Протокольні питання прийому делегації. Метою візиту може бути з'ясування можливостей встановлення контактів, проведення переговорів, підписання документів, організація конференцій, виставок і т. П.
Форма прийому делегації залежить від мети її приїзду і рангу її голови.
До приїзду делегації приймаюча сторона повинна розробити загальну програму, призначену для гостей, і докладну програму, що включає технічні деталі, необхідні для приймаючої сторони, інших зацікавлених осіб і організацій.
Загальна програма включає інформацію про
1) зустрічі делегації;
2) діловій частині програми (переговори, зустрічі, бесіди);
3) прийомах (сніданки, обіди та т. П.);
4) культурній програмі;
5) поїздках по країні (по підприємствах);
6) проводах делегації.
Детальна програма відображає всі організаційні моменти, пов'язані з прийомом делегації. Так, наприклад, зустріч делегації вимагає опрацювання таких питань, як:
• персональний склад зустрічаючих;
• участь у разі потреби представників засобів масової інформації;
• розміщення в готелі і т. П.
Кожен пункт вимагає детального опрацювання і обов'язкового визначення відповідальних виконавців, слід також передбачити певний резерв, який гарантує виконання кожного пункту в разі будь-яких непорозумінь.
Якщо глава делегації і її члени прибувають з подружжям або іншими супроводжуючими, необхідно розробити спеціальну програму для супроводжуючих.
Під час перебування делегації прийнято організовувати неофіційні, неформальні зустрічі з ініціативи як господарів, так і гостей. Перша така зустріч організовується господарями, але в загальній програмі повинен плануватися вільний вечір, щоб гості могли скористатися можливістю організувати матч-відповідь. У програмі кожного дня прийнято залишати вільний час для другого сніданку і особистих справ.
При зустрічі зарубіжної делегації ранг зустрічає глави делегації повинен відповідати рангу і посади глави приїжджають. Існують певні правила, що склалися взаємних привітань, включаючи і їх послідовність, розміщення в автомашинах, доставлення до готелю. Правила хорошого тону рекомендують розпрощатися з гостями у вестибюлі готелю (ви переконалися, що у них все в порядку з поселенням і не змушуєте запросити вас на чашечку кави, що напрошувалося б, якби ви їх проводили до номера). При розставанні домовляються про візит ввічливості або так званому протокольному візиті, яким починаються офіційні ділові контакти.
Мета короткого протокольного візиту (20-30 хвилин) - своєрідна відповідь на зустріч гостя при приїзді і одночасно уточнення програми перебування. Зазвичай під час цього візиту подається частування (але без спиртного). Ініціатива ведення бесіди - у приймаючої сторони, а ініціатива догляду - за гостями.
Розглянемо деякі додаткові положення, що стосуються проведення бесід. Після закінчення кожного розділу переговорів заздалегідь призначений співробітник або керівник делегації становить докладний запис бесіди, що включає інформацію про учасників переговорів, перелік основних питань, що обговорювалися, думки сторін щодо цих питань, досягнуті домовленості або виклад позицій сторін по розбіжностям, записи про вручення документів або їх копій.
Пам'ятні записки використовуються для підтвердження зробленого під час бесіди усної заяви, щоб не допустити його неправильного тлумачення, а також для підтвердження досягнутої усної домовленості, щоб привернути увагу до порушеного питання, може бути, зв'язати співрозмовника необхідністю відповідати на певні питання, підняті в ході бесіди. Якщо учасник переговорів хоче, щоб до питань, які він піднімає при обговоренні, було привернуто увагу, він повинен заздалегідь підготувати пам'ятну записку і передати її після усної заяви.