка товару розкривається, і ваші співробітники визначають, наскільки якісний товар приїхав на склад. Для перевірки за якістю за замовчуванням встановлені певні терміни:
- 24 години з моменту доставки - для швидкопсувних продуктів;
- 10 днів після доставки - для інших товарів, що доставляються в межах одного міста;
- 20 днів після поставки - для продукції, яка не відноситься до швидкопсувних товарах і привезена з іншого міста;
- спеціальні терміни для районів Крайньої Півночі і прирівняних до них;
- термін, встановлений ГОСТом або технічними умовами, - для товарів, щодо яких такі умови і стандарти діють.
Особливі терміни приймання товару за якістю можна також прописати в договорі поставки.
Акт про недосдача товару при прийманні
У разі пошкоджень вагона, фури, контейнера, в яких приїхав вантаж, а також у разі відсутності або порушення пломби вам доведеться провести суцільну перевірку товару за кількістю і за якістю. Потім складається акт, на підставі якого ви зможете пред'явити претензії перевізнику або постачальнику. Катуються також:
- будь-яке пошкодження або псування товару;
- невідповідність найменувань на вантаж і в документах;
- розбіжність кількості або ваги товару з заявленим в документах.
Якщо вантаж прибув на машині (в тому числі фурою), допустимо зробити позначки в товарно-транспортної накладної замість складання акта.
Якщо ви встановите, що недостача при прийманні утворилася через чиїхось зловмисних дій, обов'язково повідомте про це в правоохоронні органи. Порядок тут такий же, як у разі виявлення недостачі в результаті інвентаризації. Інакше ви, як мінімум, не зможете визнати збиток в податковому обліку.
Програма для роздрібних магазинів, оптової торгівлі, інтернет-магазинів і сфери послуг.
