Як сформувати ефективну робочу групу?
Кожен з нас належить одночасно до багатьох груп. Ми члени кількох сімейних груп: своєї безпосередньої сім'ї, сімей бабусь і дідусів, двоюрідних сестер і братів і т.д. більшість людей належить також до декількох груп друзів - громадянству, які досить регулярно бачаться один з одним. Деякі групи, з якими нам доводиться взаємодіяти, виявляються досить недовговічними і місія проста. Коли місія виконана, або коли члени групи втрачають до неї інтерес, група розпадається. Прикладом такої групи можуть бути декілька студентів, які збираються разом для підготовки студентського свята. Інші групи можуть існувати протягом декількох років і робити істотний вплив на своїх членів і навіть на зовнішнє оточення. Прикладом таких груп можуть служити студентське самоврядування.
За визначенням група - це два або більше осіб, які взаємодіють один з одним таким чином, що кожна особа впливає на інших і одночасно перебуває під впливом інших осіб.
Організація будь-якого розміру складається з кількох груп, і найпершим із завдань по відношенню до організації в цілому, є виконання будь-яких завдань і досягнення певних конкретних цілей. Те, наскільки ефективно будуть виконані ці цілі, залежить від ефективності роботи самої групи. Група повинна функціонувати злагоджено, навіть більш злагоджено, ніж кожен її член окремо. Уявіть собі ситуацію, коли хокейна команда, сформована з висококласних гравців, які ніколи раніше разом не грали, негайно включається в гру. Незважаючи на те, що всі гравці володіють технікою гри в хокей, вони все ж будуть зазнавати труднощів від того, що не знають можливостей один одного.
Я - майбутній менеджер. Мені належить управляти робочими групами, а також створювати їх. Що ж необхідно враховувати, щоб створена мною група була працездатною, досягала поставлених перед нею цілей? З моєї точки зору, то наскільки ефективно група зможе йти до досягнення своїх цілей, залежить від наступних факторів: розміру групи, складу групи, групових норм, згуртованості, конфліктності, статусу і функціональної ролі її членів.
По-моєму, група повинна бути порівняно невеликою - 3-9 чоловік. Практика показує, що зазвичай такі групи приймають більш точні рішення, члени цієї групи відчувають велику задоволеність від роботи, вони вільніше висловлюють свою думку при вирішенні будь-яких питань і простіше досягають згоду. Менший чисельний склад групи не рекомендується, так як в тому випадку, коли група складається з 2-3 чоловік, на членів групи лягати серйозна персональна відповідальність за прийняття рішення.
Чи траплялося вам потрапляти в складні ситуації, коли, здавалося б, немає виходу, а допомога, рада приходив із зовсім несподіваного боку. На пам'ять приходить історія, коли в тунелі застряг величезна вантажівка, так як тунель був занадто низький, а водій цього обставини не врахував. Так чи інакше, ситуація була безвихідною. Присутні навколо люди довго думали, як же витягти вантажівку і звільнити проїзд. Хотіли вже вдатися до допомоги спеціальної техніки, як раптом рішення запропонувала маленька дівчинка. Вона порадила випустити повітря з коліс - вантажівка став нижче і вільно вийшов з «ув'язнення». Дорослі не могли додуматися до цього з тієї причини, що мислення цієї групи було стандартизовано. Тому рекомендується, щоб група складалася з несхожих особистостей, так як це обіцяє більшу ефективність, ніж якби члени групи мали схожі точки зору. Деякі люди звертають більше уваги на важливі деталі проектів і проблем, а інші хочуть поглянути на проблему в цілому. Групи з різними точками зору виробляють більше якісних рішень. Безліч точок зору і сприйняття перспектив приносить свої плоди.
Як було виявлено першими дослідниками груп у трудових колективах. Норми, прийняті групою роблять сильний вплив на поведінку окремої особистості і на те, в якому напрямку буде працювати група: на досягнення цілей організації, фірми, або на протидію їм. Норми покликані підказати членам групи, яка поведінка і яка робота очікуються від них. Норми чинять такий сильний вплив тому, що тільки за умови сообразованія своїх дій з цими нормами окрема особистість може розраховувати на приналежність до групи, її визнання і підтримку. Але норми, які я буду встановлювати повинні бути розумними і не заохочувати поведінку, яка не сприяє досягненню поставлених мною перед даною групою цілей, таких, які заохочують неконструктивну критику, крадіжки, прогули і т.п.
Мені - керівнику, необхідно збільшувати згуртованість групи. Високо згуртована група - це група, члени якої відчувають сильну тягу один до одного і вважають себе схожими. У згуртованих груп менше непорозумінь, напруженості, ворожості і недовіри, а продуктивність праці вище. Для цього необхідно звертати увагу групи на глобальні цілі групи, дати можливість кожному її члену побачити його або її внесок в досягнення цих цілей. Але варто уникати ситуації, коли член групи боїться висловити думку відмінну від думки групи, боячись порушити тим самим згуртованість. Тоді ніхто не висловлює думок відмінних від інших, що веде до того, що не проявляється вся необхідна інформація, і альтернативні рішення не обговорюються, в результаті чого проблема вирішується з меншою ефективністю.
Звичайно, добре, коли пропонуються альтернативні рішення тих чи інших проблем, але це підвищує і можливість конфліктів в групі. Конфлікти можуть бути не тільки відкритими, але і прихованими, тому потрібно бути в достатній мірі інформованим про процеси, які відбуваються всередині групи. Необхідно постаратися вирішувати спірні моменти конструктивними методами, розібратися в причинах конфлікту і надати відповідні зусилля по його вирішенню. Необхідно розглядати конфлікт як позитивний фактор і постаратися ефективно керувати ним. Окремо варто відзначити міжособистісні конфлікти в групі, що залежать від особливостей характеру її членів. В даному випадку можна вдатися до допомоги професійного психолога. Психологічний тренінг для налагодження зв'язків в створюваної робочої групи, в колективі так само, з моєї точки зору, бажаний і допоможе попередити деякі потенційні проблеми. Також це дозволить відразу виявити неформального лідера групи, що значно полегшить управління.
Не можна допустити, щоб думки членів робочої групи, що мають більш високий статус, домінували в ній. Людина, яка пропрацювала на фірму або організацію нетривалий час, може мати більш цінні ідеї і кращий досвід щодо будь-якого проекту, ніж людина з високим статусом, придбаним завдяки багаторічній роботі в керівництві даної фірми. Щоб група могла ефективно приймати рішення і вирішувати завдання, покладені на неї, досягати поставлені перед нею цілі, необхідно враховувати всю інформацію, що стосується даного питання і об'єктивно зважувати ідеї.
Не можна забувати і про підвищення професійного рівня членів групи, у зв'язку з чим вітається участь її членів у курсах підвищення кваліфікації, конференціях і семінарах. Це може служити і заохоченням за якісно виконану роботу, що теж важливо.
Щоб впоратися з потенційними проблемами і опанувати потенційними вигодами неформальної організації, я як керівник повинен визнати її і працювати з нею, прислухатися до думки неформальних лідерів і членів групи, враховувати ефективність рішень неформальної організації, дозволяти їм брати участь в ухваленні рішень і гасити чутки шляхом оперативного надання офіційної інформації.
Отже, підбиваючи підсумок, найефективніша група - це та, чий розмір відповідає її завданням, в складі якої знаходяться люди з несхожими рисами характеру, чиї норми сприяють досягненню мети організації і створенню духу колективізму, де здоровий рівень конфліктності, і де мають високий статус члени групи не домінують. До трудових групам необхідно ставитися так, як це роблять японці. Їхнє ставлення до групи на кшталт відношенню європейця до шлюбу. Японці виділяють ті ж проблеми і заклопотаності в трудових відносинах, які ми виділяємо в шлюбі: вони стосуються довіри, взаємодопомоги і відданості. Прийнявши це до уваги можна сказати, що створюючи робочу групу, ми створюємо сім'ю. А спільне життя - це ціле мистецтво. Оволодівши цим мистецтвом, можна поставити створення «осередку суспільства», трудовий групи, на комерційну основу (до речі, до цих по вільна сфера бізнесу в Естонії).