Редагування (іншими словами - перевірка і виправлення тексту) - один з найважливіших етапів роботи над документом.
- сприйняття - критика - корективи;
- перевірка фактичного матеріалу;
- виявлення композиційних недоліків;
- виявлення стилістичних помилок і похибок;
- виявлення орфографічних і пунктуаційних помилок.
Офіційно-діловий стиль має свою специфіку. Одне з основних вимог до мови документів - точність, однозначність висловлювання. І хоча зазвичай повторення одного і того ж слова (або однокореневих слів) в межах невеликого тексту вважається стилістичною помилкою, але це допустимо, якщо мова йде про повторення термінів. Спеціальна лексика має низку особливостей, які необхідно враховувати. Значення терміна специфічно, він найчастіше не має абсолютних синонімів і не може бути замінений іншим словом без зміни суті висловлювання. Тому нерідко доводиться робити виняток для текстів, насичених термінологією, і зберігати словесні повтори заради точності сенсу.
Наприклад: Після закінчення роботи ДАК деканати на підставі протоколів ДАК становлять наказ про закінчення навчального закладу, який представляється в навчальний відділ в п'ятиденний термін з моменту завершення діяльності ДАК.
ДАК - державна атестаційна комісія не можна замінити близьким за значенням словосполученням. Щоб уникнути триразового повтору, можна лише один раз використовувати замість абревіатури слово «комісія».
- збереження змісту документа незмінним;
- можливість довести, що втручання в текст необхідно;
- цілісність і послідовність (всі недоліки відзначаються і виправляються відразу, оскільки одна зміна може спричинити за собою інше);
- чіткість і акуратність.
Виправлення текстів
- правка-вичитування;
- правка-скорочення;
- правка-обробка;
- правка-переробка.
Виправлення-вичитка максимально близька до коректорській роботі. Вона являє собою виправлення орфографічних і пунктуаційних помилок і друкарських помилок. Такі виправлення зазвичай не вимагають узгодження з особою, яка підписує документ.
Виправлення-скорочення проводиться в двох основних випадках:
- по-перше, коли необхідно будь-якими способами зробити документ коротше (тоді можна піти на деяке зменшення обсягу змісту);
- по-друге, коли в тексті міститься надмірна інформація - повтори і «загальні місця».
Виправлення-обробка є поліпшення стилю документа. Усуваються помилки і недоліки, пов'язані з порушенням сполучуваності слів, нерозрізнення паронімів, використанням громіздких синтаксичних конструкцій і т.д.
- не містити фактичних помилок і друкарських помилок;
- бути ідеально грамотним з точки зору орфографії та пунктуації;
- мати оптимальний обсяг;
- будуватися за законами логіки;
- відповідати стилістичним нормам російської літературної мови і спеціальним вимогам офіційно-ділового стилю.
