Рішення про проектування організаційної структури управління приймається тоді, коли діюча структура неефективна.
В процесі проектування ставиться завдання створення такої структури управління, яка б найбільш повно відображала цілі і завдання організації, тобто мова йде про те, щоб новостворена структура найкращим чином дозволяла організації взаємодіяти із зовнішнім середовищем, продуктивно і доцільно розподілити і направляти зусилля своїх співробітників і таким чином задовольняти потреби клієнтів і досягати своїх цілей з високою ефективністю.
Процес проектування оргструктури складається з трьох основних етапів:
Аналіз діючої оргструктури управління покликаний встановити, якою мірою вона відповідає вимогам, що пред'являються до організації, тобто визначають, наскільки структура управління раціональна з точки зору встановлених оціночних критеріїв, що характеризують її якість. До оціночних критеріїв належать: принципи управління, апарат управління, функції управління, господарська діяльність.
Встановлюються управлінські функції для кожного структурного підрозділу, потоки інформації, взаємозв'язку і документообіг.
Оцінка ефективності управління може бути приведена за рівнем реалізації завдань, надійності і організованості системи управління.
Разом з тим, проектуючи нову оргструктуру управління, не можна забувати про вимоги, що пред'являються до оргструктурам, і принципам їх побудови.
Основні принципи організаційного проектування
До структури управління подається безліч вимог, що відбивають її ключове значення для менеджменту. Вони враховуються в принципах формування структури управління. Головні з цих принципів можуть бути сформульовані наступним чином:
1) організаційна структура управління повинна, перш за все, відображати мету і завдання організації, а, отже, бути підлеглою виробництву і його потребам;
2) слід передбачити оптимальний розподіл праці між органами управління і окремими робітниками, що забезпечує творчий характер роботи і нормальне навантаження, а також належну спеціалізацію;
3) формування структури управління слід пов'язувати з визначенням повноважень і відповідальності кожного працівника і органу управління, зі встановленням системи вертикальних і горизонтальних зв'язків між ними;
4) між функціями і обов'язками, з одного боку, і повноваженнями і відповідальністю з іншого, необхідно підтримувати відповідальність, порушення якого призводить до дисфункції системи управління в цілому;
Процес формування організаційної структури включає в себе формулювання цілей і завдань, визначення складу і місце підрозділів, їх ресурсне забезпечення (включаючи чисельність працюючих), розробку регламентуючих процедур, документів, положень, що закріплюють і регулюють форми, методи, процеси, які здійснюються в організаційній системі управління .
Весь цей процес можна організувати по трьом великим етапами:
1. Формування загальної структурної схеми у всіх випадках має принципове значення, оскільки при цьому визначаються головні характеристики організації, а також напрямки, за якими має бути здійснено більш поглиблене проектування, як організаційної структури, так і інших найважливіших аспектів системи (здатність переробки інформації).
2. Розробка складу основних підрозділів і зв'язків між ними - полягає в тому, що передбачається реалізація організаційних рішень не тільки в цілому по великих лінійно-функціональним та програмно - цільовим блокам, але і аж до самостійних (базових) підрозділів апарату управління, розподілу конкретних завдань між ними і побудови внутрішньо організаційних зв'язків. Під базовими підрозділами розуміються самостійні структурні одиниці (відділи, бюро, управління, сектори, лабораторії), на які організаційно розділяються лінійно-функціональні та програмно-цільові підсистеми. Базові підрозділи можуть мати свою внутрішню структуру.
3. Регламентація організаційної структури - передбачає розробку кількісних характеристик апарату управління і процедур управлінської діяльності. Вона включає:
- визначення складу внутрішніх елементів базових підрозділів (бюро, груп і посад);
- визначення проектної чисельності підрозділів; розподіл завдань і робіт між конкретними виконавцями;
- встановлення відповідальності за їх виконання;
- розробку процедур виконання управлінських робіт у підрозділах;
- розрахунки витрат на управління і показників ефективності апарату управління в умовах проектованої організаційної структури.