Проектуємо корпоративний онлайн-портал з управління персоналом
Як відомо, мало найняти висококваліфікованих співробітників треба організувати їх результативну спільну роботу. У цьому може суттєво допомогти використання унікальних можливостей інтернету, точніше інтранету - віртуального інформаційного простору, створеного всередині окремо взятої компанії для обміну і спільного використання інформації всередині цієї компанії.
Розробка і створення онлайн-порталу повинні вирішувати наступні завдання:
- інформаційні, т. е. уявлення і вільний доступ до структурованої інформації з управління персоналом;
- комунікативні, т. е. обмін досвідом, думками, подіями з іншими користувачами порталу при спілкуванні на форумі;
- методичні, т. е. гнучкий підхід до методів навчання, що дозволяє отримати нові знання, розвинути в собі нові здібності і принести користь компанії.
Інтранет (англ. Intranet, також вживається термін интрасеть) - розподілена корпоративна мережа, призначена для забезпечення доступу співробітників до корпоративних інформаційних ресурсів і використовує програмні продукти і технології інтернет. Інтранет дозволяє контролювати доступ до корпоративної інформації.
Найчастіше під цим терміном мають на увазі тільки видиму частину інтранет - внутрішній веб-сайт організації. Заснований на протоколах HTTP і HTTPS і організований за принципом клієнт-сервер, інтранет-сайт доступний з будь-якого комп'ютера через браузер. Таким чином, інтранет - це «приватний» інтернет, обмежений віртуальним простором окремо взятої організації.
Корпоративний портал з управління персоналом - це внутрішній міні-портал, призначений для об'єднання компанії в єдину систему і ефективного вирішення завдань з управління людськими ресурсами. Він дозволяє керівництву зробити так, щоб кожен співробітник мав доступ до локальних ресурсів компанії, був в курсі новин і бачив перспективи розвитку. Тому в корпоративна мережа повинна забезпечувати:
Опис структури та змісту корпоративного порталу з управління персоналом у багатьох методичних матеріалах носить рекомендаційний характер. Рекомендації можуть бути скориговані розробниками відповідно до цілей конкретної компанії. Адже не всім організаціям потрібна дорога багатофункціональна система, в багатьох випадках раціональніше обійтися більш простими рішеннями.
Процес створення порталу з управління персоналом досить складний і вимагає певних знань. На початковій стадії кадровику необхідно грамотно скласти технічне завдання, щоб зрозуміти власні потреби та вирішити цілий комплекс завдань з контролю всіх його етапів. Гарне ТЗ для розробників сайту має містити наступну інформацію:
- загальна інформацію про документ і його УКЛАДАЧІВ;
- мети і завдання сайту;
- опис користувачів сайту, їх цілі та завдання;
- інформаційна архітектура сайту: структура сайту;
- опис контенту;
- опис бажаного дизайну;
- перелік різних вимог до розробки сайту;
- тестування і публікація в мережі та ін.
Розробка структурної концепції кадрового порталу - один з найважливіших попередніх етапів роботи, тому що чим краще спочатку буде продумана структура, тим менше доведеться вносити виправлень у майже готовий проект. Тому на етапі створення порталу спільно з кадровиком необхідно вирішити такі завдання:
1. Позначення основних цілей і завдань корпоративного порталу
Основна ідея при створенні порталу по управлінню персоналом полягає в тому, щоб, відвідуючи його, співробітники компанії могли:
- швидко знаходити цікаву для них інформацію;
- заочно знайомитися з колективом;
- знайомитися з локальної нормативною документацією і розпорядженнями керівництва;
- оперативно отримувати необхідні кадрові бланки;
- дізнаватися останні новини;
- отримувати інформацію про корпоративні заходи;
- брати участь в інтерактивних опитуваннях, тестуванні;
- обговорювати на форумі актуальні для компанії теми.
2. Визначення структури інтранет-порталу
Кадровий портал має розгалужену, ієрархічну структуру. Кожен розділ при великій кількості інформації розділений на кілька розділів і підрозділів, які логічно пов'язані між собою за допомогою гіперпосилань. Як правило, посилання на всі розділи порталу з короткими анонсами їх вмісту наводяться на першій, так званій головною, сторінці. На рис. 1 представлена спрощена структура корпоративного порталу з управління персоналом, яка складається з однієї головної і шести тематичних сторінок:
- Про компанію
- Філософія і історія бізнесу
- Організаційна структура
- Корпоративний розділ
- Регламенти і документи
- Бланки
- Персональні дані співробітників
- заходи
- навчання
- Свята та конкурси
- Фотогалерея
- вакансії
- тестування
- адміністрування
Мал. 1. Спрощена структура порталу по управлінню персоналом
3. Підготовка ескізу та інформаційних матеріалів (контенту)
Портал з управління персоналом повинен бути витриманий в єдиному діловому стилі. Опис контенту має включати в себе перелік всіх сторінок порталу позначенням розміщується на кожній сторінці тексту, картинок і т. П. Для наочності доцільно спочатку розробити ескізи структурного рішення порталу на папері.
Мал. 2. Ескіз головної сторінки порталу по управлінню персоналом
Мал. 3. Ескіз сторінки зі структурою порталу по управлінню персоналом
4. Розробка зручної навігації по порталу
В якості системи навігації використовується меню, що складається з гіперпосилань, за допомогою яких користувач легко може перейти на потрібну сторінку кадрового порталу і повернутися назад на місце гіперпосилання. Тому назви сторінок порталу повинні відповідати назвам посилань.
Дизайн грає важливу роль в залученні уваги користувачів. Універсального рішення в області розробки дизайну веб-сторінок не існує, проте треба дотримуватися єдиного стилю їх оформлення, тому сформуємо основні вимоги до зовнішнього вигляду свого онлайн-порталу. Дизайн передбачає розробку наступних елементів:
Кольорова гама. Різні колірні акценти на сторінці дозволяють виділити такі значущі складові, як навігаційні елементи, змістовні блоки, взаємозв'язку, загальний фон і т. Д. Як правило, колір тексту контрастує з кольором фону для максимально зручного читання, а для заголовків і підзаголовків іноді використовуються більш яскраві кольори. Найчастіше в дизайні порталу по управлінню персоналом в основному використовуються світлі тони.
Шрифт. Шрифт не повинен ускладнювати сприйняття інформації. Слід поставити єдиний стиль оформлення тексту на веб-порталі (заголовки різних рівнів, епіграфи, цитати, посилання і т. Д.). В межах одного порталу найкраще використовувати кілька шрифтів в залежності від призначення: один - для заголовка, інший - для підзаголовків, ще один - для основного тексту. Бажано застосовувати не більше трьох-чотирьох шрифтів, також неприпустимий зливається текст.
Графіка. Основний обсяг інформації на веб-сторінках порталу представлений текстом або табличними даними, а графічна інформація, в тому числі фотографії, залучають додаткову увагу. Використання графіки повинно чітко відповідати змісту кадрового порталу. Всі малюнки виконуються в форматі png, gif або jpg з заміщує текстом. Для залучення уваги співробітників до анонсованих заходів, наприклад, до проведення дистанційних курсів, запуску внутрішніх конкурсів та т. П. На порталі використовуються банери (один-два).
Вимоги до технічного і програмного забезпечення
Для функціонування порталу необхідне технічне забезпечення з наступними мінімальними характеристиками:
- процесор - Intel Pentium III 1 Ghz;
- оперативна пам'ять - 512 Mb RAM;
- жорсткий диск - 40 Gb HDD.
Розділи загальної тематики
Розглянемо докладніше кожен розділ інформаційного порталу з управління персоналом. Якщо активізувати пункт меню «Про компанію». то з'явиться два підрозділи «Філософія і історія бізнесу» та «Оргструктура». Розділ «Філософія і історія бізнесу» містить інформацію про цінності і історії створення компанії з посиланням «більше» (ескіз - на рис. 4).
Мал. 4. Ескіз сторінки про філософію та історію бізнесу компанії
Розділ «Оргструктура» дозволяє користувачеві внутрішнього ресурсу ознайомитися з організаційною структурою компанії, зі взаємодією співробітників і підрозділів між собою. Важливо, щоб кожен співробітник розумів свою роль і місце в структурі компанії.
Ключовий «Корпоративний розділ» дозволяє співробітнику в будь-який час ознайомитися з локальними нормативними документами, які використовуються в компанії, отримати оперативний доступ до інформації про інших співробітників, можливість заповнити та роздрукувати необхідні форми документів. До основних завдань цього розділу відносяться:
- своєчасна подача кадрових документів з використанням електронних форм;
- забезпечення безперебійного циклу життя кадрового документа (від створення до архівування);
- виключення дублювання інформації.
Цей розділ має кілька підрозділів: «Регламенти і документи», «Бланки», «Персональні дані». Підрозділ «Регламенти і документи» розділений на три частини і містить наступні локальні нормативні документи, які регулюють роботу персоналу:
- Положення (приблизний перелік):
- правила внутрішнього трудового розпорядку;
- положення про захист персональних даних;
- положення про оплату праці і преміювання;
- положення про систему кадрової документації;
- положення про проходження випробувального терміну;
- положення про проведення атестації;
- положення про навчання персоналу;
- положення про охорону праці;
- положення про відділи.
- Посадові інструкції:
- посадові інструкції за професіями (професійні стандарти).
- накази:
- накази по основній діяльності.
У підрозділі «Бланки» представлена організаційно-розпорядча документація, до якої відносяться: акти, заявки, довідки, заяви, доповідні, службові та пояснювальні записки і т. Д. Корпоративний портал допомагає економити час на роботу з щоденними зверненнями до відділу персоналу з приводу заяв на відпустку, оформлення відряджень, отримання довідок і т. п. Співробітники отримують онлайн-доступ до різних форм, бланків, зразкам і можливість роздрукувати їх, а програми для документообігу автоматизують і відстежують бизне -процеси в компанії.
Активізувавши посилання меню на підрозділі «Персональні дані» співробітники можуть отримати на екрані профіль кожного співробітника з наступними реквізитами:
Ця інформація дозволяє швидко адаптуватися новим співробітникам, запам'ятати імена колег і керівництва.
- назва;
- ілюстрація / фото;
- короткий опис;
- повний опис (за потребою).
Основна вимога до цього розділу - це можливість закачувати фотографії на сервер через портал.
Розділ «Вакансії» - своєрідний міні-портал відділу персоналу по рекрутменту, який надає будь-якому співробітникові компанії інформацію про наявні вільні вакансії в форматі:
- назву вакансії;
- опис;
- вимоги до кандидата (освіта, досвід роботи, знання і вміння, особисті якості).
Ця інформація дає можливість співробітникам компанії брати участь в конкурсі на заміщення вакантних посад, відділу персоналу - істотно знизити витрати компанії на пошук і підбір кандидатів, а керівникам структурних підрозділів - оперативно відслідковувати процес закриття вакансій.
Розділ «Опитування» дозволяє проводити заочне анкетування, «гарячі лінії», опитування і тестування з різних аспектів (наприклад, для дослідження задоволеності, лояльності, залученості, мотивації та ін.), Актуальним як для підрозділу, так і компанії в цілому.
Розділ «Адміністрування» використовується для обговорення корпоративних подій, внесення пропозицій і консультування користувачів на порталі і по електронній пошті, для організації технічної підтримки. Відвідувачі онлайн-порталу можуть залишити повідомлення на посилання "Поставити питання», (поля, відмічені «*», обов'язкові для заповнення):
Тестування і публікація в мережі
На заключному етапі розробки важливо перевірити, щоб веб-сторінки порталу по управлінню персоналом виглядали так, як було задумано. Для цього треба перевірити комплектність графічних елементів і контенту, а також правильність роботи гіперпосилань. Після проходження відповідної аутентифікації система перевіряє повноваження користувача на доступ до кадрового порталу. Відповідно до Закону «Про персональні дані» обробка і захист персональних даних передбачає встановлення прав користувачів в залежності від займаної посади. Основна вимога до розділів онлайн-порталу - можливість в режимі реального часу додавати, видаляти і редагувати контент на сервері через портал.
Таким чином, обговоривши технічне завдання і протестувавши весь сайт після його створення, можна підписувати акт про виконані роботи. Подальші зміни зазвичай вимагають додаткових коштів.