Одним з варіантів спрощення обробки пошти сміливо можна назвати трехмегабайтную надбудову Print Tools для Outlook, що дозволяє роздруковувати листи, навіть не відкриваючи їх. Для друку необхідно лише вибрати будь-який елемент Microsoft Outlook (повідомлення, завдання, замітку і ін.) І натиснути на кнопку Print Tools в панелі завдань або контекстному меню програми.
Мало того, розширення вміє розділяти завдання і відправляти на друк або тільки текст листа, або тільки вкладення. І не біда, якщо серед останніх зустрінуться заархівовані дані формату RAR або ZIP - утиліта самостійно впорається і з ними. А завдяки використанню правил Microsoft Outlook стає можлива автоматизація всіх дій, які виконуються програмою.
Всі настройки плагіна ховаються у вкладці Print Tools в вікні параметрів поштового клієнта. Тут можна вказати типи вкладень для друку, задати тимчасову директорію, з якої буде працювати програма, плюс визначитися із зовнішнім виглядом кнопок розширення.
Зупинимося трохи докладніше на автоматизації Print Tools. Для цього вибираємо меню "Сервіс -> Правила та оповіщення." І натисканням кнопки "Нове." Добиваємося відкриття майстра правил.
На наступному кроці вказуємо "Створити нове правило" і визначаємося з критеріями перевірки повідомлень і умовами їх відбору.
Далі, у вікні вибору дій ставимо галочку навпроти пункту "Виконати додаткову дію" і натискаємо однойменну посилання в нижній частині вікна.
В результаті, відкриється нове вікно вибору додаткового дії, в якому і залишається налаштувати параметри інструменту Print Tools.
Все, тепер будь-яка кореспонденція буде оброблена і відправлена на друкувальний пристрій відповідно до нашими правилами.