На даний момент всі процедури щодо заповнення та оформлення трудових книжок проводяться відповідно до правил, описаними в Трудовому кодексі РФ. Однак в деяких випадках у кадровиків виникають труднощі при внесенні записів в цей документ. Щоб уникнути неприємних ситуацій слід розглянути докладніше всі нюанси, від яких залежить правильність заповнення трудових книжок.
Єдині вимоги до заповнення трудової книжки
Всі обов'язкові записи в трудовій книжці вносяться повністю, без скорочень, мають власний порядковий номер у відповідному розділі, а дати записуються тільки арабськими цифрами. В цьому випадку день і місяць позначаються двома цифрами, а рік - чотирма.
У момент прийому нового співробітника роботодавець зобов'язаний перевірити трудову книжку на факт її справжності. Для цього в першу чергу звірці підлягають дані на першій сторінці (звіряються з даними в паспорті працівника). Крім цього, титульний лист документа повинен мати печатку підприємства, яке є першим робочим місцем підлеглого. Якщо друк на титульному аркуші відсутній або нерозбірлива, то трудова книжка визнається недійсною.
Коли виявляється те, що при прийомі на роботу у претендента трудова книжка недійсна або ж зовсім відсутня, роботодавець повинен завести нову. Іноді буває так, що у нового працівника не закрита остання запис про працевлаштування (відсутні дані про звільнення з останнього місця роботи). У такій ситуації робити новий запис про прийом забороняється доти, поки в трудовій книжці не буде юридичного підтвердження факту звільнення.
Відповідно до Трудового кодексу Росії, в трудову книжку не можна вносити відмітки про стягнення, накладені на працівника (винятком є запис про звільнення). Але запис про безперервний стаж або про невключення певного часу в безперервний стаж зобов'язана вноситися в установленому Трудовим кодексом порядку.
Розділи в трудовій книжці
У кожній трудовій книжці є три розділи:
- дані про співробітника>
- дані про трудову діяльність>
- дані про нагородження.
У першому розділі, який знаходиться на титульній сторінці, вказуються дані про працівника, а саме ПІБ, дата народження, інформація про освіту і спеціальності (професії). Всі відомості вносяться повністю, без ініціалів і скорочень, спираючись на інформацію в паспорті і дипломі про освіту співробітника. Після того, як титульний лист трудової книжки був заповнений, працівник зобов'язаний ретельно перевірити правильність запису і поставити свій підпис. Після цього титульний лист підписується співробітником відділу кадрів, які несуть відповідальність за заповнення трудових книжок, і на завершення під записами ставиться гербова печатка підприємства.
Другий розділ трудової книжки містить інформацію про трудову діяльність людини. У нього вносяться позначки про прийом на посаду, переведення і звільнення. Кожен запис має бути оформлена відповідним чином, із зазначенням дати, посади і найменування підприємства. Всі записи підкріплюються номером наказу і печаткою (штампом) організації.
Третій розділ - нагородження. Він призначений для фіксації фактів нагородження і нагород співробітника із зазначенням досягнень, дати нагородження і документа, який є підставою для внесення запису. Якщо ж який-небудь розділ заповнений повністю (немає вільного місця для нових відміток), то співробітник відділу кадрів повинен оформити додатковий спеціальний вкладиш для трудової книжки.
Поетапне керівництво щодо заповнення трудової книжки
При прийомі людини на роботу фахівець кадрового відділу зобов'язаний перевірити наявність у нього трудовий і правильність її оформлення / заповнення. У тому випадку, коли у працівника немає цього документа, то кадровик повинен його завести і заповнити всі необхідні розділи відповідно до вимог Інструкції, яка затверджена Постановою Уряду Росії №69.
Заповнення трудових складається з трьох етапів, і необхідно розглянути кожен з них більш детально.
Етап перший: перевірка або запис даних на титульному аркуші
Правильне оформлення записи в трудовій книжці буде визнано таким тільки після того, як на титульній сторінці будуть заповнені такі дані:
- П. І. Б. працівника (на підставі паспорта)>
- дата народження (повністю, арабськими цифрами)>
- наявність освіти>
- назва робочої спеціальності (наприклад, інженер)>
- дата внесення записів (не більше ніж через 5 днів з моменту оформлення на перше робоче місце)>
- підпис працівника>
- ініціали співробітника кадрового відділу>
- штамп / печатка підприємства.
Етап другий: внесення записів
- Перший розділ з порядковим номером запису. Номер запису пишеться відразу під штампом, навпаки інформації про прийом співробітника на роботу або ж його звільнення (переведення) з займаної посади.
- Другий розділ містить дату заповнення. Дата пишеться тільки арабськими цифрами і зобов'язана відповідати даті прийому на роботу (звільнення або переведення), незалежно від того, коли була заповнена трудова книжка. У цьому випадку дата прийому на роботу відповідає даті в трудовому договорі, а дата звільнення - останнього дня трудової діяльності співробітника на підприємстві.
- Третій розділ призначений для внесення запису про прийом на посаду (звільнення, переведення), найменування організації, відділі (скорочення не припустимі) і підписи господаря трудової книжки.
- Четвертий розділ - підстава, відповідно до якого було внесено запис. Тут може бути вказаний один з наступних документів:
- протокол>
- рішення загальних зборів>
- наказ.
Етап третій: про нагородження
У розділі про нагородження зазначаються всі випадки привласнення працівникові почесних звань, державних нагород, нагородження грамотами, дипломами та значками, які передбачені законом РФ, статутом підприємства або колективним договором. В цьому випадку внесення відповідного запису проводиться так само, як і при заповненні розділу з відомостями про прийом на роботу.
- Перший розділ - номер запису.
- Другий розділ - дата занесення запису.
- Третій розділ - вид нагороди, хто нагороджував, і за які заслуги вона була видана.
- Четвертий розділ - документ, на підставі якого була занесена запис (наказ, указ або постанову).
Внесення запису про сумісництво
Такий документ, як трудова книжка, має бути наповнений тією організацією, в якій працівник веде свою трудову діяльність в якості основного працівника. Записи про те, що людина працює за сумісництвом, не є обов'язковими даними для внесення в трудову книжку. Однак якщо співробітник наполягає, то цю інформацію також можна внести в розділ з відомостями про роботу.
Виправлення інформації на титульному аркуші
Коли виникає потреба у виправленні основної інформації працівника на титульному аркуші трудової книжки (наприклад, зміна прізвища після заміжжя / розлучення), колишнє прізвище акуратно закреслюється ручкою, і поруч пишуться нові дані. В якості підстави для зміни персональних даних співробітника можуть бути використані:
- свідоцтво про укладення / розірвання шлюбу,
- паспорт,
- документ про зміну дати народження, по батькові, імені та іншого.
Трапляється таке, що в написанні особистих даних працівника були допущені помилки (наприклад, Наталя замість Наталія, або помилка в написанні прізвища), і похибка виявляється в момент зміни робочого місця в процесі перевірки трудової книжки на відповідність з паспортом. У цьому випадку працівник повинен відправитися до колишнього роботодавця і попросити його про забезпечення виправлення всіх помилок або виявлених неточностей.
Найпоширеніші помилки при заповненні
- неправильний запис прізвища, імені або по батькові>
- помилки в написанні дати народження (іноді ця інформація вказується прописом, що неприпустимо)>
- не зазначено інформацію про освіту>
- скорочені дані про освіту>
- відсутні відомості про професії або спеціальності працівника>
- немає підпису господаря трудової книжки>
- немає печатки підприємства на титульній сторінці>
- дані про працевлаштування заповнені через шість і більше днів з момент виходу наказу про прийом на роботу>
- занесені дані про нагородження в розділ про роботу або навпаки.
Поправки в записах
Відповідно до правил Трудового кодексу РФ, закреслювати неправильні записи в розділі «Інформація про роботу» або виправляти помилки не можна. Якщо ж існує необхідність змінити відомості в трудовій книжці, то слід спочатку визнати існуючий запис недійсною, а тільки потім зробити нову. При порушенні нумерації записів про роботу / нагородження запис з неправильною нумерацією визнається недійсною і нижче вноситься та ж інформація, але під потрібним порядковим номером.
Знищення бланків, визнаних зіпсованими
Бланки трудової книжки / вкладиші, які зіпсовані або застаріли, повинні бути знищені. Дану процедуру проводять за правилами роботи з бланками суворої звітності, зібравши комісію, яка підтвердить факт знищення і складе відповідний документ. В даному документі (акті) записуються їх серійні номери та причина знищення бланків. В акті розписуються всі учасники комісії, і він затверджується керівником підприємства.
особливі ситуації
Нерідко співробітник відділу кадрів стикається з питанням про те, як необхідно відобразити дані про невключення будь-якого терміну в безперервний трудовий стаж. Це часто трапляється при призначенні громадянину РФ виправних робіт. В цьому випадку в трудову книжку заноситься відповідний запис про виправні роботи. Робиться вона так само, як і запис про звичайної трудової діяльності (із зазначенням порядкового номера запису, дати та найменування документа, що є підставою для внесення запису).
Якщо в процесі трудової діяльності співробітника відбувається перейменування підприємства, відомості про цей факт також повинні відбитися в трудовій книжці. Цей момент вважається дуже важливим, так як після перейменування організації змінюється її друк, і при звільненні працівника буде поставлений зовсім інший штамп. При відсутності запису про зміну найменування організації Пенсійний фонд не зарахує час роботи на цьому підприємстві в загальний стаж. Те ж саме відноситься і до перейменування посади, яку займає працівник, і до змін в штатному розкладі.