Розробки ВНІІДАД з управління електронними документами
В.Ф. Янкова, к. І. н. зам. директора ВНІІДАД
Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи (ВНИИДАД) в останні роки неодноразово виконував роботи, пов'язані з вивченням електронних документів, розробкою нормативних і методичних основ організації роботи з електронними документами в діловодстві та організації їх архівного зберігання.
Рекомендаціями також передбачено, що в разі зміни програмно-апаратної середовища і виходу з ужитку комп'ютерних форматів, пошкодження носія архів організації (державний чи муніципальний архів) проводить роботу по конвертації електронних документів в нові формати і / або міграції на нові носії.
Крім того, в розділах рекомендацій містяться положення про організацію зберігання електронних документів в архіві, забезпечення збереження електронних документів, що зберігаються в архіві, обліку та використання електронних документів, а також порядок передачі документів з архіву організації в державний чи муніципальний архів. Важливо, що архіви, що здійснюють зберігання електронних документів, повинні мати відповідне обладнання і програмні засоби для проведення необхідних робіт: перевірки відтворюваності електронних документів, проведення конвертації і міграції, копіювання електронних документів та ін. А також фахівців-архівістів, які мають спеціальну підготовку в області інформаційних технологій.
В результаті виконання даної теми дано опис основних процесів управління документами в СЕД в рамках життєвого циклу документів, сформульовані загальні принципи і вимоги, що пред'являються до СЕД, а також дана схема класифікації та організація справ, встановлені вимоги до прикладних функцій СЕД, вимоги до інформаційного забезпечення СЕД , вимоги до використання електронного підпису, до пошуку інформації та подання інформації та звітності, вимоги до контролю інформації в СЕД, до організації зберігання інформації в СЕД, до адміністрування та управління повноваженнями в СЕД, вимоги до функціонування СЕД, до рольової моделі і навчання користувачів.
В окремому додатку до звіту по темі дано опис складу полів вхідних форм (реєстраційно-контрольних карток документів, карток класифікаторів і довідників, що входять до складу проектованої системи), що забезпечують ідентифікацію різних груп документів і керування ними протягом життєвого циклу документів в СЕД, визначається функціональне призначення відомостей про документи, що включаються в СЕД. При описі полів вхідних форм передбачається можливість інтеграції документа в інформаційну систему архіву організації, а потім в інформаційну систему державного або муніципального архіву, якщо документ підлягає постійному зберіганню у відповідному архіві.
В результаті вивчення сучасних підходів до управління, класифікації і зберігання документів в електронному вигляді сформульована концепція створення цифрового сховища електронних документів (ЦХЕД) як організаційно-правової структури, що формується з метою створення єдиного простору юридично значимих електронних документів, включаючи їх фізичне розміщення і забезпечення незмінності, збереження, доступності в рамках затвердженої політики безпеки.
В даний час визначені вимоги до функціоналу комплексу автоматизованих інформаційних систем, проведена техніко-економічна оцінка технічних засобів, сформований програмно-апаратний комплекс для реалізації функціонування автоматизованих систем, виконані спільні розробки з основних напрямів і завдань впровадження СЕД і архіву організації.
В рамках спільних робіт планується введення в дію автоматизованих систем по організації колективної роботи над проектами управлінських документів та документів, що створюються в ході науково-дослідної роботи; організації освітньої та навчально-методичної роботи в системі додаткової освіти та підвищення кваліфікації; організації інформаційної роботи; організації роботи сайту інституту.